La GED au cœur des enjeux des bailleurs sociaux
Comment un bailleur social peut-il améliorer l’accès à ses documents et structurer sa gestion documentaire dans un environnement informatique déjà bien établi ?
Grand Delta Habitat, organisme de logement social présent dans plusieurs départements du sud de la France, a engagé une démarche de modernisation de sa gestion documentaire en s’appuyant sur la solution DocuWare et son intégration avec l’ERP métier IKOS.
Dans ce témoignage, Patrick Bert partage le contexte du projet, les enjeux rencontrés et les bénéfices observés par les équipes après la mise en place de cette solution.
Présentation de Grand Delta Habitat
Grand Delta Habitat est un bailleur social basé à Avignon qui gère 45 000 logements et emploie 650 collaborateurs. L’organisme est présent dans plusieurs départements du sud de la France et assure la gestion, l’entretien et le développement de son patrimoine immobilier.
Comme de nombreux bailleurs sociaux, Grand Delta Habitat doit gérer quotidiennement un volume important de documents liés à la gestion locative, aux marchés publics, aux achats ou encore au patrimoine.
Un besoin de structurer la gestion documentaire
Avant la mise en place de la nouvelle solution, la gestion documentaire reposait en partie sur une GED existante associée à l’ERP IKOS, tandis qu’une grande partie des documents était encore stockée dans des répertoires informatiques.
Cette organisation rendait la recherche d’information plus complexe et limitait les possibilités d’évolution de la gestion documentaire.
Pour un organisme de cette taille, il devenait nécessaire de disposer d’un outil plus flexible et capable de gérer efficacement un volume important de documents.
« Pour un organisme de notre taille, il était nécessaire de disposer d’un outil performant pour gérer efficacement un volume important de documents. »
Dans le cadre de son projet de modernisation, Grand Delta Habitat a choisi de déployer la solution DocuWare avec l’accompagnement d’Altexence.
La décision a également été influencée par l’intégration de Vallis Habitat, organisme déjà utilisateur de DocuWare, dont l’expérience s’est révélée positive.
Le projet s’est appuyé sur la mise en place d’une gestion documentaire structurée, intégrée au système d’information et accessible directement depuis les outils métiers.
Téléchargez le retour d’expérience complet de ce bailleur social sur la mise en place de la GED DocuWare.
Accédez à l’intégralité de l’interview de Grand Delta Habitat et découvrez les enjeux, les étapes du projet et les bénéfices observés après la mise en place de la GED DocuWare.
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Des usages concrets pour les équipes
La solution permet aujourd’hui de centraliser les documents et de faciliter leur consultation par les équipes.
Par exemple, la gestion des attestations d’assurance locataires a pu être automatisée : les emails sont récupérés, les documents analysés et certaines informations sont intégrées directement dans l’ERP IKOS.
Ce type d’automatisation contribue à simplifier certains traitements et à améliorer l’efficacité des équipes.
« L’automatisation du traitement des attestations d’assurance constitue une avancée considérable en termes de gain de temps. »
Une gestion documentaire mieux intégrée
La mise en place de la GED a permis de sécuriser les documents et d’améliorer leur accessibilité.
L’intégration avec les outils métiers facilite également l’adoption de la solution par les collaborateurs, qui peuvent accéder aux documents directement depuis leur environnement de travail.
Cette approche permet de considérer la gestion documentaire non comme un outil isolé, mais comme un élément pleinement intégré au système d’information.
Le conseil d'un bailleur social
Pour Patrick Bert, Responsable sécurité systèmes informatiques de Grand Delta Habitat, la réussite d’un projet de gestion documentaire repose avant tout sur la manière dont la solution est intégrée dans le système d’information de l’organisation.
« Il est important d’envisager la GED non pas comme un produit supplémentaire indépendant, mais comme une solution entièrement intégrée au système d’information et accessible de façon naturelle à partir des outils métiers. »
Cette approche permet de faciliter l’adoption par les équipes et de tirer pleinement parti des bénéfices d’une gestion documentaire structurée.
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