Podcast : Témoignage client (suite) : Une signature électronique pour quels usages?

Pour le cinquième épisode de notre série sur la GED, nous aborderons un thème plein de promesses pour faciliter les process en entreprise.  La signature électronique fait partie des services qu’Altexence propose pour faciliter le partage et la gestion des documents.

Monsieur Fabien Armand de Néotoa, a sollicité l’expertise d’Altexence à ce sujet. Nous l’avons appelé. Il nous en dit plus.

Journaliste :

Alors, pouvez-vous nous expliquer en quelques mots comment s’est mis en place la signature électronique et surtout pourquoi était-ce devenu un besoin incontournable pour votre entreprise ?

Fabien Armand (Néotoa):

La signature électronique chez Néotoa, c’est quelque chose qui existait sur certains périmètres depuis quelques années. Ce n’était pas une signature vraiment qui avait une valeur probante. C’était effectivement de la signature au doigt sur tablette et on voulait vraiment passer un cap sur cette partie-là pour proposer la signature réellement en distanciel, notamment par ce qu’on a appelé des OTP via téléphone. Aujourd’hui, que ce soit dans le contexte commercial mais aussi dans un nouveau contexte qui est lié au changement sanitaire, c’est devenu un besoin incontournable de pouvoir être à distance pour signer des documents. Donc c’est un essentiel de l’entreprise qu’il faut avoir de toute façon aujourd’hui pour rester compétitif et pour offrir de meilleurs services à nos clients.

Journaliste :

 Quelles solutions Altexence a apporté pour mettre en œuvre ce nouvel outil ?

 Fabien Armand (Néotoa):

Altexence nous a proposé un couplage entre la GED DocuWare et le système de signature tiers d’Universign Cryptolog, à savoir que tout simplement on dépose nos documents en GED dans DocuWare et puis on peut sélectionner le passage à un état de signature électronique pour que ces documents soient envoyés sur une plate-forme tiers, puis pour que des personnes puissent le signer via leurs smartphones, via leur navigateur Web et que nous puissions récupérer le document signé directement dans notre GED. En fait c’est une solution qui est intégrée dans la GED qu’on a aujourd’hui.

Journaliste :

Quelles ont été les impacts positifs de l’adoption de ce nouveau mode de fonctionnement avec la signature électronique ?

Fabien Armand (Néotoa):

 En premier impact positif c’est déjà qu’on réduit tout ce qui est autour du papier. Je veux dire par là qu’avant, quand on voulait faire signer quelque chose, le document on l’imprime, on l’envoie, il y a une personne qui signe, on le récupère, éventuellement on le re-signe, on le re-scanne et on le remet ailleurs. Avec une signature électronique aujourd’hui, le document est déjà dans la GED et envoyé en signature soit via un lien par e-mail, soit un lien sur un smartphone. Les gens signent et il est déjà dans notre GED.

Le second avantage, c’est surtout le temps. On gagne beaucoup de temps à ne plus faire toutes ces actions qui sont manuelles, cela consomme des ressources, et qui prennent vraiment du délai dans le temps. C’est à dire que si vous utilisez un usage très manuel, vous allez mettre quasiment 5 jours pour avoir quelque chose de signé, tandis qu’avec la signature électronique, en une demi-heure normalement tout le monde a signé le document.

 Journaliste :

 Pouvez-vous citer quelques utilisations et usages pour lesquels la signature électronique est bénéfique ?

Fabien Armand (Néotoa):

On a deux usages très fort chez nous qui ont été bénéfiques tout de suite. C’est sur la signature du contrat de travail pour les nouveaux collaborateurs, qu’on peut faire à distance et la signature de ce qu’on appelle les plans d’apurement, c’est à dire tous les engagements pour rembourser les dettes en impayé. L’exemple qu’on aime ressortir, c’est qu’avant la signature électronique, quand on envoyait un document à signer pour de l’apurement, on ne récupérait que 50% des documents signés à 15 jours et aujourd’hui, en moins de 15 jours on a 100 % des choses qui nous reviennent avec la signature électronique.

