Habitat Sud Atlantic : moderniser la gestion documentaire d’un bailleur social avec la GED DocuWare
Habitat Sud Atlantic est un acteur majeur de l’habitat social, intervenant à la fois comme aménageur, constructeur et gestionnaire de logements.
Le bailleur social pilote des opérations d’aménagement pour le compte de collectivités, développe des programmes immobiliers et assure la gestion d’un parc d’environ 8 500 logements.
Dans un contexte de digitalisation des bailleurs sociaux, Habitat Sud Atlantic a engagé un projet de modernisation de sa gestion électronique de documents (GED) afin d’améliorer la structuration des informations, la recherche documentaire et l’automatisation des processus métiers.
À cette occasion, nous avons interviewé Ambroise Sallagoity, Chargé de projet d’Habitat Sud Atlantic, qui revient sur la mise en place de la solution DocuWare, intégrée à l’ERP Portal’Immo.
8 500 logements
Bayonne
ERP Portal'Immo
Avant DocuWare : une gestion documentaire limitée
Avant la mise en place de la GED DocuWare, la gestion documentaire d’Habitat Sud Atlantic reposait principalement sur la solution intégrée à l’ERP Portal’Immo (PIH). Si cette organisation permettait de centraliser les documents liés aux processus métiers, elle montrait toutefois certaines limites dans un contexte de digitalisation des bailleurs sociaux.
Les équipes géraient au quotidien un volume important de documents (factures, bons de commande, documents locatifs ou encore diagnostics techniques, etc…) sans disposer d’outils avancés pour structurer l’information et en exploiter pleinement le potentiel.
L’accès aux documents dépendait fortement du contexte d’utilisation de l’ERP, rendant difficile une vision transversale des informations. De plus, l’absence de mécanismes d’automatisation, notamment via des workflows documentaires, limitait l’optimisation des processus et la fluidité des échanges entre les équipes.
« Il ne s’agissait pas réellement de difficultés techniques, mais plutôt d’un manque de vision transversale, de capacités de recherche avancée et de mécanismes d’automatisation. »
Ambroise Sallagoity - Chargé de projet d'Habitat Sud Atlantic
Pourquoi lancer un projet de GED ?
Face aux limites de la gestion documentaire existante, Habitat Sud Atlantic a souhaité faire évoluer son organisation afin de disposer d’un système plus performant, capable de répondre aux enjeux actuels des bailleurs sociaux.
L’objectif principal était de structurer davantage les documents et d’améliorer leur exploitation au sein des processus métiers. Il s’agissait notamment de renforcer la recherche documentaire, de faciliter l’accès à une vision globale des informations et d’augmenter le niveau d’indexation des documents.
Le projet visait également à intégrer des workflows documentaires afin de fluidifier les circuits de validation, en particulier pour des documents clés comme les bons de commande, les bons de travaux ou encore les baux locataires.
Enfin, Habitat Sud Atlantic souhaitait améliorer la gestion du cycle de vie des documents, notamment en matière d’archivage et de suppression, afin de répondre aux exigences réglementaires, en particulier celles liées au RGPD.
Structuration documentaire
Recherche rapide et transverse
Automatisation des processus
Conformité réglementaire (RGPD)
Le choix de DocuWare et les étapes du projet
Pour répondre à ses enjeux de modernisation de la gestion documentaire, Habitat Sud Atlantic a fait le choix de la solution DocuWare, reconnue pour sa modernité, son ergonomie et ses capacités avancées en matière de workflows documentaires.
La solution s’est notamment distinguée par sa capacité à s’intégrer efficacement avec l’ERP Portal’Immo, sans nécessiter de développements complexes, ainsi que par sa flexibilité pour structurer les documents et automatiser les processus métiers.
L’accompagnement d’Altexence, et sa connaissance des enjeux propres aux bailleurs sociaux, ont également constitué un facteur clé dans la réussite du projet.
« DocuWare nous a semblé être l’outil le plus moderne, tant dans le design que dans l’ergonomie proposée. »
Ambroise Sallagoity - Chargé de projet d'Habitat Sud Atlantic
Le déploiement de la GED DocuWare s’est structuré en plusieurs étapes, menées en collaboration étroite avec les équipes métiers afin de garantir une organisation documentaire efficace et adaptée aux besoins du bailleur social.
Les solutions apportées par Altexence
Pour accompagner Habitat Sud Atlantic dans la modernisation de sa gestion documentaire, Altexence a mis en place une approche globale, adaptée aux enjeux spécifiques des bailleurs sociaux.
Au-delà du déploiement de la solution DocuWare, le projet s’est appuyé sur un travail approfondi de structuration des documents, d’optimisation des processus métiers et d’intégration avec l’ERP Portal’Immo.
L’objectif était de proposer une solution à la fois performante, évolutive et adaptée aux usages métiers, tout en garantissant une adoption fluide par les équipes.
Structuration documentaire sur mesure
Définition d’un plan de classement adapté aux métiers (locataire, patrimoine, contentieux, marchés).
