La GED dans le secteur automobile
Le secteur automobile, caractérisé par sa complexité et ses flux documentaires massifs, nécessite des solutions adaptées pour garantir une gestion fluide et efficace. Entre les véhicules neufs, d’occasion, le service après-vente, la comptabilité et les ressources humaines, la Gestion Électronique des Documents (GED) devient un outil clé pour centraliser, organiser et sécuriser l’ensemble des informations. Grâce à des solutions digitales comme celles proposées par Altexence, votre organisation gagne en performance, tout en améliorant la satisfaction client.
Faisant partie de Meylly Group, nous sommes fiers de contribuer à des projets ambitieux comme celui de Porsche Distribution, filiale de Porsche France, qui a optimisé la gestion de ses dossiers fournisseurs, clients et véhicules grâce à une solution de GED sur-mesure.
Découvrez comment une telle solution peut transformer vos processus dans le secteur automobile.
GED sur-mesure
Chez Altexence, nous comprenons les défis de la gestion documentaire dans le secteur automobile. Elle est complexe en raison des volumes importants de certificats, contrats, factures, et documents techniques. Nous offrons donc une solutions de GED sur-mesure, parfaitement adaptée pour centraliser, organiser et sécuriser vos fichiers, tout en garantissant un accès rapide à vos informations clés. Grâce à cette approche personnalisée, vos équipes gagnent en efficacité et se concentrent sur leurs activités stratégiques.
Pourquoi choisir une GED personnalisée ?
- Organisation structurée : Classement par numéro de châssis (N° VIN), immatriculation, ou catégories spécifiques (fournisseurs, véhicules).
- Accès instantané : Interface intuitive pour rechercher et récupérer les certificats, bons de commande, et autres documents essentiels.
- Sécurisation des données : Conformité avec les réglementations comme le RGPD, et sauvegarde automatique pour éviter toute perte d’information.
- Gain de temps : Réduction des tâches manuelles grâce à l’automatisation de la gestion documentaire.
Gestion des dossiers
La gestion des dossiers de véhicules neufs et d’occasion est une étape clé dans le secteur automobile. Une solution GED permet de regrouper les certificats d’immatriculation, contrats de vente, fiches techniques, et d’assurer un suivi précis des historiques d’entretien et réparations. Cette centralisation garantit une traçabilité irréprochable, tout en offrant une meilleure expérience client grâce à des données accessibles en temps réel.
Une gestion simplifiée et efficace
- Véhicules neufs : Accédez facilement aux certificats d’immatriculation, dossiers techniques, et contrats de vente dans un espace numérique sécurisé.
- Véhicules d’occasion : Archivez et retrouvez rapidement les historiques d’entretien, réparations et garanties constructeur pour une transparence totale.
- Relation client renforcée : Offrez une expérience plus fluide avec des informations structurées, fiables et accessibles en quelques clics.
- Conformité réglementaire : Respectez les obligations légales avec un archivage sécurisé et traçable des documents.
Processus après-vente
Le service après-vente est un pilier de satisfaction client dans le secteur automobile. La gestion des ordres de réparation, photos des interventions, et factures clients et fournisseurs peut être complexe et source d’erreurs. Avec une GED, vous centralisez l’ensemble de ces informations dans un espace unique, accessible en temps réel. Cela garantit une traçabilité irréprochable, une logistique connectée, et une meilleure expérience client.
Des processus après-vente optimisés
- Ateliers : Générez, archivez et enrichissez vos ordres de réparation avec des photos, devis et annotations en temps réel.
- Magasins : Optimisez la gestion des stocks de pièces détachées, des bons de commande et des livraisons fournisseurs.
- Traçabilité renforcée : Centralisez les informations grâce à des identifiants uniques comme le numéro de châssis (N° VIN) ou le numéro d’immatriculation.
- Satisfaction client : Répondez rapidement aux demandes de garanties ou d’historique grâce à des dossiers parfaitement organisés et accessibles en quelques clics.
Comptabilité et les ressources humaines
La gestion des factures fournisseurs, notes de crédit et autres flux financiers peut rapidement devenir chronophage dans une concession automobile. De même, les services RH jonglent avec des contrats de travail, CV et documents administratifs. Une GED adaptée au secteur automobile vous permet de structurer ces processus et d’automatiser les tâches répétitives pour gagner en temps et en sérénité.
Une administration simplifiée et performante
- Comptabilité : Automatisez la gestion des factures fournisseurs, constructeurs, et interco avec des sous-dossiers personnalisés. Assurez le suivi des bons de livraison, commandes fournisseurs, et intégrez les flux SEPA pour les règlements.
- Ressources humaines : Centralisez les dossiers collaborateurs : contrats, fiches de paie, pièces administratives. Gérez les recrutements avec une CV-thèque connectée aux plateformes d’emploi et optimisez l’onboarding grâce à des processus automatisés.
- Conformité renforcée : Assurez-vous que chaque document (contrats, paiements, fiches administratives) est conforme aux réglementations du secteur automobile, notamment en matière de RGPD et de gestion des données sensibles.
Performance globale
Adopter une GED dans le secteur automobile, c’est choisir une solution qui optimise la gestion documentaire de votre concession, atelier ou siège administratif. Que ce soit pour les dossiers techniques des véhicules, les certificats d’immatriculation, ou les factures clients et fournisseurs, chaque document est sécurisé, organisé et accessible rapidement. Cela permet à vos équipes de se concentrer sur l’essentiel : l’amélioration de vos performances commerciales et opérationnelles.
Des bénéfices concrets pour votre organisation
- Réduction des coûts : Limitez les dépenses liées au papier, au stockage physique et au traitement manuel des contrats de vente, historiques d’entretien, ou ordres de réparation.
- Efficacité accrue : Automatisez la gestion des bons de commande, fiches techniques et autres documents liés aux véhicules.
- Conformité garantie : Respectez les normes et réglementations en vigueur, comme la traçabilité des numéros de châssis (N° VIN) et la gestion des garanties constructeur.
- Flexibilité : Une solution modulable pour répondre aux besoins des flottes automobiles, des concessions multi-sites, ou des ateliers de réparation.