SOFAMA : La GED cousue main

– Pourquoi avoir fait le choix de la GED pour votre entreprise ? 

Nous souhaitions avoir accès aux documents quel que soit le lieu d’archivage, à n’importe quel moment et très rapidement, d’abord pour toutes nos factures Fournisseurs puis pour les documents RH.  L’idée était aussi de réduire l’utilisation papier afin d’agir durablement sur l’environnement mais aussi et surtout réduire les surfaces dédiées au stockage des documents. 

– Votre problématique est-elle spécifique ? Obligation réglementaire ou légale ? Phase de croissance externe ?

Il n’y a aucun obligation réglementaire ou légale. C’est une démarche volontaire avec une vision sur le moyen et long terme.

– Comment avez-vous connu Altexence ? Sélection de prestataires GED ? Prescription ? 

Nous avons connu ALTEXENCE par le biais d’une société satisfaite de ses services. Nous avons donc échangé sur notre cahier des charges et mis en place un système d’archivage numérique sur la partie comptabilité fournisseurs.

L’équipe, par son sérieux et son adaptabilité, s’est organisée au mieux en prenant en compte nos contraintes et nos souhaits notamment du fait que nous avons plusieurs sites géographiquement distants.

Lors de la démonstration, nous avons vu que le logiciel DocuWare était complet, intuitif et très facile d’utilisation. Mieux, compte tenu du potentiel de l’outil, nous avons décidé d’étendre son usage à la partie des ressources humaines de notre entreprise.

– Quel a été le timing du projet ? A-t-il été respecté ? Quelles en ont été les étapes déterminantes ?

La mise en place de la solution de GED DocuWare s’est faite très rapidement. Le développement du projet a été efficace en ajustant le logiciel selon nos souhaits pour affiner les fonctionnalités à la suite d’une phase de tests.

Nous avons bénéficié d’un accompagnement personnalisé, aussi bien pendant la phase de tests qu’en début de production, grâce à une personne réactive, compréhensive et disponible pour nous former et répondre à nos questions.

– Les bénéfices ont été mesurables au bout de combien de temps ? Auriez-vous des exemples de retours d’usage ?

Depuis septembre 2019, nous utilisons DocuWare au quotidien ce qui est récent mais nous avons vu immédiatement les bénéfices.

Au niveau du service comptabilité, nous avons mis en place un système d’archivage numérique qui communique parfaitement avec notre logiciel interne. À moyen terme, nous pensons que les gains potentiels majeurs se feront sur le temps de saisie, notamment pour la saisie comptable des écritures de factures fournisseurs. En effet, grâce au système de Lecture Automatique des Documents (LAD), la pré-saisie est fine et rapide pour les factures récurrentes car le logiciel reconnait de manière intuitive les champs et les informations demandées, ce qui fait gagner du temps et évite les erreurs de saisie. 

Concernant le service des ressources humaines, le stockage des documents en un même lieu est un gain de temps.

DocuWare nous permet de gagner de l’espace en éliminant petit à petit le format papier.

Pour l’instant, ces deux domaines sont notre priorité mais nous n’excluons pas l’idée de les étendre à d’autres services. Nous avons le projet de mettre en place la signature électronique et de dématérialiser les bulletins de salaires avec ALTEXENCE.