La transformation numérique des bailleurs sociaux ne peut plus reposer uniquement sur l’évolution des outils métiers. Elle dépend désormais d’un socle stratégique : la gouvernance documentaire.
Dossiers locataires, pièces justificatives, marchés publics, factures fournisseurs, échanges avec les collectivités… Le volume documentaire augmente chaque année. Sans cadre structurant, ce flux devient un vrac numérique qui fragilise la performance, la conformité et la qualité de service.
Déployer une GED chez un bailleur social n’est donc pas un projet technique isolé. C’est une démarche d’organisation et de sécurisation à long terme.
Les enjeux documentaires des bailleurs sociaux
Volume documentaire croissant
Dossiers locataires, marchés publics, factures, contrats, pièces justificatives : chaque activité génère des documents sensibles.
Contraintes réglementaires fortes
Archivage légal, RGPD, traçabilité et contrôles imposent une organisation rigoureuse.
Pression sur les délais
Les locataires et partenaires attendent des réponses rapides et fiables.
Sécurisation des accès
Les documents doivent être accessibles… mais uniquement aux bonnes personnes.et de l’accompagnement dans la durée.
Pourquoi la gestion documentaire devient critique
Un bailleur social gère des milliers d’interactions chaque année. Chaque document produit peut avoir une portée juridique, financière ou réglementaire. Lorsqu’un contrat, un avenant ou une pièce justificative ne peut être retrouvé rapidement, ce n’est pas seulement un problème organisationnel : c’est un risque stratégique.
Dans de nombreuses structures, les documents sont encore répartis entre serveurs partagés, messageries et outils métiers non interconnectés. Cette fragmentation crée une perte de traçabilité et renforce la dépendance à certaines personnes clés. À mesure que les obligations réglementaires se renforcent, notamment en matière de protection des données, cette organisation devient difficilement soutenable.
La question n’est donc plus de savoir si une GED est utile. Elle est de déterminer comment structurer la gouvernance documentaire pour sécuriser durablement l’organisme.
Une transition digitale réussie
Noalis, membre d’Action Logement, est un bailleur social qui a choisi Meylly Group pour sa transformation digitale.
L’intégration de la GED DocuWare a été confiée à Altexence, l’entité experte des bailleurs sociaux, afin de simplifier les processus internes, renforcer la traçabilité documentaire et préparer les équipes aux enjeux de la facturation électronique et de l’IA.
Découvrez ici la liste des questions posées dans cette vidéo
- Tu es membre de la SAC AMETEA qui possède plus de 15 300 logements et tu as logé plus de 30 000 personnes, que peux tu nous dire sur tout cela ?
- Avant de lancer ce programme, à quoi ressemblait la gestion documentaire et numérique chez Noalis ? Qu’est-ce qui te posait le plus problème ?
- Avec des moyens plus limités qu’un grand bailleur, comment as-tu trouvé l’énergie et la méthode pour enclencher ce projet ?
- Tu as bâti ta transformation autour d’un SI cœur basé sur l’ERP IKOS (Sopra). Comment as-tu conçu cette architecture globale pour qu’elle soit cohérente et efficace ?
- Peux-tu donner un exemple simple où la transformation t’a permis de gagner du temps ou d’éviter des erreurs ?
- Concernant la mise en place de la gouvernance documentaire : quels choix structurants as-tu opérés, quels impacts attendais-tu, et quelle est la réalité constatée aujourd’hui dans le quotidien des gestionnaires ?
- Comment tes équipes ont-elles réagi face à ces changements ? Y a-t-il eu des craintes, et comment les as-tu levées ?
- On parle souvent de coûts élevés pour le numérique. Comment as-tu fait pour que ce projet reste soutenable financièrement ?
- Sur le terrain, les besoins des locataires sont parfois simples mais essentiels. Quelles sont les difficultés les plus complexes à couvrir avec des logiciels, et comment apportes-tu des réponses concrètes et humaines ?
- La raison d’être de Noalis est de loger, accompagner, s’engager ensemble pour contribuer à une société solidaire et durable au service des ménages modestes, comment la transformation numérique t’aide-t-elle à mieux accompagner tes locataires au quotidien ?
- Tu n’es pas seul : tu travailles dans une SAC avec d’autres bailleurs, et tu fais aussi partie du groupe Action Logement. Qu’est-ce que cette appartenance collective t’apporte concrètement pour avancer plus vite et standardiser tes démarches de transformation ?
- Après la GED et la signature électronique, quelles sont tes priorités pour les prochaines années ?
- L’intelligence artificielle fait beaucoup parler. Comment imagines-tu son usage concret dans un bailleur social comme Noalis ?
- Tu évoques aussi la nécessité de réduire ton empreinte carbone. Comment vois-tu l’usage d’une IA “responsable”, par exemple hébergée sur des serveurs de décarbonation, au service de ta transformation numérique ?
- J’ai entendu dire que tu travaillais avec un prestataire qui s’appelle Meylly Group… Qu’est-ce qu’il t’apporte concrètement dans cette transformation ?
