Des solutions digitales pour les bailleurs sociaux.
Nous accompagnons plus de 70 bailleurs sociaux dans l’optimisation de leur gestion documentaire et de leurs processus métier.
Nous proposons une offre complète de parcours digitaux qui simplifient la gestion des dossiers locataires et optimisent vos processus en favorisant l'automatisation et la collaboration.
En anticipant les nouvelles obligations, comme la facturation électronique en 2026, nous vous accompagnons tout au long de votre transition numérique.
intégrateur français DocuWare
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Ils nous font déjà confiance
Notre partenariat avec les bailleurs sociaux repose sur notre connaissance du secteur et notre volonté constante d’innover. Nos solutions de GED évoluent pour répondre aux besoins spécifiques de l’habitat social.
Altexence, expert GED et digitalisation des bailleurs sociaux
Les bailleurs sociaux évoluent dans un environnement complexe, où la réglementation, la gestion des données et la performance opérationnelle exigent une organisation toujours plus rigoureuse. Pour répondre à ces enjeux, la digitalisation est devenue un levier incontournable.
C’est pour quoi Altexence accompagne depuis plus de 15 ans les acteurs du logement social dans cette transition, en mettant à leur disposition des solutions GED, IA et facturation électronique pensées pour leur métier.
C’est pourquoi nous proposons des solutions innovantes pour accompagner les bailleurs sociaux dans leurs missions quotidiennes.
Archivage et gestion des dossiers
Dématérialisez et centralisez tous vos documents (baux, dossiers locataires, rapports techniques) sur une plateforme sécurisée et conforme aux réglementations.
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Extranet Locataire
Portail extranet sécurisé permettant aux locataires de consulter et télécharger leurs documents (baux, quittances, courriers, rapports), réduisant la gestion physique et améliorant l'accessibilité.
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Traitement des factures
Automatisez vos traitements de factures, pour améliorer la précision, réduire les erreurs et accélérer les processus de paiement.
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Intelligence artificielle (IA)
Optimisation de la gestion locative en automatisant les tâches, anticipant les besoins, et aidant à gérer les impayés et à prendre des décisions éclairées.
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Signature électronique et résiliation d’un bail en ligne
Module de signature électronique sécurisée et processus de résiliation de bail en ligne, simplifiant la gestion et l'archivage des documents de fin de contrat.
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Automatisation des flux de travail
Vous permettra d’améliorer votre efficacité opérationnelle, réduire les tâches répétitives et garantir un meilleur suivi des processus.
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Portail collaboratif
Garantit une communication fluide et un partage d'informations en temps réel entre les équipes, les locataires et les partenaires.
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Gestion Électronique des Courriers (GEC)
Vous permettra de numériser, classer, archiver et suivre les documents entrants et sortants, assurant une gestion centralisée et efficace.
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Montage d’opérations
Intègre des outils pour centraliser et rendre accessibles les documents liés aux projets (permis, études, rapports) à tous les intervenants, facilitant ainsi la collaboration et la gestion documentaire.
En savoir plus Des enjeux concrets pour les bailleurs sociaux
Les organismes HLM doivent gérer une quantité considérable de documents : dossiers locataires, marchés publics, factures, contrats, courriers ou encore documents RH.
Cependant, ces flux documentaires restent souvent dispersés entre différents outils et départements, ce qui rend leur exploitation complexe et chronophage.
Ainsi, la mise en place d’une GED (Gestion Électronique de Documents) permet de centraliser, classer et sécuriser l’ensemble de ces informations.
Donc, c’est grâce à cette approche, les équipes gagnent du temps, réduisent les erreurs et renforcent la traçabilité.
Volumes documentaires croissants
Dossiers locataires, marchés, factures… une gestion papier devenue ingérable sans dématérialisation.
Processus fragmentés
Des flux entre services dispersés entraînent des pertes d’efficacité et des retards.
Conformité et traçabilité
La GED garantit la sécurité des données et le respect des obligations réglementaires.
Une transition digitale réussie
Noalis, membre d’Action Logement, est un bailleur social qui a choisi Meylly Group pour sa transformation digitale.
L’intégration de la GED DocuWare a été confiée à Altexence, l’entité experte des bailleurs sociaux, afin de simplifier les processus internes, renforcer la traçabilité documentaire et préparer les équipes aux enjeux de la facturation électronique et de l’IA.
