Altexence vous aide à relever ce défi
Dans le secteur automobile, le service après-vente est un pilier stratégique. Entre la gestion des ordres de réparation, des photos d’intervention, et des factures clients ou fournisseurs, les ateliers et concessions sont souvent confrontés à une charge documentaire considérable. Une mauvaise organisation peut entraîner des pertes de temps, des erreurs, et nuire à la satisfaction client. Alors, comment relever ce défi tout en améliorant vos performances ?
Une problématique récurrente : gérer un flux documentaire croissant
Lorsqu’un véhicule entre dans un atelier, tout commence par un ordre de réparation signé par le client. Ce document, souvent combiné à des photos prises en atelier, doit être archivé de manière organisée pour justifier les interventions supplémentaires, telles qu’un changement de plaquettes de frein ou une réparation imprévue.
Les factures dans le secteur automobile se divisent en deux grandes catégories :
- Les factures clients, souvent associées à des travaux spécifiques ou des ventes de véhicules.
- Les factures fournisseurs, qui concernent les pièces détachées ou services externalisés.
L’absence d’une solution centralisée peut entraîner des erreurs dans le rapprochement de ces documents avec les numéros de châssis (N° VIN) ou les numéros d’immatriculation.
Les clients demandent de plus en plus souvent un accès rapide à l’historique de leur véhicule : réparations, entretiens, garanties. Sans un outil structuré, fournir ces informations devient un casse-tête, impactant directement la satisfaction client.
Les enjeux spécifiques au secteur après-vente automobile
- Traçabilité des documents
Chaque véhicule a un cycle de vie documentaire complexe, impliquant des certificats, des garanties, des devis, et des ordres de réparation. Une solution GED permet de regrouper toutes ces informations dans un seul dossier numérique, accessible par des identifiants uniques comme le N° VIN. - Accélération des processus internes
Les techniciens et administrateurs passent souvent trop de temps à chercher des documents éparpillés entre plusieurs systèmes ou archivés sur papier. Avec une GED, les informations sont centralisées et disponibles en quelques secondes. - Optimisation de la logistique des pièces détachées
La gestion des stocks de pièces détachées est une problématique clé dans les ateliers et concessions. Une GED connectée aux systèmes internes peut faciliter le suivi des bons de commande, des livraisons, et des inventaires.
Les bénéfices d’une GED sur-mesure pour le service après-vente
- Réduction des erreurs et des pertes d’information
Avec une GED, chaque document est classé automatiquement et associé au véhicule concerné. Cela réduit les risques d’erreurs humaines, notamment lors du rapprochement des photos d’intervention, des devis, et des factures. - Gain de temps significatif
Les équipes accèdent en quelques clics aux ordres de réparation, historiques ou factures. Cela permet de consacrer plus de temps aux travaux techniques et moins à la recherche de documents. - Une meilleure expérience client
Les clients reçoivent des informations claires et détaillées sur les interventions réalisées. En cas de demande de garantie ou d’historique, les données sont disponibles instantanément, renforçant leur confiance.
Cas concret : Comment une GED peut transformer votre service après-vente
Prenons l’exemple d’un atelier de réparation qui traite 50 véhicules par jour. Chaque véhicule génère :
- 1 ordre de réparation signé.
- En moyenne, 3 photos d’interventions pour justifier les réparations supplémentaires.
- 1 devis initial et 1 facture finale.
Avec une GED :
- Les documents sont automatiquement organisés par N° VIN, date ou type de document.
- Les techniciens ajoutent directement leurs photos et annotations en temps réel, depuis une tablette ou un smartphone.
- Les responsables administratifs rapprochent facilement les factures et devis, réduisant les délais de traitement.
Relevez le défi avec Altexence
Chez Altexence, nous comprenons les enjeux spécifiques du service après-vente automobile. Nos solutions GED s’adaptent à vos besoins pour simplifier la gestion documentaire, réduire les erreurs, et améliorer la satisfaction client.
Prêt à transformer votre service après-vente ? Découvrez notre expertise et prenez la route de la digitalisation. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus.