Trucs et astuces DocuWare : comment réduire ses délais de paiement

Dans un article précédent, nous avions décrit un moyen simple (grâce à DocuWare intégré par Altexence) pour classer et envoyer des factures numériques dans le respect des normes fiscales en vigueur.

Comme indiqué, l’économie réalisée peut être substantielle et directement liée à la volumétrie.

Un autre avantage est la capacité de faire évoluer ce système pour améliorer le règlement de ses factures.

Comme vous le savez, plus vous tardez pour relancer vos clients en retard de règlement, plus le recouvrement est complexe, coûteux, voire hasardeux.

Partant de ce constat qui a aussi fait ses preuves dans le règlement des loyers immobiliers, nous vous recommandons de mettre en place un système par anticipation et par des rappels en escalade.

Le principe est simple :

1. Le point de départ est évidemment la date d’échéance. Cette date est à définir comme un index documentaire dans DocuWare.
2. Sur cette base il faut paramétrer une date de rappel avant la date d’échéance.
3. Ensuite cadencer des dates de rappel de retard après la date d’échéance (relance par email, lettre, lettre recommandée, ….)

Là encore, DocuWare nous montre toute la souplesse et la puissance de son paramétrage.

Pour les points n°1 et n°2, il est facile de paramétrer une tâche avec le module AutoIndex de DocuWare.

Vous n’avez pas le module Autoindex ou ne savez pas si vous l’avez,

Un simple paramétrage vous permettra de mettre à jour un index « technique » pour déclencher un processus de travail avec le workflow manager.

Vous n’avez pas le module Workflow Manager ou ne savez pas si vous l’avez.

Ensuite, grâce au studio graphique du module Workflow Manager, quoi de plus simple que de créer un processus automatique pour envoyer un email de relance avant la date d’échéance en paramétrant un email personnalisé comme par exemple :

Pour le point n° 3, il suffit de répéter les paramétrages en précisant les dates de relances, les modes d’envoi.

Nous recommandons aussi de coupler cela avec des synthèses envoyées au(x) service(s) concerné(s), comme comptabilité clients, direction, … en fonction de votre organisation.

Vous disposerez ainsi d’une plate-forme permettant d’anticiper les retards et s’ils se produisent de les traiter avec diligence et régularité.

Bien sûr, il est tout à fait possible d’interagir avec le système pour suspendre/retarder une procédure de relance pour des raisons commerciales par exemple.