Manche Habitat : une migration réussie vers la GED DocuWare pour un bailleur social
Manche Habitat est le premier bailleur social du département de la Manche. Sa mission est de répondre aux besoins de logement des habitants du territoire, en partenariat avec les collectivités et les acteurs locaux.
L’organisme gère aujourd’hui 17 000 logements grâce à 160 collaborateurs, répartis entre le siège situé à Saint-Lô, l’antenne d’Avranches et plusieurs bureaux locaux couvrant l’ensemble du département.
Manche Habitat assure également la gestion du fichier partagé de la demande de logement du département, ce qui implique une collaboration étroite avec les autres bailleurs sociaux présents sur le territoire.
Dans le cadre de ce témoignage, nous avons interviewé Jean-Baptiste Britto, chef du service informatique de Manche Habitat, afin de revenir sur le projet de migration vers la GED DocuWare et son intégration avec l’ERP métier ULIS.
Il partage dans cette interview le contexte du projet, les difficultés rencontrées avec l’ancienne solution de GED et les bénéfices observés après la mise en place de DocuWare.
17 000 logements
160 collaborateurs
Saint-Lô
1er bailleur de la Manche
ERP ULIS
Une gestion documentaire devenue difficile à maintenir
Avant la migration vers DocuWare, Manche Habitat utilisait une autre solution de gestion électronique de documents, Youdoc, connectée à son ERP ULIS développé par Sopra Steria.
Cette GED permettait déjà de centraliser de nombreux documents liés aux activités de l’organisme, notamment les factures, courriers, rapports de visite, contrats, plans, photos ou encore les documents liés aux marchés publics. Au total, plus de 390 types de documents différents étaient identifiés et stockés dans le système.
Cependant, au fil du temps, cette solution est devenue plus difficile à maintenir et a commencé à générer des problèmes techniques pour les utilisateurs. Ces difficultés impactaient directement le travail quotidien des équipes et généraient une insatisfaction croissante auprès des services métier.
« Notre GED précédente accusait le poids des années et occasionnait des problèmes techniques gênants pour les utilisateurs finaux, comme des pages blanches ou des documents introuvables. »
Jean-Baptiste Britto - Chef du service informatique de Manche Habitat
Un système d’information structuré autour de l’ERP ULIS
Comme beaucoup de bailleurs sociaux, Manche Habitat s’appuie sur un système d’information organisé autour d’un ERP métier. L’organisme utilise en effet ULIS, développé par Sopra Steria, pour gérer l’ensemble de ses activités liées au logement social.
Autour de cet ERP, plusieurs applications viennent compléter le système d’information afin de couvrir les différents besoins des équipes : gestion du patrimoine, finances, ressources humaines ou encore outils collaboratifs.
Dans ce contexte, la gestion électronique de documents (GED) joue un rôle clé : elle permet de centraliser les documents, faciliter leur accès et les relier directement aux dossiers métiers dans l’ERP.
Pour Manche Habitat, il était donc essentiel que la future solution de GED puisse s’intégrer efficacement dans cet environnement applicatif, tout en garantissant fiabilité et simplicité d’utilisation pour les équipes.
ERP ULIS
Le cœur du système d’information de Manche Habitat pour la gestion du patrimoine et des activités locatives.
Gestion documentaire
La GED permet de centraliser et structurer les nombreux documents liés aux activités du bailleur.
Solution peu évolutive
La GED utilisée avec l’ERP métier manquait de flexibilité et ne permettait pas de faire évoluer facilement les processus.
Gestion documentaire lourde
La gestion des documents dans les répertoires rendait les traitements quotidiens plus longs et moins efficaces pour les équipes.
Le choix d’une nouvelle solution de GED
Face aux difficultés rencontrées avec l’ancienne solution de gestion documentaire, Manche Habitat a engagé une réflexion afin d’identifier une GED plus moderne, fiable et mieux adaptée à son environnement informatique.
L’objectif était double : améliorer l’expérience des utilisateurs tout en simplifiant la gestion technique de la solution pour le service informatique.
« Nous souhaitions disposer d’une solution plus fiable, plus simple à maintenir et capable de s’intégrer efficacement avec notre ERP métier. »
Jean-Baptiste Britto - Chef du service informatique de Manche Habitat
Dans ce contexte, Manche Habitat a fait le choix de DocuWare, une solution de gestion électronique de documents reconnue pour sa fiabilité et sa capacité d’intégration avec les systèmes métiers.
Le projet de migration vers la GED DocuWare s’est déroulé en plusieurs étapes, menées en collaboration entre les équipes de Manche Habitat et celles d’Altexence, intégrateur spécialisé dans la dématérialisation documentaire et partenaire DocuWare.
« Nous avons été agréablement surpris par l’apparente facilité de mise en œuvre du projet de migration vers DocuWare. »
Jean-Baptiste Britto - Chef du service informatique de Manche Habitat
Les solutions apportées par Altexence
Dans le cadre du projet de migration vers DocuWare, Altexence a accompagné Manche Habitat à plusieurs niveaux, afin de sécuriser le projet et de faciliter l’adoption de la nouvelle solution de gestion documentaire.
Migration de la GED existante
Migration de l’environnement documentaire vers DocuWare afin d’assurer la continuité d’accès aux documents.
Intégration avec l’ERP ULIS
Connexion de la GED avec l’ERP métier pour relier les documents aux dossiers locataires.
