Lille Métropole Habitat, bailleur social de la Métropole Européenne de Lille, gère un parc de plus de 35 000 logements répartis sur plus de 40 communes. Dans un contexte de forte volumétrie documentaire et d’exigence croissante en matière de traçabilité, l’organisme a engagé un projet de gestion électronique de documents (GED) avec DocuWare.
Nous avons interviewé Camille Graff, cheffe de projet, et Stéphane Berriot, directeur des usages numériques, afin de comprendre les enjeux, les choix structurants et les bénéfices concrets de ce projet.
35 000 logements
Lille
ERP IKOS
+ 40 communes
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Avant le projet : une gestion documentaire centrée sur IKOS
Avant le déploiement de DocuWare, la gestion documentaire de Lille Métropole Habitat reposait sur une organisation partiellement structurée, mais encore largement dépendante de pratiques hétérogènes. Une GED existait déjà en lien avec l’ERP IKOS, mais une part importante des documents était encore stockée dans des répertoires informatiques, ce qui compliquait leur exploitation.
Cette situation entraînait des difficultés importantes en matière de recherche d’information, mais aussi une dépendance aux outils existants, peu évolutifs et insuffisamment maîtrisés par les équipes.
« Avant le déploiement de DocuWare, la gestion documentaire reposait sur une GED associée à l’ERP IKOS, mais une grande partie des documents était encore stockée dans des répertoires informatiques. »
Stéphane Berriot, Directeur des Usages Numériques chez Lille Métropole Habitat
Dans un organisme de cette taille, cette organisation atteignait rapidement ses limites, notamment face au volume croissant de documents liés à la gestion locative, aux marchés publics ou encore aux dossiers locataires.
Pourquoi lancer un projet de GED ?
Le lancement du projet de gestion électronique des documents s’inscrit dans une réflexion plus globale autour de l’évolution du système d’information de Lille Métropole Habitat. L’objectif n’était pas uniquement de remplacer un outil, mais bien de repenser les usages et de renforcer la maîtrise de l’environnement documentaire.
L’organisme souhaitait notamment s’affranchir des contraintes techniques existantes et gagner en interopérabilité entre ses différents outils.
« Le projet s’inscrit dans une volonté globale de refondre l’architecture du système d’information. »
Stéphane Berriot, Directeur des Usages Numériques chez Lille Métropole Habitat
Ce projet de GED répond ainsi à des enjeux à la fois organisationnels, techniques et métiers, avec une volonté forte d’amélioration continue.
Le choix de DocuWare par Altexence et les étapes du projet
Le choix de DocuWare s’est appuyé sur plusieurs critères essentiels, notamment la capacité de la solution à s’intégrer dans l’environnement existant et à accompagner les évolutions du système d’information.
Lille Métropole Habitat recherchait une solution moderne, flexible et capable de répondre aux exigences des équipes métiers tout en garantissant une bonne expérience utilisateur.
L’accompagnement d’Altexence a également permis de structurer le projet et de sécuriser les différentes phases de mise en œuvre.
« La souplesse de paramétrage, l’ouverture de la solution et sa richesse fonctionnelle ont été des éléments déterminants. »
Stéphane Berriot, Directeur des Usages Numériques chez Lille Métropole Habitat
Le déploiement de la GED DocuWare a été réalisé de manière progressive, avec une approche structurée permettant d’accompagner les équipes et de sécuriser chaque étape du projet.
La mise en place a débuté par les dossiers locataires, avant de s’étendre à d’autres périmètres comme les marchés publics ou les processus nécessitant de la signature électronique.
« Le déploiement a été réalisé progressivement, armoire par armoire, en commençant par les dossiers locataires. »
Camille Graff, Cheffe de projet chez Lille Métropole Habitat
Téléchargez le retour d’expérience complet de ce bailleur social sur la mise en place de la GED DocuWare.
