Grand Delta Habitat - un bailleur social majeur dans le sud de la France
Grand Delta Habitat est un bailleur social dont le siège est situé à Avignon, dans le Vaucluse. L’organisme gère plus de 45 000 logements répartis sur sept départements du sud de la France : Vaucluse, Gard, Drôme, Var, Bouches-du-Rhône, Alpes-Maritimes et Alpes-de-Haute-Provence.
Avec 650 collaborateurs, Grand Delta Habitat assure la gestion et le développement de son patrimoine immobilier tout en proposant des logements à loyers modérés à des ménages aux revenus modestes.
Comme de nombreux acteurs du logement social, l’organisme doit gérer quotidiennement un volume important de documents, ce qui rend la gestion documentaire et l’accès à l’information particulièrement stratégiques pour les équipes. Nous avons interviewé Patrick Bert, Responsable de la sécurité des systèmes d’information de Grand Delta Habitat
45 000 logements
650 collaborateurs
7 départements couverts
Avignon
ERP IKOS
Une gestion documentaire devenue difficile à piloter
Avant la mise en place de DocuWare, la gestion documentaire de Grand Delta Habitat reposait sur une organisation mêlant ERP métier et stockage de documents sur les serveurs informatiques.
L’organisme utilisait une GED associée à l’ERP IKOS, mais celle-ci restait limitée dans son utilisation et ne permettait pas de répondre pleinement aux besoins de l’organisation. Une grande partie des documents était encore stockée dans des répertoires informatiques, ce qui compliquait leur gestion au quotidien.
« Nous disposions d'une GED associée à l'ERP IKOS, mais la grand majorité des documents étaient encore stockée sur disque. »
Patrick Bert - Responsable sécurité systèmes informatiques de Grand Delta Habitat
Dans un organisme qui gère plusieurs dizaines de milliers de logements, les équipes doivent manipuler un volume très important de documents : dossiers locataires, contrats, courriers, documents liés au patrimoine ou encore marchés publics.
Cette organisation rendait la recherche d’information plus complexe et la gestion des documents particulièrement lourde pour les équipes.
La solution existante était également jugée trop rigide et peu évolutive, ce qui limitait les possibilités d’amélioration de la gestion documentaire.
Documents dispersés
Une grande partie des documents était encore stockée dans des répertoires informatiques, rendant leur gestion plus complexe.
Recherche d'information difficile
Retrouver rapidement un document pouvait demander plusieurs manipulations et recherches manuelles.
Solution peu évolutive
La GED utilisée avec l’ERP métier manquait de flexibilité et ne permettait pas de faire évoluer facilement les processus.
Gestion documentaire lourde
La gestion des documents dans les répertoires rendait les traitements quotidiens plus longs et moins efficaces pour les équipes.
Pourquoi Grand Delta Habitat a lancé un projet de gestion documentaire
Face à l’augmentation du volume de documents à gérer et aux limites des outils existants, Grand Delta Habitat a décidé d’engager une réflexion autour de sa gestion documentaire.
Pour un organisme qui gère plus de 45 000 logements, la capacité à accéder rapidement aux documents et à structurer l’information devient un enjeu essentiel pour garantir l’efficacité des équipes et la fiabilité des données.
L’objectif était de disposer d’un outil dédié et performant, capable de centraliser les documents, d’améliorer leur recherche et de mieux encadrer leur gestion dans le respect des exigences réglementaires.
« Pour un organisme de notre taille, il était nécessaire de disposer d’un outil performant pour gérer efficacement un volume important de documents. »
Patrick Bert - Responsable de la sécurité des systèmes d'information de Grand Delta Habitat
Au-delà de l’accès aux documents, l’organisme souhaitait également renforcer certains aspects liés à la conformité et à la gouvernance documentaire, notamment en matière de gestion des droits d’accès et de durées de conservation.
Les solutions mises en place avec Altexence
Pour répondre aux enjeux de gestion documentaire, Grand Delta Habitat a déployé la solution DocuWare avec l’accompagnement d’Altexence. Le projet a permis de structurer la gestion des documents tout en intégrant la GED au système d’information existant.
L’environnement documentaire a été progressivement adapté afin de remplacer l’ancienne solution et de mettre en place une organisation plus efficace des documents. Des armoires documentaires ont notamment été créées pour les principales activités de l’organisme, comme les achats, les ressources humaines ou encore la gestion du patrimoine.
L’intégration avec l’ERP métier IKOS permet aujourd’hui d’accéder aux documents directement depuis les modules métiers, ce qui facilite le travail quotidien des équipes et renforce la cohérence du système d’information.
