Module DocuWare Connect to Outlook
Les emails contiennent aujourd’hui une grande partie des informations critiques de l’entreprise : factures, échanges clients, validations, pièces jointes. Avec DocuWare Connect to Outlook, les emails entrants et sortants sont archivés automatiquement dans la GED DocuWare, indexés et intégrés aux processus métiers, sans quitter Microsoft Outlook.
Qu’est-ce que DocuWare Connect to Outlook ?
DocuWare Connect to Outlook est un module qui permet d’archiver, rechercher et exploiter les emails directement depuis Microsoft Outlook.
L’utilisateur conserve son environnement de travail habituel tout en bénéficiant des fonctionnalités de la GED : archivage sécurisé, indexation, recherche et intégration aux workflows.
Les fonctions DocuWare sont accessibles depuis :
le ruban Outlook,
le menu contextuel (clic droit) sur un email ou un dossier.
Archivage des emails Outlook : simple et automatisé
DocuWare Connect to Outlook permet d’archiver les emails selon différents modes, en fonction des usages métiers et du niveau d’automatisation souhaité.
Archivage manuel
Archivage d’un email en un seul clic directement depuis Outlook, via le ruban ou le menu contextuel.
Archivage automatique
Les emails déplacés dans des dossiers surveillés sont archivés automatiquement dans DocuWare selon des règles définies.
Gestion intelligente des emails
Possibilité de gérer les doublons et d’exclure les messages sans valeur métier de l’archivage.
À noter : les dossiers Outlook par défaut (Boîte de réception, Éléments envoyés) ne peuvent pas être configurés comme dossiers surveillés pour l’archivage automatique.
Indexation intelligente des emails et pièces jointes
Lors de l’archivage des emails, DocuWare complète automatiquement les documents avec les données d’index nécessaires pour les retrouver facilement et les intégrer aux processus métiers.
Les informations indexées peuvent inclure l’expéditeur, le destinataire, l’objet, la date, le sens entrant ou sortant, ainsi que le contenu du message et les pièces jointes.
Métadonnées email
Indexation automatique des propriétés de l’email (expéditeur, objet, date, etc.).
Contacts Outlook / CRM
Enrichissement des données d’index à partir des carnets d’adresses ou d’outils CRM.
Données issues de la GED
Récupération d’informations depuis des documents déjà archivés dans DocuWare.
Sources externes
Indexation avancée possible via des sources de données externes (bases de données).
Rechercher et retrouver les emails sans quitter Outlook
Depuis un email sélectionné dans Microsoft Outlook, l’utilisateur peut lancer une recherche directement dans DocuWare.
Les résultats de recherche s’affichent dans le client de messagerie Outlook, classés par date, permettant d’accéder rapidement à l’historique des échanges.
Cette fonctionnalité facilite notamment :
-
l’accès à l’historique client,
-
la continuité de service,
-
la consultation des emails archivés et des documents associés.
Valoriser les emails dans vos processus métiers
Les emails archivés deviennent de véritables documents métiers et peuvent être intégrés aux processus de gestion DocuWare, au même titre que les autres contenus de l’entreprise.
Concrètement :
-
une facture reçue par email peut déclencher automatiquement un workflow de validation,
-
les équipes disposent d’une vision complète des échanges clients, même en cas d’absence,
-
les emails sont centralisés avec les documents métiers (contrats, devis, projets).
Cette centralisation améliore la traçabilité des échanges, la collaboration entre les équipes et la continuité d’activité.
Compatibilité et prérequis techniques
DocuWare Connect to Outlook est compatible avec :
-
DocuWare Cloud,
-
les versions DocuWare 7.10 à 7.13,
-
l’application Microsoft Outlook desktop.
Certaines fonctionnalités, comme les dossiers surveillés Outlook ou l’envoi et l’archivage simultanés, sont limitées au compte Outlook principal configuré.
Compatibilité avec le nouvel Outlook et DocuWare 7.13
Dans le cadre de l’évolution de Microsoft Outlook, la version 7.13 de DocuWare est requise pour assurer la compatibilité avec le nouvel Outlook DocuWare dans les environnements On-Premise.
La montée de version vers DocuWare 7.13 est indispensable pour garantir le bon fonctionnement de l’intégration Outlook dans ce nouveau contexte.
Ce qu’il faut retenir
-
Avant la montée de version DocuWare, les utilisateurs peuvent continuer à utiliser la version actuelle de Microsoft Outlook sans impact sur leurs usages.
-
En revanche, pour bénéficier du nouvel Outlook, une mise à jour de l’environnement DocuWare vers la version 7.13 est nécessaire.
Prérequis complémentaires pour le nouvel Outlook
L’utilisation du nouvel Outlook implique également une configuration spécifique de l’environnement Microsoft, notamment :
-
la mise en place ou l’adaptation de Microsoft Azure Active Directory,
-
une configuration permettant l’intégration entre Outlook, DocuWare et Azure AD.
Cette étape doit être anticipée et accompagnée afin de garantir la sécurité et la continuité des usages.
Accompagnement d’Altexence
La montée de version vers DocuWare 7.13 et la configuration du nouvel Outlook dans Azure Active Directory sont réalisées avec l’accompagnement d’un technicien expert Altexence, afin de :
-
sécuriser la transition,
-
valider la compatibilité de l’environnement existant,
-
assurer une mise en production maîtrisée.
Ce guide détaille :
-
les modes d’archivage des emails Outlook,
-
la configuration des dossiers surveillés,
-
les options d’indexation avancées,
-
les bonnes pratiques d’utilisation du module.
Téléchargez le guide pour approfondir l’intégration de DocuWare avec Outlook et optimiser votre gestion des emails professionnels.
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Altexence, premier intégrateur DocuWare en France
Depuis plus de 15 ans, nous accompagnons les entreprises dans leur transition numérique documentaire. Notre expertise GED, notre rôle d’intégrateur DocuWare (PA) et notre connaissance des enjeux métiers font d’Altexence un partenaire engagé, du cadrage jusqu’au support post-déploiement.
