Dans le secteur des bailleurs sociaux, la gestion des factures représente un enjeu majeur. Avec un volume important de documents à traiter chaque mois, il est crucial d’assurer un suivi rigoureux pour éviter les erreurs, les retards de paiement et les pertes de documents. L’automatisation du traitement des factures via une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose alors comme un levier stratégique pour améliorer la précision, réduire les erreurs et accélérer les processus de paiement.
Pourquoi automatiser le traitement des factures ?
L’automatisation du traitement des factures permet de :
- Améliorer la précision : Fini les erreurs de saisie manuelle ! Grâce à la reconnaissance automatique des caractères (OCR) et aux technologies d’intelligence artificielle, les données sont extraites avec une grande fiabilité.
- Réduire les erreurs et les litiges : Un traitement automatisé garantit le respect des normes comptables et réduit les risques d’anomalies, limitant ainsi les litiges avec les fournisseurs.
- Accélérer les paiements : En éliminant les goulots d’étranglement dans la validation et le traitement des factures, la GED permet de respecter les délais de paiement et d’éviter les pénalités de retard.
- Gagner du temps et réduire les coûts : En diminuant la charge de travail administrative, vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les fonctionnalités clés d’une solution GED pour le traitement des factures
Une solution GED performante offre plusieurs fonctionnalités essentielles pour un traitement optimal des factures :
- Dématérialisation et capture automatique des factures (PDF, emails, papier scanné, EDI, etc.).
- Reconnaissance intelligente des données (montant, TVA, fournisseur, échéance…).
- Workflow de validation automatisé permettant un circuit de validation fluide et sécurisé.
- Archivage sécurisé et recherche facilitée grâce à une indexation performante.
- Intégration avec les logiciels de comptabilité et ERP pour un traitement fluide des paiements.