Accédez à l’intégralité de l’interview de Lille Métropole Habitat et découvrez les enjeux, les étapes du projet et les bénéfices observés après la mise en place de la GED DocuWare par Altexence, intégrée à l’ERP IKOS.
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Une GED DocuWare intégrée à IKOS au cœur des usages
Aujourd’hui, la GED DocuWare est pleinement intégrée à l’ERP IKOS, ce qui permet aux équipes d’accéder directement aux documents sans rupture dans leur environnement de travail.
Les documents locataires sont automatiquement intégrés dans la GED dès leur création, ce qui limite les manipulations et améliore la fiabilité des informations.
« Aujourd’hui, les documents locataires sont intégrés automatiquement dans DocuWare dès leur création dans IKOS. »
Camille Graff, Cheffe de projet chez Lille Métropole Habitat
Cette intégration permet de fluidifier les processus, de simplifier les accès aux documents et d’améliorer la productivité des équipes.
Les bénéfices d’une GED adaptée aux bailleurs sociaux
La mise en place de la GED DocuWare chez Lille Métropole Habitat a profondément transformé la gestion documentaire au quotidien. Au-delà de la simple centralisation des documents, c’est l’ensemble des usages métiers qui a évolué, avec une meilleure circulation de l’information et une réduction des frictions dans les processus internes.
Les équipes bénéficient désormais d’un accès plus rapide et plus fiable aux documents, directement depuis leur environnement de travail. Cette évolution permet de limiter les pertes d’information, de sécuriser les données et d’améliorer la qualité globale du traitement documentaire.
« Le classement est plus structuré, le partage est facilité et la recherche d’information est nettement plus rapide. »
Stéphane Berriot, Directeur des Usages Numériques chez Lille Métropole Habitat
Cette nouvelle organisation documentaire renforce également la collaboration entre les services, tout en apportant une meilleure visibilité sur les documents et leur cycle de vie. La GED DocuWare intégrée à IKOS devient ainsi un véritable levier d’efficacité opérationnelle pour les équipes de Lille Métropole Habitat.
Accès rapide à l’information
Fiabilité et traçabilité
Collaboration facilitée
Productivité améliorée
Quelles perspectives pour Lille Métropole Habitat ?
Lille Métropole Habitat ne considère pas la mise en place de la GED DocuWare comme une finalité, mais comme une base pour aller plus loin dans la transformation de ses processus documentaires. L’organisme souhaite désormais élargir les usages de la gestion électronique des documents à d’autres périmètres, afin de renforcer encore l’efficacité des équipes et la qualité des données.
Les prochaines étapes s’inscrivent dans une logique d’amélioration continue, avec une volonté d’optimiser la collecte des documents, de simplifier les échanges avec les usagers et de mieux maîtriser certains processus aujourd’hui externalisés.
Digitalisation de la collecte documentaire
Simplifier la récupération des pièces auprès des locataires
Espaces de dépôt de documents
Faciliter les échanges avec les usagers
Extension à de nouveaux processus
Déployer la GED au-delà de la gestion locative
Maîtrise des flux internes
Réintégrer et optimiser certains processus métiers
Le conseil du bailleur : retour d’expérience terrain
À travers ce projet de GED DocuWare, Lille Métropole Habitat souligne l’importance d’une approche structurée et progressive, en phase avec les réalités métiers. La réussite du projet repose autant sur les choix technologiques que sur l’accompagnement des équipes et la prise en compte des usages.
« Il ne faut pas sous-estimer la conduite du changement et l’accompagnement des équipes. »
Camille Graff, Cheffe de projet chez Lille Métropole Habitat
« Il faut vraiment avoir une réflexion approfondie sur le sujet pour prendre en compte tous les axes et ne pas arriver à un moment donné sur des points de blocage. »
Stéphane Berriot, Directeur des Usages Numériques chez Lille Métropole Habitat
Ce retour d’expérience met en lumière un point clé : un projet de gestion électronique des documents dans le secteur du logement social ne se limite pas à un outil, mais implique une transformation des pratiques et des organisations.
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