Découvrez ici la liste des questions posées dans cette vidéo
- Tu es membre de la SAC AMETEA qui possède plus de 15 300 logements et tu as logé plus de 30 000 personnes, que peux tu nous dire sur tout cela ?
- Avant de lancer ce programme, à quoi ressemblait la gestion documentaire et numérique chez Noalis ? Qu’est-ce qui te posait le plus problème ?
- Avec des moyens plus limités qu’un grand bailleur, comment as-tu trouvé l’énergie et la méthode pour enclencher ce projet ?
- Tu as bâti ta transformation autour d’un SI cœur basé sur l’ERP IKOS (Sopra). Comment as-tu conçu cette architecture globale pour qu’elle soit cohérente et efficace ?
- Peux-tu donner un exemple simple où la transformation t’a permis de gagner du temps ou d’éviter des erreurs ?
- Concernant la mise en place de la gouvernance documentaire : quels choix structurants as-tu opérés, quels impacts attendais-tu, et quelle est la réalité constatée aujourd’hui dans le quotidien des gestionnaires ?
- Comment tes équipes ont-elles réagi face à ces changements ? Y a-t-il eu des craintes, et comment les as-tu levées ?
- On parle souvent de coûts élevés pour le numérique. Comment as-tu fait pour que ce projet reste soutenable financièrement ?
- Sur le terrain, les besoins des locataires sont parfois simples mais essentiels. Quelles sont les difficultés les plus complexes à couvrir avec des logiciels, et comment apportes-tu des réponses concrètes et humaines ?
- La raison d’être de Noalis est de loger, accompagner, s’engager ensemble pour contribuer à une société solidaire et durable au service des ménages modestes, comment la transformation numérique t’aide-t-elle à mieux accompagner tes locataires au quotidien ?
- Tu n’es pas seul : tu travailles dans une SAC avec d’autres bailleurs, et tu fais aussi partie du groupe Action Logement. Qu’est-ce que cette appartenance collective t’apporte concrètement pour avancer plus vite et standardiser tes démarches de transformation ?
- Après la GED et la signature électronique, quelles sont tes priorités pour les prochaines années ?
- L’intelligence artificielle fait beaucoup parler. Comment imagines-tu son usage concret dans un bailleur social comme Noalis ?
- Tu évoques aussi la nécessité de réduire ton empreinte carbone. Comment vois-tu l’usage d’une IA “responsable”, par exemple hébergée sur des serveurs de décarbonation, au service de ta transformation numérique ?
- J’ai entendu dire que tu travaillais avec un prestataire qui s’appelle Meylly Group… Qu’est-ce qu’il t’apporte concrètement dans cette transformation ?
- Que dirais-tu à d’autres bailleurs qui hésitent encore à se lancer, pensant que c’est trop compliqué ou trop cher ?
Les solutions apportées par Altexence
Pour répondre aux défis documentaires des bailleurs sociaux, Altexence intègre la solution de GED DocuWare parfaitement adaptée au métier grâce à son expertise dans le secteur de l’habitat social.
Notre mission : accélérer la digitalisation des bailleurs sociaux en apportant des outils fiables, accessibles et interconnectés.
La facturation électronique et l’arrivée des PA (Plateformes Agréées) anciennement PDP
L’optimisation des processus documentaires grâce à la GED DocuWare
L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans la gestion administrative
La modernisation de l’extranet locataire
L’intégration avec les ERP métiers du secteur (Aravis, IKOS, ULIS, PRH, Portal’Immo…)
Intégration de la GED DocuWare sur-mesure
Un plan de classement structuré par logements, marchés et fournisseurs.
Automatisation documentaire (IA/IDP)
Capture et indexation intelligentes des factures et courriers.
Workflows numériques
Circuits de validation harmonisés et traçables pour chaque service.
Archivage probant
Respect de la piste d’audit fiable et préparation à la facturation électronique.
Accompagnement au changement
Formations ciblées, support et suivi opérationnel au quotidien.
Des résultats concrets pour Noalis
La mise en œuvre de DocuWare, interfacée avec IKOS et enrichie d’outils d’automatisation, a permis à Noalis de transformer son organisation documentaire. Les processus sont plus fluides, la conformité renforcée et les équipes gagnent en efficacité au quotidien.
Processus simplifiés
Moins de papier, moins de ressaisies, plus de rapidité.
Traçabilité totale
Documents validés, historisés et accessibles en un clic.