« L’environnement existant a été en partie migré et adapté. Un plan de déploiement avec création d’armoires dédiées aux grandes activités de la société a été élaboré. »
Patrick Bert - Responsable de la sécurité des systèmes d'information de Grand Delta Habitat
Mise en place de la GED DocuWare
Déploiement d’une gestion électronique de documents adaptée aux besoins de l’organisme.
Intégration avec l’ERP IKOS
Accès aux documents directement depuis les modules métiers.
Organisation des documents
Création d’armoires documentaires par activité : achats, RH, patrimoine, etc.
Automatisation des traitements
Respect de la piste d’audit fiable et préparation à la facturation électronique.
Téléchargez le retour d’expérience complet de ce bailleur social sur la mise en place de la GED DocuWare.
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Les bénéfices observés par les équipes
La mise en place de la solution de gestion électronique de documents DocuWare a permis à Grand Delta Habitat d’améliorer significativement l’organisation et l’accès à l’information au sein de l’organisme.
En centralisant les documents dans une GED sécurisée et en l’intégrant au système d’information existant, les équipes disposent désormais d’un accès plus rapide et plus fiable aux documents nécessaires à leurs activités quotidiennes.
« L’utilisation d’une gestion documentaire sécurise les documents et améliore grandement leur accessibilité. »
Patrick Bert - Responsable de la sécurité des systèmes d'information de Grand Delta Habitat
Le passage d’une gestion basée sur des répertoires informatiques à une GED structurée représente également un changement important pour les collaborateurs. L’accès aux documents depuis les outils métiers permet aujourd’hui de consulter différentes informations à partir d’un point unique.
Les automatisations mises en place ont également contribué à simplifier certains traitements quotidiens, notamment pour la gestion de documents reçus en grand nombre.
Documents sécurisés
Les documents sont désormais centralisés dans une GED sécurisée.
Accès rapide à l’information
Les équipes peuvent retrouver les documents plus facilement.
Recherche simplifiée
La GED permet une recherche efficace et rapide des documents.
Meilleure efficacité des équipes
Les collaborateurs accèdent à plusieurs documents directement depuis les outils métiers.
Les prochaines évolutions autour de la gestion documentaire
Après la mise en place de la gestion électronique de documents, Grand Delta Habitat souhaite poursuivre sa transformation numérique en développant de nouveaux usages autour de la gestion documentaire.
L’objectif est d’aller plus loin dans la digitalisation des échanges et de faciliter certaines interactions avec les partenaires externes.
Parmi les pistes envisagées figure notamment l’ouverture de certains services vers l’extérieur, afin de simplifier le dépôt et le traitement de certains documents.
« Après la mise en GED de l’ensemble des documents, une ouverture des services vers l’extérieur est envisagée, notamment avec la mise à disposition de formulaires pour le dépôt de devis par les entreprises. »
Patrick Bert - Responsable de la sécurité des systèmes d'information de Grand Delta Habitat
Ces évolutions permettront de renforcer encore l’efficacité des processus documentaires et de fluidifier les échanges avec les différents acteurs impliqués dans la gestion du patrimoine.
Ouverture vers les partenaires
Développement de services permettant le dépôt de documents par des acteurs externes.
Dépôt de documents en ligne
Mise en place de formulaires pour transmettre des devis ou des documents.
Processus plus fluides
Simplification des échanges documentaires avec les partenaires.
Poursuite de la digitalisation
La gestion documentaire devient un levier de transformation continue.
Le conseil de Grand Delta Habitat aux autres bailleurs sociaux
Pour Grand Delta Habitat, la réussite d’un projet de gestion documentaire repose avant tout sur la manière dont la solution est intégrée dans le système d’information de l’organisme.
La GED ne doit pas être envisagée comme un outil supplémentaire isolé, mais comme un élément pleinement intégré aux outils métiers utilisés au quotidien par les équipes.
Lorsque la gestion documentaire est accessible directement depuis les applications du système d’information, elle devient plus naturelle à utiliser et s’intègre plus facilement dans les processus de travail.
« Il est important d’envisager la GED non pas comme un produit supplémentaire indépendant, mais comme une solution entièrement intégrée au système d’information et accessible de façon naturelle à partir des outils métiers. »
Patrick Bert - Responsable de la sécurité des systèmes d'information de Grand Delta Habitat
Cette approche permet d’améliorer l’adoption de la solution par les équipes et de tirer pleinement parti des bénéfices d’une gestion documentaire structurée.
Un accompagnement sur mesure pour chaque bailleur social
En tant qu’intégrateur GED du groupe Meylly, Altexence est reconnu pour son expertise auprès des bailleurs sociaux. Nous mettons en œuvre des solutions GED adaptées à vos processus métiers, tout en accompagnant vos équipes vers une adoption durable.