Intégration avec l’ERP Portal’Immo
Connexion avec l’ERP métier pour alimenter automatiquement les documents et garantir une gestion documentaire cohérente.
Automatisation des processus métiers
Mise en place de workflows pour fluidifier les circuits de validation et sécuriser les traitements.
Migration et valorisation des documents
Reprise de l’historique documentaire et enrichissement des index pour améliorer l’exploitation des documents.
Accompagnement des équipes
Formation des référents métiers et des utilisateurs pour assurer une adoption progressive de la solution.
« Trouver un intégrateur qui a une expérience dans le monde du logement social, comme Altexence, a été un élément clé de la réussite du projet. »
Ambroise Sallagoity - Chargé de projet d'Habitat Sud Atlantic
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Un exemple concret : l’automatisation du stockage documentaire
Au quotidien, Habitat Sud Atlantic s’appuie sur les fonctionnalités avancées de DocuWare pour automatiser le traitement et le stockage des documents, en lien avec son ERP Portal’Immo.
L’un des usages les plus efficaces repose sur l’utilisation du printer virtuel, qui permet de classer automatiquement les documents dans la GED grâce aux mécanismes de reconnaissance documentaire. Les documents générés depuis l’ERP, notamment via le publipostage, sont enrichis avec les informations nécessaires pour être directement indexés et archivés sans intervention manuelle.
Cette automatisation permet ainsi de fiabiliser le classement, de réduire les manipulations et de faciliter l’accès aux documents pour les équipes, tout en s’inscrivant dans une logique de gestion documentaire performante adaptée aux enjeux des bailleurs sociaux.
« Les documents peuvent être automatiquement classés dans la GED avec l’ensemble des informations d’indexation nécessaires, sans intervention manuelle des utilisateurs. »
Ambroise Sallagoity - Chargé de projet d'Habitat Sud Atlantic
Les bénéfices d’une GED adaptée aux bailleurs sociaux
La mise en place de la GED DocuWare a permis à Habitat Sud Atlantic de renforcer la fiabilité de sa gestion documentaire et d’améliorer l’efficacité de ses processus métiers au quotidien.
En structurant davantage les documents et en automatisant certains traitements, les équipes bénéficient aujourd’hui d’un système plus performant, adapté aux exigences des bailleurs sociaux, tant en matière de productivité que de conformité.
Une meilleure rigueur documentaire
Les documents sont mieux classés et les équipes plus assidues dans leur archivage.
Des processus de validation optimisés
Les workflows permettent de fluidifier et sécuriser les circuits de validation.
Un gain de temps au quotidien
La recherche documentaire est facilitée et les accès aux documents sont plus rapides.
Des économies opérationnelles
Évite les doublons et les actions inutiles, comme la commande répétée de documents déjà existants.
« La solution facilite la recherche et l’accès aux documents, ce qui représente un gain de temps important pour les équipes. »
Ambroise Sallagoity - Chargé de projet d'Habitat Sud Atlantic
Une GED adaptée aux enjeux des bailleurs sociaux
Dans un secteur où les volumes documentaires sont importants et les processus souvent complexes, la mise en place d’une GED performante constitue un levier essentiel pour les bailleurs sociaux.
Avec DocuWare, Habitat Sud Atlantic dispose désormais d’un système capable de structurer efficacement l’ensemble de ses documents, tout en facilitant leur accès et leur exploitation au sein des différents services. L’intégration avec l’ERP Portal’Immo permet d’assurer une continuité entre les outils métiers et la gestion documentaire, garantissant ainsi une meilleure circulation de l’information.
La solution apporte également des fonctionnalités avancées en matière de workflows, de traçabilité et d’automatisation, répondant aux besoins croissants des organismes en matière de productivité, de conformité et de sécurisation des processus.
Cette approche permet aux bailleurs sociaux de poser les bases d’une transformation durable de leur système d’information, en s’appuyant sur une gestion documentaire structurée, fiable et évolutive.
« La solution apporte une meilleure classification des documents, une traçabilité renforcée et des workflows performants, ce qui facilite le suivi des dossiers et le partage de l’information entre les services. »
Ambroise Sallagoity - Chargé de projet d'Habitat Sud Atlantic
Le conseil d’un bailleur social
Habitat Sud Atlantic partage plusieurs recommandations à destination des bailleurs sociaux souhaitant moderniser leur gestion documentaire.
L’un des points essentiels consiste à réfléchir dès le départ à une structuration documentaire basée sur l’indexation, afin de dépasser les limites des organisations classiques par dossiers et de faciliter la recherche et l’exploitation des documents.
Il est également important d’identifier les processus pouvant être optimisés grâce à la mise en place de workflows documentaires, permettant de sécuriser les circuits de validation et de générer des gains de productivité.
Enfin, le choix de l’intégrateur joue un rôle déterminant dans la réussite du projet, notamment lorsqu’il dispose d’une expertise métier dans le secteur du logement social.
« Trouver un intégrateur qui a une expérience dans le monde du logement social, comme Altexence, a été un élément clé de la réussite du projet. »
Ambroise Sallagoity - Chargé de projet d'Habitat Sud Atlantic
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