SFHE : moderniser la gestion documentaire d’un bailleur social avec la GED DocuWare
La SFHE (Société Française d’Habitations Économiques), acteur historique de l’habitat social est une société anonyme HLM, filiale du groupe Arcade-VYV. Elle intervient principalement dans le sud de la France, notamment en Provence-Alpes-Côte d’Azur, Occitanie et Auvergne-Rhône-Alpes, avec pour mission de proposer des logements de qualité et d’accompagner les ménages à revenus modestes.
La SFHE gère aujourd’hui un parc d’environ 12 000 logements et s’inscrit dans une démarche de modernisation continue de ses outils et de ses processus métiers.
Dans ce contexte, l’organisme a engagé un projet de transformation de sa gestion électronique de documents (GED) afin de mieux structurer ses informations, faciliter l’accès aux documents et répondre aux enjeux réglementaires.
À cette occasion, nous avons interviewé Sylvain Maunier, Responsable des projets informatiques, qui revient sur la mise en place de la solution DocuWare, intégrée à l’ERP IKOS.
12 000 logements
Sud de la France
ERP IKOS
Avant DocuWare : une gestion documentaire rigide et limitée
Avant la mise en place de DocuWare, la gestion documentaire de la SFHE reposait sur la solution Xemii (éditeur T2i), en lien avec l’ERP IKOS.
Si cette organisation permettait d’archiver un grand volume de documents — commandes, factures, dossiers locataires, contentieux ou encore diagnostics — elle présentait plusieurs limites majeures dans un contexte de digitalisation des bailleurs sociaux.
Le plan de classement était totalement figé, avec des index imposés, ne permettant pas d’adapter la structure aux besoins métiers. La recherche documentaire était également limitée, puisqu’il n’était pas possible d’effectuer plusieurs recherches simultanément.
Par ailleurs, certaines fonctionnalités essentielles, comme la gestion du cycle de vie des documents ou la conformité au RGPD, n’étaient pas assurées.
« Le plan de classement de T2i est complètement figé… et il n’était pas possible d’effectuer plus d’une recherche à la fois. »
Sylvain Maunier - Responsable des projets informatiques
Pourquoi lancer un projet de GED ?
Face à ces limites, la SFHE a engagé un projet de modernisation de sa gestion électronique de documents (GED).
L’objectif était de disposer d’une solution plus souple, capable de s’adapter aux besoins métiers, tout en garantissant la conformité réglementaire et en facilitant l’accès à l’information.
Dans ce contexte, plusieurs facteurs ont été déterminants : la nécessité de respecter le RGPD, la volonté d’améliorer l’expérience utilisateur et le besoin de mieux intégrer la GED aux outils existants, notamment l’ERP IKOS.
« Le respect du RGPD et l’adaptation du plan de classement ont été des facteurs déclencheurs. »
Sylvain Maunier - Responsable des projets informatiques
Exigences réglementaires (RGPD)
Besoin de modernisation
Adaptation aux usages métiers
Intégration avec l'ERP IKOS
Le choix de DocuWare et l’accompagnement d’Altexence
Dans le cadre de ce projet, la SFHE a lancé un appel d’offres afin d’identifier une solution adaptée à ses besoins.
Le choix s’est porté sur DocuWare, une GED particulièrement adaptée aux bailleurs sociaux, notamment grâce à sa flexibilité, sa capacité d’évolution et sa compatibilité avec les environnements métiers.
L’accompagnement d’Altexence a permis de sécuriser le projet, d’assurer une reprise efficace des données existantes et de garantir une intégration fluide avec l’ERP IKOS.
« Les critères déterminants ont été l’adéquation aux besoins, le coût et la reprise des données. »
Sylvain Maunier - Responsable des projets informatiques
Le déploiement de la GED DocuWare à la SFHE s’est appuyé sur plusieurs étapes, menées en collaboration avec les équipes et l’intégrateur Altexence, afin de garantir une transition efficace depuis l’ancienne solution.
Téléchargez le retour d’expérience complet de ce bailleur social sur la mise en place de la GED DocuWare.
Accédez à l’intégralité de l’interview de la SFHE et découvrez les enjeux, les étapes du projet et les bénéfices observés après la migration vers la GED DocuWare, intégrée à l’ERP IKOS.
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Une GED intégrée à IKOS pour une utilisation fluide
Aujourd’hui, la GED DocuWare est pleinement intégrée à l’ERP IKOS, permettant aux équipes d’accéder aux documents directement depuis leurs outils métiers.
Des liens ECM ont été intégrés dans les différents écrans, facilitant l’accès aux informations. De plus, l’utilisation de raccourcis clavier permet d’effectuer des recherches instantanées, sans quitter l’environnement de travail.
Ainsi, la gestion documentaire du bailleur social devient plus fluide, plus rapide et mieux intégrée aux processus existants.
« Le chargé de location met en surbrillance un numéro, appuie sur trois touches et accède immédiatement aux documents archivés. »
Sylvain Maunier - Responsable des projets informatiques
Des bénéfices concrets pour la gestion documentaire
La mise en place de DocuWare a permis à la SFHE d’améliorer significativement sa gestion documentaire.
Les équipes disposent désormais d’un système plus structuré, plus flexible et mieux adapté à leurs besoins métiers. L’accès aux documents est simplifié, les recherches sont plus rapides et les processus sont optimisés.
Par ailleurs, l’intégration avec la messagerie permet de déposer directement des documents dans la GED, ce qui facilite les usages au quotidien.
Classement adapté aux métiers
Accès rapide aux documents
Intégration avec la messagerie
Gain d’efficacité opérationnelle
« L’archivage est aujourd’hui beaucoup plus adapté aux besoins des équipes métiers. »
Sylvain Maunier - Responsable des projets informatiques
Quelles perspectives pour la SFHE ?
Dans une logique d’amélioration continue, la SFHE prévoit d’étendre l’utilisation de la GED à de nouveaux processus internes.
Cette évolution permettra de renforcer la dématérialisation des flux et d’améliorer encore la circulation de l’information au sein de l’organisation.
Extension à de nouveaux processus
Structuration des flux documentaires
Le conseil d’un bailleur social
Ce retour d’expérience démontre l’importance, pour un bailleur social, de s’appuyer sur une GED performante et bien intégrée à son ERP.
La GED DocuWare s’impose aujourd’hui comme une solution de référence pour moderniser la gestion documentaire et accompagner la transformation digitale du secteur.
« Nous recommandons notamment DocuWare 7.13, en particulier pour le connecteur avec le nouvel Outlook. »
Sylvain Maunier - Responsable des projets informatiques
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