 Journaliste :

 Pourquoi recommanderiez-vous à une autre entreprise de choisir cette solution Altexence?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Ce que je trouve intéressant dans cette solution et ce que je recommanderai à toute entreprise, c’est cette vision unifiée et intégrée. C’est à dire que j’ai ma gestion électronique de document, qui est certes de la documentation à valeur probante en cas de litige, en cas de discussion voire du tribunal et je peux y associer, en intégrer de la signature électronique. C’est à dire que je n’ai pas besoin de sortir de mon outil de gestion électronique de documents pour pouvoir aller faire signer quelque chose. C’est totalement intégré. C’est un gain de temps et on reste toujours dans ces notions de valeur probante totalement intégrée.

Journaliste :

 Comment s’est déroulée la mise en œuvre de la signature électronique d’un point de vue pratique.

Fabien Armand (Néotoa):

 D’un point de vue pratique, tout d’abord on a mis en place la gestion électronique des documents avant de faire la signature électronique des documents, et elle s’est faite sous forme de POC, de preuve de concept avec nos équipes métier. Ce qui veut dire qu’on a pris un processus de signature sur un périmètre. On l’a fait tester en condition d’abord pas réelle en interne puis après en condition réelle pour voir si l’usage était bon. Si cela répondait bien au niveau des parties prenantes avec lesquelles on travaille sur la signature électronique et on y va étape par étape. Ce qui veut dire qu’on prend chaque processus et puis on lui ajoute de la signature électronique. A savoir qu’il y avait déjà de la signature papier et de la signature électronique. Donc on reprend des processus qu’on digitalise à chaque fois. On n’a pas fait un grand Big Bang de la signature électronique mais on y va document par document, processus par processus pour infuser la signature électronique dans l’entreprise et la déployer de manière itérative.

Journaliste :

A-t-il été facile pour les collaborateurs de s’adapter à ce nouveau fonctionnement ?

Fabien Armand (Néotoa):

 Dans le monde moderne, la signature électronique, toute le monde l’a plus ou moins rencontrée dans sa vie. Souvent, on peut être amené à la subir et nos collaborateurs effectivement font comme tout le monde : ils découvrent un nouveau fonctionnement qui n’est pas le fonctionnement habituel qu’il peut y avoir dans un service commercial où ce sont les gens qui signent et ils vont être à l’origine du déclenchement de la signature électronique. Alors, est ce que c’est facile pour les collaborateurs de s’adapter ? Globalement ce sont des processus assez faciles à mettre en place, après comme tout sujet, il faut former ses collaborateurs pour prendre le temps de les écouter et effectivement de déployer au fur et à mesure la signature électronique en écoutant bien leurs usages. 

Journaliste :

 Pourriez-vous imaginer faire sans aujourd’hui ? En quoi cette signature électronique représente-t-elle le présent mais aussi l’avenir ?

Fabien Armand (Néotoa):

 Alors j’aurais tendance à dire que oui on peut toujours imaginer faire sans parce qu’on a fait sans à une époque. Mais aujourd’hui ce serait quasi impossible de revenir en arrière. Les modes de fonctionnement, une fois qu’on est passé à signature électronique, on ne revient pas en arrière. Parce qu’effectivement cela tombe sous le sens. Les équipes travaillent plus vite. Au final les clients sont plus satisfaits parce que ça va plus vite pour eux aussi. Donc aujourd’hui c’est le présent. C’est l’usage du temps moderne mais c’est aussi l’usage de l’avenir parce qu’effectivement la société évolue. C’est pour cela qu’on a fait le choix d’avoir une solution proposée par Altexence qui intègre la gestion électronique de documents et la signature électronique. Aujourd’hui, dans l’avenir, tous les nouveaux documents qu’on va générer, on peut être amené à les signer. Donc évidement cela va continuer. On est que sur un cycle d’amélioration continu et la signature électronique c’est toujours l’avenir et cela le sera de plus en plus présent dans nos relations internes et externes.

Journaliste :

 C’est incroyable comme les solutions de gestion électronique des documents sont désormais fondamentales. Grâce à Altexence, il est possible de l’optimiser en parfaite cohérence avec les besoins de son entreprise, comme vient de le témoigner Fabien Armand de la société Néotoa. Restez connectés pour le prochain épisode de notre série, pour parfaire votre découverte de la GED avec Altexence.

À très bientôt !