Pilotage renforcé
Une visibilité claire sur les délais et les engagements.
Organisation tournée vers l’avenir
Une structure prête pour la facturation électronique et l’IA documentaire.
Découvrez notre webinaire dédié aux bailleurs sociaux :
Altexence déploie des solutions personnalisées selon la taille et les besoins de chaque bailleur social.
Nos outils s’appuient sur DocuWare, une plateforme GED reconnue, et intègrent des modules d’intelligence artificielle (IA) pour automatiser la lecture, la classification et le traitement des documents.
De plus, les processus internes sont fluidifiés : la validation des factures, la gestion des contrats ou la communication avec les locataires deviennent simples et rapides.
Par conséquent, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Comment optimiser le traitement des documents, automatiser les processus et améliorer la communication avec les locataires ?
Remplissez ce formulaire pour regarder le replay de notre webinaire :
Un accompagnement sur mesure pour chaque bailleur social
En tant qu’intégrateur GED de Meylly Group, Altexence est reconnu pour son expertise auprès des bailleurs sociaux. Nous mettons en œuvre des solutions GED adaptées à vos processus métiers, tout en accompagnant vos équipes vers une adoption durable.
Foire aux questions
Pourquoi opter pour la GED ?
Une gestion simplifiée des documents :
En centralisant tous vos documents (baux, demandes de maintenance, états des lieux) dans un seul système, la GED vous permet d’accéder rapidement à l’information, de réduire les erreurs et de gagner du temps dans la gestion quotidienne des dossiers locataires.
Une conformité et la sécurité des données assurées :
La GED vous garantit la sécurité des données sensibles des locataires tout en vous aidant à respecter les obligations légales (RGPD, conservation des documents), limitant ainsi les risques juridiques.
Une relation améliorée avec les locataires via l’extranet :
L’extranet locataire permet une communication fluide et un accès en temps réel à leurs informations personnelles, à l’état de leurs demandes ou à leurs paiements, renforçant ainsi la transparence et la satisfaction des locataires.
Une réduction des coûts opérationnels :
En supprimant l’archivage physique, la GED réduit les coûts liés au stockage des documents et optimise la gestion des ressources, vous permettant de concentrer vos efforts sur des projets plus stratégiques.
Ces outils sont-ils adaptés à des structures de tailles différentes ?
Oui, nos solutions sont conçues pour répondre aux besoins des structures de toutes tailles, qu’il s’agisse de petits bailleurs ou de grandes organisations, avec des options modulables pour s’adapter à votre activité et vos besoins.
Comment Altexence garantit-il la sécurité des données des locataires ?
Nous assurons la sécurité des données grâce à des systèmes de protection avancés, conformes aux réglementations RGPD et aux normes sectorielles, garantissant leur confidentialité et leur intégrité.
Nos certifications :
Les solutions Altexence peuvent-elles s’intégrer à des outils existants ?
Absolument, les solutions Altexence offrent une connectivité et une flexibilité totale pour vos processus. Grâce à nos connecteurs personnalisés aux solutions métiers (ULIS, Prem’Habitat, IKOS, Aravis, Portal’Immo), toutes nos solutions s’intègrent parfaitement avec vos outils existants.
Vous bénéficiez ainsi d’une plateforme flexible et évolutive qui s’adapte aux besoins de votre organisation, sans perturber vos systèmes en place.
Faut-il une formation pour utiliser vos solutions ?
Nos solutions sont conçues pour être intuitives, mais nous proposons des formations adaptées pour vous permettre de les maîtriser rapidement et d’en tirer pleinement profit.
Proposez-vous une assistance ou un accompagnement personnalisé ?
Oui, nous offrons un accompagnement personnalisé et une assistance continue pour garantir le bon fonctionnement de nos solutions et répondre à vos besoins spécifiques.
Est-ce que vos solutions s'intègrent avec les ERP que nous utilisons dans notre gestion immobilière ?
Nous offrons une intégration parfaite avec tous les ERP spécialisés dans le secteur immobilier, tels que IKOS, ULIS, Prem’Habitat, Portal’Immo, Aravis, et bien d’autres. Grâce à nos connecteurs, vous bénéficiez d’une synchronisation automatique et fluide des données, simplifiant ainsi la gestion de vos dossiers locataires, la comptabilité, et les processus administratifs, tout en garantissant une compatibilité totale avec vos systèmes existants.
