Acteur majeur de l’habitat social dans les Hauts-de-France, Maisons & Cités gère un patrimoine d’environ 64 000 logements et accompagne au quotidien ses locataires à travers différents métiers : gestion locative, technique, proximité, travaux et fonctions support.
Dans un contexte de transformation digitale, l’organisme a souhaité structurer sa gestion documentaire afin de fiabiliser ses informations, améliorer l’accès aux documents et fluidifier ses processus métiers.
Nous avons interviewé Nicolas Mougin, responsable du Pôle Projets Informatiques au sein de Maisons & Cités, afin de revenir sur la mise en place de la GED DocuWare, intégrée à l’ERP IKOS, ainsi que sur les bénéfices concrets observés par les équipes métiers.
ESH du groupe CDC Habitat
64 000 logements
Hauts-de-France
ERP IKOS
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Avant DocuWare : une gestion documentaire dispersée
Avant la mise en place de DocuWare par Altexence, la gestion documentaire de Maisons & Cités reposait sur une organisation éclatée entre plusieurs outils : serveurs de fichiers, GED locales, solutions internes et échanges par mail.
Cette dispersion rendait la gestion documentaire particulièrement complexe, avec des documents répartis dans différents environnements, sans véritable centralisation.
Cette situation est fréquente chez les bailleurs sociaux, où les documents métiers (factures, dossiers locataires, courriers, marchés ou documents RH) sont souvent gérés dans des outils hétérogènes.
Les équipes devaient ainsi composer avec des temps de recherche élevés, des doublons et un manque de traçabilité.
« Les principales difficultés étaient une dispersion des documents, des temps de recherche élevés et un manque de traçabilité. »
Nicolas Mougin - Responsable du Pôle Projets Informatiques au sein de Maisons & Cités
Pourquoi lancer un projet de GED ?
Face aux limites d’une gestion documentaire dispersée, Maisons & Cités a engagé un projet de gestion électronique de documents (GED) afin de structurer durablement ses informations et améliorer l’efficacité des équipes.
L’objectif était de mettre en place un environnement capable de centraliser les documents, de fiabiliser les dossiers métiers et de réduire les temps de recherche, tout en garantissant une meilleure traçabilité.
Ce projet visait également à renforcer l’intégration entre la gestion documentaire et l’ERP IKOS, afin de fluidifier les usages et d’ancrer la GED au cœur des processus métiers.
Plus largement, cette initiative s’inscrit dans une démarche globale de transformation digitale, portée par les enjeux spécifiques des bailleurs sociaux.
Centraliser les documents
Accélérer l’accès à l’information
Intégrer la GED à l’ERP IKOS
Fiabiliser et sécuriser les dossiers
Le choix de DocuWare et les étapes du projet
Pour structurer sa gestion documentaire et répondre aux enjeux identifiés, Maisons & Cités a choisi la solution DocuWare, reconnue pour sa capacité à centraliser les documents, automatiser les processus et s’intégrer aux environnements métiers des bailleurs sociaux.
L’un des éléments déterminants dans ce choix a été son intégration avec l’ERP IKOS, permettant aux équipes d’accéder aux documents directement depuis leur outil de travail, sans rupture dans les usages.
L’accompagnement d’Altexence a également permis de sécuriser le projet, en apportant une méthodologie adaptée et une expertise spécifique aux enjeux du secteur de l’habitat social.
« La mise en place s’est déroulée de manière progressive avec cadrage, modélisation et intégration avec IKOS. »
Nicolas Mougin - Responsable du Pôle Projets Informatiques au sein de Maisons & Cités
Le déploiement de la GED DocuWare s’est structuré en plusieurs étapes, menées en collaboration étroite avec les équipes métiers afin de garantir une organisation documentaire efficace et adaptée aux besoins du bailleur social.
Téléchargez le retour d’expérience complet de ce bailleur social sur la mise en place de la GED DocuWare.
Accédez à l’intégralité de l’interview de Maisons & Cités et découvrez les enjeux, les étapes du projet et les bénéfices observés après la mise en place de la GED DocuWare par Altexence, intégrée à l’ERP IKOS.
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Une GED intégrée à IKOS au service des usages métiers
Aujourd’hui, la GED DocuWare est pleinement intégrée à l’ERP IKOS, permettant aux équipes de travailler dans un environnement unifié, sans rupture entre les outils.
Les documents sont automatiquement indexés et rattachés aux bons dossiers, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder rapidement à l’information directement depuis leur interface métier.
Mais au-delà de l’intégration technique, c’est surtout l’usage au quotidien qui a évolué.
Par exemple, un collaborateur peut retrouver instantanément l’ensemble des documents liés à un dossier locataire ou à une opération, sans avoir à naviguer entre plusieurs outils ou arborescences.
Cette fluidité permet de gagner du temps, de fiabiliser les dossiers et d’améliorer la qualité du service rendu.
Les bénéfices d’une GED adaptée aux bailleurs sociaux
Les bénéfices de la GED DocuWare pour Maisons & Cités répondent directement aux enjeux des bailleurs sociaux : accès rapide à l’information, fiabilité des dossiers et optimisation des processus métiers.
Les équipes disposent désormais d’un environnement structuré, qui réduit les tâches chronophages et améliore la collaboration entre les services.
Accès immédiat aux documents
Sécurité des données
Amélioration de la traçabilité
Collaboration renforcée
« Les utilisateurs retrouvent instantanément les documents et bénéficient d’une meilleure traçabilité. »
Nicolas Mougin - Responsable du Pôle Projets Informatiques au sein de Maisons & Cités
Quelles perspectives pour Maisons & Cités ?
Après la mise en place d’une GED structurée avec DocuWare, Maisons & Cités souhaite poursuivre la digitalisation de ses processus documentaires.
L’objectif est désormais d’aller plus loin dans l’optimisation des usages, notamment grâce au déploiement de workflows documentaires, à l’automatisation des traitements et à l’extension de la GED à d’autres périmètres métiers.
À terme, l’exploitation des données documentaires permettra également d’améliorer le pilotage des activités et d’accompagner les évolutions de l’organisation.
Déploiement de workflows documentaires
Mise en place de workflows automatisés pour structurer les circuits de validation, améliorer la traçabilité et fluidifier les échanges entre les équipes.
Automatisation des traitements
Automatisation des tâches répétitives liées à la gestion documentaire afin de réduire les actions manuelles et sécuriser les processus.
Extension de la GED aux métiers
Déploiement de la GED DocuWare sur de nouveaux périmètres pour harmoniser les pratiques et centraliser l’ensemble des documents.
Valorisation des données documentaires
Exploitation des données et métadonnées pour améliorer le pilotage des activités et faciliter la prise de décision.
Le conseil d’un bailleur social
Pour Maisons & Cités, la GED ne doit pas être considérée comme un simple outil de stockage, mais comme un véritable levier de transformation.
La réussite d’un projet repose sur l’implication des équipes métiers, la structuration des processus et une vision long terme de la gestion documentaire.
« Il ne faut pas voir la GED comme un simple outil de stockage, mais comme un levier de transformation organisationnelle. »
Nicolas Mougin - Responsable du Pôle Projets Informatiques au sein de Maisons & Cités
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