DocuWare : un nouveau module d’écritures comptables pour la GED

Avec le module DocuWare Workflow Manager il est facile de mettre en oeuvre vos procédures dans le système de gestion documentaire.

Exemple :

A partir de ce module il est ainsi possible de réaliser (liste non exhaustive) :

• Des interrogations de bases de données
• Des tests sur tout ou partie des données
• Des arbres de décisions aussi complexes que beaucoup d’organisations (c’est à dire très complexe  )
• Des envois d’emails
• Des appels à des Webservices
• Des assignations à des utilateurs, des groupes, …
• Des formulaires contextuels
• Des lancements sur conditions documentaires, sur conditions temporelles, …
• …

Il ne nous manquait plus que la possibilité d’appeler des fonctions externes à partir d’un formulaire.

C’est chose faite avec la version 6.11 de DocuWare.

Cette fonction nous a intéressé à plus d’un titre.

La première utilisation concrète est l’appel de notre nouveau module permettant de générer écritures comptables et éclatement analytique de toutes les factures traitées dans un processus DocuWare.

Avec ce module nous pouvons ainsi proposer à nos clients une totale continuité dans la chaîne de traitement, de la numérisation à l’intégration comptable.

Bien sûr, toutes les étapes classiques sont traitées, numérisation, classement, lecture automatique, extraction des données, rapprochement ou non avec commandes, intégration du(des) bon(s) de livraison, processus de validation. Le tout avec la génération automatique d’une piste d’audit.

Notre module peut être branché dans n’importe quel étape du processus, dans le respect des procédures de nos clients. Généralement, cet appel est réalisé lors de la dernière étape.

Exemple de paramétrage d’une tâche

Ainsi par sélection du choix « Analytique », l’utilisateur est automatiquement devant l’écran de saisie et la facture correspondante:

L’outil se charge évidemment de tous les tests de cohérence et s’appuie sur le référentiel comptable de l’outil de gestion.

Une fois l’écriture validée le module génère le ou les fichier(s) au format ad hoc ou appelle le web services publié par l’outil de gestion pour alimenter la comptabilité.

Lors de l’enregistrement du paiement de la facture en comptabilité, nous pouvons bien sûr mettre à jour le statut du document dans DocuWare.

Un exemple concret de l’une de nos réalisations pour compléter et intégrer la solution DocuWare dans le système d’information de nos clients.