HABITAT 44 : L'habitat social fait sa transition

– Pourquoi avoir fait le choix de la GED pour votre entreprise ? 

Nous archivons énormément de documents. En 2018, nous avons stocké plus de 20 000 factures et autant de bons de commande. Nous générons en général environ 9000 avis d’échéance par mois et 1000 contrats chaque année.

Les factures étaient stockées dans une grande salle accessible seulement par le service comptabilité. Il fallait donc imprimer celles-ci plusieurs fois. Il était donc important de simplifier les recherches pour gagner du temps et avoir une meilleure transversalité pour chaque document. Nous cherchions une solution qui n’alourdisse pas les processus déjà utilisés et possédant un système assez ouvert pour pouvoir y accéder depuis notre ERP métier par exemple.

– Votre problématique est-elle spécifique ? Obligation réglementaire ou légale ? Phase de croissance externe ?

Dans ce secteur de métier, il y a une grosse volumétrie de documents à archiver pendant des années. Il faut donc les retrouver facilement lorsqu’un client le demande. De plus, l’obligation de protéger les données personnelles suite au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) nous a poussé à sauter le pas notamment par rapport à l’accès aux données. Il fallait donc qu’il y ait un périmètre autorisé à consulter certaines informations par exemple pour les mandats SEPA qu’on doit archiver et retrouver rapidement si besoin est.

– Comment avez-vous connu Altexence ? Sélection de prestataires GED ? Prescription ? 

Le projet de mise en place d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) a été abordé il a de cela un petit moment. 

Nous avons donc lancé un appel d’offre et suite à une soutenance face à un jury d’une quinzaine de personnes des différents métiers de l’entreprise, nous avons sélectionné la solution DocuWare présentée par Altexence. La grande expérience de l’immobilier social acquise par Gilles Sauvagnat, le président d’Altexence a fait partie des éléments qui nous ont fait choisir cette réponse.

Bien que ce fût de prime abord l’offre la plus chère par rapport à d’autres solutions du marché, la qualité de l’échange avec l’intervenant sur des points techniques a pris le dessus notamment par rapport à la possibilité de liaison avec notre outil métier. Il y avait un gisement d’économies futures très intéressant.

– Quel a été le timing du projet ? A-t-il été respecté ? Quelles en ont été les étapes déterminantes ?

Notre premier but était d’archiver les bons de commandes et les factures car le process était simple, structuré et déjà bien rodé chez nous sous format papier, donc relativement simple à reproduire informatiquement. Office public de l’habitat, nous recevons les factures par le portail CHORUS PRO. Il était donc important de faire cette liaison au niveau du développement. L’appel d’offres s’était déroulé en fin d’année 2016. Nous avons ensuite démarré le projet en février 2017 avec Altexence et DocuWare a été mis en place après l’été 2017.

– Les bénéfices ont été mesurables au bout de combien de temps ? Auriez-vous des exemples de retours d’usage ?

À ce jour, nous avons pu mesurer le comportement des utilisateurs face à DocuWare. Au début, il y avait quelques réticences mais il s’avère aujourd’hui qu’ils ne pourraient plus s’en passer.

L’étape de saisie des factures pour les indexer puis les archiver est maintenant automatisée et est directement en relation avec le portail Chorus Pro. C’est donc un gain de temps considérable au quotidien dans l’archivage et la recherche des documents.

Grâce à DocuWare, nous avons pu automatiser au maximum la chaîne de traitement documentaire et éliminer la surface d’archive. Par exemple, le comptable n’a plus besoin de ranger les factures dans des boîtes et les mettre dans un espace dédié, ce qui représentait un gros volume de stockage. Nous voudrions à terme dématérialiser l’ensemble des documents avec l’équipe d’Altexence, entre autres l’armoire juridique, le stockage des diagnostics énergétiques à archiver tout au long de la vie du patrimoine ainsi que l’ensemble des documents locataires et les documents en lien avec le bâtiment comme les plans, les actes de propriété… Cette dématérialisation quasi complète de nos documents assurera encore plus de fluidité dans nos échanges avec nos locataires et nous donnera une image en temps réel du bon fonctionnement de notre office.