Structuration des armoires documentaires
Organisation des armoires documentaires pour faciliter la recherche et le classement des documents.
Accompagnement et montée en compétences des équipes
Accompagnement du service informatique et formation des utilisateurs afin de faciliter l’administration et l’adoption de la solution.
« Nous avons été agréablement surpris par l’apparente facilité de mise en œuvre du projet de migration vers DocuWare. »
Jean-Baptiste Britto - Chef du service informatique de Manche Habitat
Téléchargez le retour d’expérience complet de ce bailleur social sur la mise en place de la GED DocuWare.
Accédez à l’intégralité de l’interview de Manche Habitat et découvrez les enjeux, les étapes du projet et les bénéfices observés après la migration vers la GED DocuWare, intégrée à l’ERP ULIS.
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Un exemple concret d’utilisation de la GED
Au-delà de la centralisation des documents, la mise en place de la GED DocuWare permet également à Manche Habitat d’automatiser certains traitements documentaires.
Un exemple concret concerne la gestion des régularisations de charges locatives. Dans ce cadre, les documents sont déposés en masse dans un dossier spécifique avant d’être traités automatiquement par la solution.
DocuWare est alors capable de découper les fichiers PDF et de compléter automatiquement les champs d’index, à partir des informations présentes dans les documents ou dans l’ERP métier ULIS.
Cette automatisation permet de réduire les manipulations manuelles, d’améliorer la fiabilité du classement et de faciliter l’accès aux documents pour les équipes.
« Nous avons automatisé certains traitements documentaires, notamment pour la gestion des régularisations de charges locatives. »
Jean-Baptiste Britto - Chef du service informatique de Manche Habitat
Les bénéfices observés après la migration vers DocuWare
La migration vers DocuWare a permis à Manche Habitat de moderniser sa gestion électronique de documents (GED) et de sécuriser l’accès aux informations dans un environnement adapté aux besoins d’un bailleur social.
La solution s’intègre désormais pleinement dans le système d’information de l’organisme, en lien avec l’ERP métier ULIS, ce qui permet de relier les documents aux dossiers métiers et de faciliter leur consultation par les équipes.
Cette nouvelle organisation documentaire contribue à fiabiliser la gestion des documents, à améliorer la circulation de l’information et à simplifier les usages pour les collaborateurs.
Pour le service informatique, la mise en place d’une GED moderne et évolutive ouvre également de nouvelles perspectives pour développer des projets de dématérialisation documentaire et d’automatisation des processus.
Fiabilité de la solution
Une GED moderne et stable qui fonctionne sans les problèmes techniques rencontrés auparavant.
Accès simplifié aux documents
Les équipes peuvent retrouver plus facilement les documents dont elles ont besoin.
Une administration plus sereine
Le service informatique dispose d’une solution plus simple à gérer et à maintenir.
Des perspectives d’évolution
La GED ouvre la voie à de nouveaux projets d’automatisation et d’optimisation documentaire.
« DocuWare est une solution moderne et fiable qui apporte une vraie tranquillité d’esprit. Elle fonctionne sans accrocs et reste relativement facile à prendre en main. »
Jean-Baptiste Britto - Chef du service informatique de Manche Habitat
Une GED adaptée aux enjeux des bailleurs sociaux
L’expérience de Manche Habitat illustre comment une solution de gestion électronique de documents (GED) peut accompagner la transformation numérique des organismes de logement social.
Dans un environnement où les bailleurs sociaux doivent gérer un volume important de documents (dossiers locataires, contrats, factures, courriers ou documents techniques) la mise en place d’une GED moderne comme DocuWare permet de structurer l’information et de faciliter l’accès aux documents pour l’ensemble des équipes.
Grâce à l’intégration avec l’ERP métier ULIS, les documents peuvent désormais être associés directement aux dossiers métiers, ce qui contribue à fluidifier les processus et à améliorer la circulation de l’information au sein de l’organisme.
Cette modernisation de la gestion documentaire ouvre également la voie à de nouveaux projets de dématérialisation et d’automatisation, permettant aux bailleurs sociaux d’améliorer leur efficacité tout en sécurisant la gestion de leurs documents.
« DocuWare propose également des perspectives d’évolution très intéressantes avec des retours sur investissement certains. »
Jean-Baptiste Britto - Chef du service informatique de Manche Habitat
Le conseil de Manche Habitat aux autres bailleurs sociaux
À travers ce projet de migration vers la GED DocuWare, Jean-Baptiste Britto de Manche Habitat souligne l’importance de bien préparer l’organisation documentaire et d’impliquer les équipes dans la transformation.
Pour un bailleur social, la gestion électronique de documents ne doit pas être perçue uniquement comme un outil technique, mais comme un levier d’amélioration des processus et de simplification du travail des équipes.
« Il est important d’impliquer les équipes dès le début du projet et de bien structurer l’organisation documentaire pour que la GED soit réellement utile au quotidien. »
Jean-Baptiste Britto - Chef du service informatique de Manche Habitat
Un accompagnement sur mesure pour chaque bailleur social
En tant qu’intégrateur GED du groupe Meylly, Altexence est reconnu pour son expertise auprès des bailleurs sociaux. Nous mettons en œuvre des solutions GED adaptées à vos processus métiers, tout en accompagnant vos équipes vers une adoption durable.