- Que dirais-tu à d’autres bailleurs qui hésitent encore à se lancer, pensant que c’est trop compliqué ou trop cher ?
Avant la GED : comprendre les fragilités organisationnelles
Avant le déploiement d’une GED, la gestion documentaire repose souvent sur des pratiques hétérogènes. Les classements diffèrent selon les services. Les versions circulent par courriel. La recherche d’un document mobilise parfois plusieurs collaborateurs.
Ce fonctionnement engendre une perte de temps significative, mais surtout une perte de fiabilité. L’information existe, mais elle n’est pas maîtrisée. Dans un contexte de contrôle ou de contentieux, cette fragilité peut devenir critique.
Mettre en place une GED pour bailleur social revient à transformer cette logique réactive en organisation structurée.
Déployer une GED : une démarche de gouvernance avant tout
Un projet de GED réussi commence par la définition d’un cadre commun. Le plan de classement doit refléter les métiers du logement social et intégrer les exigences réglementaires. Il devient le référentiel partagé qui structure l’ensemble des dossiers.
La question des durées de conservation doit également être formalisée. Les obligations d’archivage dans le secteur du logement social sont nombreuses et parfois complexes. Une GED permet d’automatiser ces règles et de sécuriser les suppressions, limitant les risques juridiques.
L’intégration avec l’ERP logement social constitue une étape déterminante. Une GED interfacée en API avec des solutions telles que Portal’Immo, IKOS ou ULIS évite les doubles saisies et fluidifie les processus métiers. Les documents sont automatiquement rattachés aux dossiers concernés, ce qui améliore la cohérence globale du système d’information.
Les 4 piliers d’une gouvernance documentaire efficace
Un plan de classement transversal et cohérent
Des durées de conservation encadrées et automatisées
Une interconnexion fluide avec l’ERP métier
La gestion fine des droits et traçabilité complète
Les bénéfices concrets d’une GED structurée
Lorsque la GED est pensée comme un outil de gouvernance, les bénéfices dépassent largement la simple dématérialisation.
Elle permet notamment :
• Un gain de temps opérationnel significatif
Les gestionnaires accèdent immédiatement aux dossiers complets. La recherche multicritères remplace les explorations manuelles et réduit fortement les délais de traitement.
• Une fiabilisation des processus métiers
L’indexation structurée et les circuits de validation automatisés limitent les erreurs et homogénéisent les pratiques entre services.
• Une amélioration tangible de la relation locataire
Une meilleure maîtrise documentaire renforce la réactivité des équipes et améliore la qualité de service.
• Un renforcement de la conformité réglementaire
La traçabilité des accès et l’automatisation des règles d’archivage sécurisent l’organisme lors des audits et contrôles.
À retenir :
La GED n’est pas un simple outil de stockage.
Elle constitue le socle d’une architecture documentaire capable d’intégrer la facturation électronique, les extranets locataires et l’intelligence artificielle.
Sans gouvernance structurée, ces projets restent fragmentés et perdent en efficacité.
De la GED à l’intelligence documentaire
Une fois la gouvernance documentaire stabilisée, le bailleur peut franchir une nouvelle étape : l’exploitation intelligente de ses documents.
L’IA documentaire et l’IDP permettent d’extraire automatiquement des données de pièces justificatives, d’automatiser des workflows et d’améliorer la qualité des informations intégrées dans l’ERP. Toutefois, ces technologies ne produisent de valeur que si les fondations documentaires sont solides.
La GED devient ainsi un socle évolutif au service de la performance et de l’innovation.
Structurer aujourd’hui pour sécuriser demain
Déployer une GED chez un bailleur social ne relève pas d’une modernisation cosmétique. Il s’agit d’un projet structurant qui engage la performance opérationnelle, la conformité réglementaire et la capacité d’évolution.
Dans un contexte marqué par la généralisation de la facturation électronique et l’émergence de l’intelligence documentaire, la gouvernance devient un facteur déterminant.
Structurer aujourd’hui sa gestion documentaire, c’est sécuriser durablement son organisation.
Si vous souhaitez évaluer la maturité documentaire de votre organisme, échangeons sur vos enjeux.
Foire aux questions
Pourquoi une GED est-elle stratégique pour un bailleur social ?
Elle sécurise la gestion documentaire, améliore la conformité réglementaire et optimise les processus métiers.
Une GED remplace-t-elle l’ERP logement social ?
Non. Elle complète l’ERP en structurant la gestion des documents et en s’interfaçant avec lui.
Comment préparer un projet de GED dans le logement social ?
En définissant un plan de classement, des règles de conservation et une stratégie d’intégration avec les outils existants.
La GED est-elle nécessaire pour la facturation électronique ?
Elle facilite l’archivage, la traçabilité et la gestion des pièces associées aux flux électroniques.
Peut-on intégrer de l’IA à une GED existante ?
Oui, à condition que la gouvernance documentaire soit déjà structurée.
