De la facture papier à la facture numérique – Les bénéfices du décret du 22 mars 2017

Ne cachons pas notre joie !

Souvent habitués à des réglementations complexes à comprendre et à appliquer, il faut reconnaître que l’arrêté du 22 mars 2017  du Ministère de l’économie et des finances est simple et clair.

Rappel des faits (version courte !)

• Avant le décret :
  • Une facture papier numérisée n’avait pas la valeur fiscale telle que décrite dans l’article 289 du Code générale des impôts
• Après le décret (date d’application le 30 mars 2017)
  • Les règles sont clarifiées et simplifiées et la facture papier numérisée vaut facture papier.

Ce que dit le texte :

• Le titre : Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales
• Le contenu :
  • I. – Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
  • II. – L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
  • « III. – Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
    1. D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de
       niveau une étoile ;
    2. D’une empreinte numérique ;
    3. D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité
       (RGS) de niveau une étoile ;
    4. Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification
       figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes
opérations réalisées. »

Les règles à respecter dans la vraie vie :

• Pour être conforme au point I : la numérisation doit être faite pour permettre une reproduction à l’identique (« le résultat est la copie conforme à l’original en image et en contenu »). Pour garantir ce résultat, une numérisation avec un scanner de qualité en 300 dpi couleur est un minimum. Il ne faut pas utiliser de procédé de traitement d’images. Attention donc aux options par défaut de certains scanners. Attention aussi à l’utilisation des dispositifs de compression. Le décret précise que la compression doit se faire sans perte. Demande quelque peu antinomique, compression = perte de données. La question est quel est le niveau acceptable. Gageons que nous disposerons prochainement d’une prochaine doctrinale sur le site du bulletin officiel des finances publiques-impôts . En attendant, et tant pis pour l’espace disque, configurez vos scanners pour la plus faible compression. Le format PDF/A multi page en 300 dpi 24 bit couleur est à privilégier.
• Pour être conforme au point II : il est important de documenter le processus complet de la numérisation jusqu’à l’archivage électronique. Ce document, interne à l’entreprise doit pouvoir être produit sur demande de l’administration fiscale.
• Pour être conforme au point III:
  • Apposer une signature électronique sur toutes les factures numérisées. Bonne nouvelle un certificat RGS * suffit. Exemple de certificat chez Chambersign 
  • Le fichier doit être horodaté au moyen d’une source d’horodatage interne. Re bonne nouvelle DocuWare réalise cette opération en standard.

Conclusions (si vous disposez d’une solution DocuWare) :

Il faut :

• Respecter les règles sur la qualité de la numérisation
• Disposer d’une certificat conforme au RGS une étoile (*)
• Paramétrer la solution DocuWare pour respecter les règles décrites
• Mettre en place et documenter le processus de la numérisation à l’archivage

Point important et non rappelé dans ce décret :

Le respect des règles édictées ne vous affranchit pas de la mise en place et de la documentation d’une piste d’audit fiable pour vos processus de traitement des factures fournisseurs et factures clients. Re re bonne nouvelle, avec la solution DocuWare il est possible de générer automatiquement une piste d’audit fiable par l’utilisation du module DocuWare Workflow Manager et le moteur DocuWare.