Signature électronique : une parfaite intégration avec la gestion électronique des documents

Qui dit signature dit valeur légale.

Alors une signature électronique a-t’elle une valeur légale ?

Bonne question.

Essayons de faire le point :

• En introduction, précisons que nous n’avons ni les compétences et donc ni pour objectif de faire un cours d’histoire sur l’encadrement juridique des signatures électroniques en Europe et donc en France.
• Il faut néanmoins rappeler les fondamentaux du texte du Règlement « eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) n°910/2014 du 23 juillet 2014« . Ce dernier a pour ambition d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Il établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.
• Et autre point très important depuis le 1^er juillet 2016 ce règlement est entré en application.
• Il s’agit donc bien d’une nouvelle étape franchie au niveau de l’Union Européenne.
• Traduit dans la pratique, cela signifie que toutes les entreprises ayant une activité dans l’Union Européenne peuvent utiliser une solution de signature électronique à valeur légale pour accélérer les échanges et faciliter la mutation vers le numérique.

Pour bien en comprendre la valeur légale, citons deux articles du règlement :

• eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014, Article 25. Titre : Effets juridiques des signatures électroniques

1. L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée.
2. L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite.
3. Une signature électronique qualifiée qui repose sur un certificat qualifié délivré dans un État membre est reconnue en tant que signature électronique qualifiée dans tous les autres États membres.

• eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014, Article 26. Titre : Exigences relatives à une signature électronique avancée

Une signature électronique avancée satisfait aux exigences suivantes:
a) être liée au signataire de manière univoque;
b) permettre d’identifier le signataire;
c) avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif; et
d) être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Et en droit français l’article 1367 du Code Civil modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 4 dispose

« La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. »

En synthèse, il ne faut pas oublier un élément très structurant pour garantir la valeur légale à la signature électronique.

Ceci  concerne l’utilisation de tiers de confiance avec la Liste nationale de confiance contrôlée par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI)

Après cette introduction, quid de la pratique au quotidien ?

Notre objectif est toujours de proposer des solutions les plus simples possibles et bien sûr fiables.

Nous avons donc décidé d’opter pour une solution mature répondant totalement aux exigences réglementaires. Solution que nous avons intégrée avec notre offre de gestion électronique de documents pour proposer un service flexible et très facile à utiliser.

Le principe est le suivant :

Concrètement, tout en travaillant avec DocuWare, un simple clic, une sélection, voire un automatisme va permettre de déclencher un processus de signature.

Cette dernière pourra être :

• Simple (au sens eIDAS)
• Avancée
• Avancée avec certificat qualifiée
• Qualifiée

Ces différents niveaux sont choisis lors de l’appel à la plate-forme en fonction des besoins légaux définis.

Pour faciliter sa gestion, une société peut avoir plusieurs profils permettant de choisir automatiquement le niveau ad hoc selon les options du service juridique.

Pour quels documents ?

• Virtuellement tous les documents nécessitant une signature à valeur probante:
  • Des contrats commerciaux
  • Des commandes
  • Des baux d’habitation
  • Des baux commerciaux
  • Des promesses de vente
  • …

Résumé des fonctionnalités :

• Plate-forme totalement intégrée à DocuWare,
  • Appel de la plate-forme, envoi  automatique du document à signer selon le profil choisi
  • Multi profil par organisation pour structurer les niveaux de signature exigés en fonction des processus
  • Suivi des signatures
  • Récupération et classement automatiques du document signé en remplacement du document d’origine.
• Multi-canal
• Multi périphériques, tablette, smartphone, ordinateur
• Multi signataires
• Multi documents
• Conservation à valeur probante
• Fichiers de preuve
• Tableaux de bord
• 4 niveaux de signatures