Jo nous explique l’un des défis majeurs de notre époque, bien ancré dans le présent : la sécurisation des données.
Comment s’y retrouver?
Comment assurer la confidentialité et une organisation bien huilée de ses documents sans couacs dans les rouages?
La réponse dans cet épisode.
Journaliste:
Bonjour Jo !
Tu nous fais voyager depuis le début de cette série dans l’univers de la Gestion Electronique des documents, la GED ! Cela parait tellement simple, pourtant j’avoue avoir des craintes. Quid de mes documents papiers ? Avec eux je suis rassurée et puis en cas de litige c’est fiable et reconnu.
Est-ce que tu peux en dire autant avec la GED?
Jo:
Non je ne peux pas en dire autant !
Journaliste:
C’est bien ce je que craignais, que du rêve!
Jo:
Tu ne m’as pas laissé terminer ma phrase! Je ne peux pas en dire autant car en fait je peux en dire beaucoup plus.
Exemple : avec un document papier, un incendie, un dégât des eaux, adieu le document et les précieuses informations contenues dans celui-ci. Cela peut avoir des conséquences dramatiques pour la vie d’une entreprise. Et crois-moi cela n’est malheureusement pas de la science-fiction.
Avec la GED DocuWare en mode Cloud Altexence tous les documents sont copiés et recopiés dans au moins deux emplacements géographiquement distants. Alors sauf à imaginer un scénario fin du monde, tous les documents sont protégés et je dirai surprotégés automatiquement.
Journaliste:
Et si la solution de GED est installée chez nous?
Jo:
Bonne question. Dans ce cas les équipes d’Altexence sont là pour te conseiller pour mettre en place la ou les stratégies de sauvegardes. C’est plus facile et moins cher à mettre en place que copier tous les documents papiers pour les transporter dans des entrepôts d’archivage ! Sans parler de l’empreinte carbone dans ce cas! #sauvons les forêts
Et cerise sur le gâteau, pour apporter encore plus de souplesse on peut aussi construire une architecture hybride avec une partie dans le cloud et une autre dans ton entreprise, le tout ultra sécurisé évidemment.
Journaliste:
Ok, je comprends pour la sauvegarde et la sécurité de conservation, mais pourtant je ne suis pas encore convaincue. Avec mon document confidentiel rangé dans mon coffre, je suis sûre que personne d’autre que moi n’a accès à ce document.
Jo:
Cela sent le vécu! Rassure-toi car là encore avec la GED DocuWare à la mode Altexence il est tout à fait possible de protéger les documents avec tous les niveaux de confidentialités voulues. On peut aussi demander un cryptage des documents pour les rendre illisible en dehors du système #halte au piratage.
En plus si tu te rappelles notre dernier podcast toutes les actions sur un document sont automatiquement enregistrées dans un journal.
Alors rassurée?
Journaliste:
Je commence à me rassurer, mais dis-moi cela doit être un énorme chantier pour mettre toute cela en œuvre?
Jo:
Chantier énorme est exagéré. D’abord, si tu ne l’as pas déjà fait, les équipes d’Altexence vont analyser avec toi les flux documentaires concernés. Exemple, comment est créé un contrat, qui valide, quelles sont les règles, existe-t-il des exceptions, etc.
L’infrastructure est à choisir en fonction des critères comme stratégie interne, coût, organisation.
Ensuite planification d’un projet classique avec une dose d’agilité pour coller aux besoins tout en respectant le triangle magique, coût, délai, qualité.
Les équipes d’Altexence sont expérimentées, cela aide. Plus de huit années de partenariat avec DocuWare, des consultants senior experts de la GED, de quoi être rassurée, non?
Journaliste:
OK alors quand commence-t-on?
Jo:
Un petit détail pour vraiment commencer, nous n’avons pas parlé de bon de commande, numérique bien sûr!!
Journaliste:
Merci Jo! Et pour le prochain épisode, nous aborderons un autre des grands enjeux contemporains, celui de la transition des entreprises vers une gestion plus écoresponsable. Un client d’Altexence pourra témoigner directement de son expérience! Alors à bientôt en podcast!