Le traitement des demandes locataires peut être partiellement automatisé, quel que soit leur canal d’arrivée.
L’IDP et l’analyse du langage permettent d’identifier leur contenu. Un workflow organise ensuite les étapes, tandis que des connecteurs transmettent les informations à votre ERP, votre GED ou votre extranet.
L’objectif n’est pas de supprimer l’intervention humaine. Les demandes ambiguës, incomplètes ou sensibles restent contrôlées par vos équipes.
Pourquoi les demandes locataires sont-elles difficiles à automatiser ?
Une demande locataire n’arrive pas toujours sous la forme d’une donnée parfaitement structurée.
Elle peut être envoyée par e-mail, depuis un formulaire, un extranet ou sous la forme d’un courrier numérisé. Elle peut contenir du texte libre, une photo, une pièce jointe ou plusieurs sujets dans le même message.
Avant de commencer le traitement, vos équipes doivent donc souvent réaliser plusieurs actions.
Comprendre la demande
Identifier son objet, repérer les informations utiles et déterminer si des pièces sont manquantes.
Retrouver le dossier
Rapprocher la demande du locataire, du logement, du contrat ou du patrimoine concerné.
Transmettre les informations
Orienter la demande et ses documents vers les applications et les personnes qui doivent intervenir.
Ces étapes sont indispensables. Mais lorsqu’elles sont répétées plusieurs dizaines ou centaines de fois, elles mobilisent inutilement les équipes et augmentent les risques de ressaisie ou de mauvaise orientation.
Comment transformer une demande en données exploitables ?
Une automatisation fiable combine plusieurs technologies, chacune avec un rôle précis.
Capter
Récupérer la demande et ses pièces jointes.
Analyser
Classifier les documents et repérer les données utiles.
Paramétrer
Suivre vos critères de traitement et de validation.
Connecter
Transmettre les informations à votre ERP, votre GED ou votre extranet.
Exemple : le traitement d’une demande technique
La demande et sa photo sont récupérées. L’analyse propose une qualification et recherche les informations permettant d’identifier le locataire et son logement.
Le workflow utilise ensuite vos critères pour orienter la demande. Lorsque les interfaces le permettent, une action peut être créée dans votre ERP et la photo classée dans votre GED.
Comment Altexence construit ce parcours avec vous ?
Nous partons d’un type de demande réellement traité par vos équipes. Nous déterminons ensuite les données à reconnaître, les étapes automatisables et les applications à alimenter.
Cartographier
vos flux, vos critères, vos applications et vos exceptions.
Tester
un cas d’usage représentatif de votre activité réelle.
Intégrer
les technologies utiles, les contrôles et les connexions possibles avec votre ERP métier.
Questions fréquentes :
Faut-il remplacer notre ERP métier ?
Non. Les technologies de capture, d’analyse et de workflow peuvent intervenir autour de votre ERP, en parfaite intégration. Altexence possède des connecteurs adaptés à chaque environnement. Contactez nous pour en savoir plus.
Que se passe-t-il si l’IA ne parvient pas à identifier une demande locataire ?
La demande n’est pas bloquée : elle peut être orientée vers un collaborateur pour vérification et traitement. L’automatisation doit permettre de traiter plus rapidement les demandes identifiables, tout en conservant une intervention humaine pour les situations qui le nécessitent.
Comment les données sont-elles transmises à nos outils ?
L’échange peut passer par une API, un web service, un connecteur ou un import structuré, selon les possibilités de chaque application.
