Module DocuWare Import
La gestion manuelle des documents ralentit vos processus et multiplie les erreurs. Avec DocuWare Import, vos documents sont capturés, indexés et intégrés automatiquement dans votre GED, dès leur réception, quelle que soit leur source. Qu’ils proviennent d’un scanner, d’un dossier réseau, d’un ERP ou d’une application métier, les documents sont capturés, indexés et classés automatiquement dans votre GED, sans intervention humaine.
Automatiser la capture documentaire, quel que soit le point d’entrée
Dans une organisation, les documents arrivent en continu depuis des sources variées : scanners, dossiers réseau, applications métiers ou outils bureautiques. Cette diversité rend leur traitement complexe et entraîne souvent une perte de temps importante, ainsi que des erreurs dans la gestion de l’information.
DocuWare Import permet de centraliser ces flux en automatisant leur intégration dans un référentiel documentaire unique. Chaque document est capturé dès son entrée dans le système, puis automatiquement classé dans la bonne armoire documentaire.
Cette automatisation repose sur une indexation intelligente, qui s’appuie sur le contenu des documents, leurs métadonnées ou encore des codes-barres. Les informations sont extraites sans ressaisie, ce qui améliore la fiabilité des données et facilite la recherche documentaire.
Selon la documentation DocuWare, les documents sont ainsi indexés automatiquement avant leur stockage, sans intervention manuelle, garantissant une structuration fiable de l’information
Une intégration des documents directement connectée à vos processus métiers
Automatiser l’import des documents permet de transformer la manière dont vos processus sont pilotés. Une fois intégrés dans la GED, les documents deviennent immédiatement exploitables.
Ils peuvent être utilisés pour déclencher des workflows métiers, comme la validation de factures, le traitement du courrier ou la gestion de dossiers administratifs. L’information circule plus rapidement, les traitements sont fluidifiés et la traçabilité est renforcée.
Dans le cadre du traitement des factures, DocuWare Import permet par exemple d’intégrer automatiquement des documents contenant des métadonnées structurées, éliminant les saisies manuelles et réduisant les risques d’erreur .
Dans un environnement connecté à un ERP, les documents générés peuvent être transférés automatiquement vers la GED, assurant une continuité entre les outils et une meilleure maîtrise des flux documentaires.
Automatisation complète de la capture documentaire
Suppression des ressaisies et des erreurs
Centralisation des documents dans la GED
Accélération des processus métiers
Une solution conçue pour traiter des volumes documentaires importants
Dans les organisations à forte volumétrie, la gestion documentaire devient rapidement un enjeu stratégique. Sans automatisation, les équipes sont confrontées à des retards, des erreurs et une perte de visibilité sur les informations.
DocuWare Import permet de traiter de grands volumes de documents tout en garantissant une rapidité d’exécution, une indexation fiable et une traçabilité complète. Le système fonctionne de manière autonome après configuration, en surveillant les sources documentaires et en intégrant automatiquement les nouveaux fichiers.
DocuWare précise que les paramètres d’importation sont définis une seule fois, puis appliqués à l’ensemble des flux, permettant une automatisation durable et sécurisée
Un levier clé pour structurer votre gestion documentaire
Automatiser l’intégration des documents est une étape essentielle dans un projet de dématérialisation documentaire. En structurant les flux dès leur entrée dans le système, vous améliorez la qualité de vos données et facilitez l’ensemble des traitements métiers.
Dans les projets menés par Altexence, notamment auprès des bailleurs sociaux, cette étape permet de répondre à des enjeux concrets : centralisation des documents locataires, gestion des flux entrants ou amélioration de la traçabilité.
DocuWare Import constitue ainsi une base solide pour exploiter pleinement votre GED et accélérer votre transformation digitale.
Compatibilité et prérequis techniques
DocuWare Import est compatible avec :
- DocuWare Cloud,
- les environnements DocuWare On-Premise,
- les scanners et multifonctions réseau,
- les dossiers partagés et répertoires réseau,
- les applications métiers et ERP,
- l’import de documents PDF, XML et fichiers bureautiques.
Le module permet également d’utiliser la fonctionnalité d’impression DocuWare afin d’archiver directement des documents depuis des outils comme Word, Excel ou d’autres applications bureautiques .
Selon les besoins, DocuWare Import peut être intégré à d’autres applications cloud grâce aux connecteurs iPaaS DocuWare, facilitant ainsi l’automatisation des flux documentaires entre plusieurs systèmes
Passez à une capture documentaire automatisée
Vous souhaitez automatiser l’intégration de vos documents et fiabiliser vos processus ?
Nos experts vous accompagnent pour déployer DocuWare Import en fonction de vos usages métiers et de votre environnement.
Altexence, premier intégrateur DocuWare en France
Depuis plus de 15 ans, nous accompagnons les entreprises dans leur transition numérique documentaire. Notre expertise GED, notre rôle d’intégrateur DocuWare (PA) et notre connaissance des enjeux métiers font d’Altexence un partenaire engagé, du cadrage jusqu’au support post-déploiement.
