Podcast : La GED Altexence et le télétravail

Le scénario catastrophe du confinement et de la mise en télétravail soudaine, brutale des entreprises a nécessité une gestion des documents plus efficiente et encore davantage dématérialisée ! Jo nous explique tout des avantages et surtout de la nécessité de recourir à la GED pour se préparer à toutes les éventualités.

Journaliste:

Bonjour Jo!
Avec la COVID, la GED n’a jamais été autant au cœur des stratégies des entreprises, quelle que soit leur taille. La vision d’Altexence sur ce que doit être la Gestion électronique de Document et son expérience du domaine depuis plus d’une dizaine d’années nous interpelle. On en parle?

Jo:

Bonjour ! Oui ! Cette expertise est là pour être partagée…Un vrai voyage dans le temps ! (bruitage rembobinage) J’ai pu comparer les stratégies de plusieurs entreprises et des réponses apportées au passé, présent et futur. La même problématique demeure ! (bruitage harpe) Comment retrouver facilement et rapidement le document voulu dans sa dernière version, quel qu’’il soit ? Car ce n’est pas toujours évident : modifications successives, document en cours de partage ou de validation… et j’en passe.

Journaliste:

C’est sûr. Mais comment s’adapter alors ? Existe-t-il vraiment des outils adaptés pour retrouver un document comme par exemple… Un document avec la référence UM651?

Jo:

Oui ! C’est fréquent de rechercher seulement une partie, un morceau d’un contenu d’un document.
L’exemple de la référence, d’un produit ou d’un client par exemple, est très approprié ! Je vois que tu cernes de mieux en mieux le concept de la GED!

Ce qui compte c’est de bien référencer son document et donc trouver la solution la plus adéquate possible. On peut aussi être confronté à du jargon, des termes techniques spécialisés utilisés et compris uniquement par quelques collaborateurs… Cela complique la tâche mais, grâce à l’outil de gestion Docuware en mode Altexence, on s’adapte, et on répond au besoin de l’entreprise et de ses collaborateurs. Et plus c’est intuitif, adapté, plus c’est pratique, et ce, dans tous les secteurs possibles!

Journaliste:

Je commence à mieux comprendre. Peut-être un exemple concret pour illustrer cela?

Jo:

Oui, prenons le cas d’une commande livrée. Qui dit livraison, dit bon de livraison. Et qui dit commande, dit bon de commande et ensuite facture.
Et probablement entre tout cela des échanges d’email.
Beaucoup d’information, beaucoup de documents différents, et pourtant tous à relier pour avoir le fil complet du processus. Et bien sûr, plusieurs intervenants, internes, externes…

Avec le système de recherche DocuWare en mode Altexence, tout cela se révèle simple, rapide et fiable. Grâce à un processus clair à suivre, une indexation avec des liens automatiques et une recherche instantanée la prise en main est intuitive est pensée pour s’intégrer le mieux possible aux procédés qui sont en place. Le tout relié avec l’outil de gestion propre à l’entreprise.

Ainsi, le comptable, le directeur de production ou le gestionnaire client, par exemple, vont pouvoir accéder en quelques clics à tout ou partie des documents qui les intéressent tout en restant connecté à l’outil de gestion.

Journaliste:

A ton avis est-ce que le recours à plus de télétravail a un impact sur cette gestion des documents?

Jo:

Impact est certainement un mot trop faible… ! Comment dire pour être clair…

Quels sont les enjeux de cette évolution du travail pour les entreprises ? La priorité est d’abord de pouvoir partager les documents tout en assurant la sécurité et la confidentialité quelle que soit la localisation des collaborateurs. Et en plus sans avoir forcément eu le temps de s’organiser et d’équiper les collaborateurs.

En gros, deux approches différentes ont été adoptées par les entreprises :

D’une part les entreprises qui ont mis en place une GED et les autres.
Pour être clair je préfère ne pas m’attarder sur celles qui ont fait l’impasse sur la GED… Cela n’a pas été une réussite. Elles ont du s’organiser dans l’urgence, et ont pâti encore plus que les autres de l’adaptation de leur activité à des nouvelles contraintes.

En revanche dans celles qui ont compris l’absolue nécessité de la GED, on trouve deux catégories. Celles qui raisonnent à l’ancienne avec un plan de classement rigide, genre je dois savoir où ranger un document et inversement je dois savoir où il est classé pour le retrouver. Bref…

Journaliste:

Ah je vois venir d’ici ce que tu en penses Jo! Ces entreprises sont vraiment restées bloquées dans l’ancien temps et n’ont pas su se réinventer, je me trompe?

Jo:

Aha je vois qu’on est d’accord. Concernant l’autre catégorie, j’ai rencontré une société industrielle qui a mis en place une GED DocuWare avec les équipes d’Altexence qui elles, ne raisonnent pas plan de classement. Dans ce cas, plus besoin de savoir où est le document. La question est juste de savoir ce que l’on cherche. C’est le système se charge du reste, et c’est toute la force de cette solution.

En plus, comme les processus de traitement des documents collent avec l’organisation, fiabilité, rapidité et sécurité sont au rendez-vous.

Journaliste:

Donc, si je comprends bien grâce à une GED à la sauce Altexence, les entreprises peuvent s’adapter davantage aux contraintes d’un contexte de crise comme celle que nous en avons vécu?

Jo:

Bingo. Car non seulement cela évite les ruptures de traitement, la désorganisation et les pertes de temps qui vont avec, mais en plus cela permet beaucoup plus de flexibilité.

Un collaborateur absent ou en déplacement n’est plus un problème pour valider un document!
Avec la solution mise en place, traçabilité totale. Si nécessaire, il suffit de réassigner la tâche et le processus continue. Et autre avantage, pas besoin d’un équipement complexe! Un navigateur interne, un PC, un Mac, un smartphone, tout est potentiellement accessible.

Journaliste:

Mais quid de la conformité et de la traçabilité avec cette fameuse GED?

Jo:

Dans certains domaines ; dits sensibles comme dans le secteur militaire ou médical, il est crucial de garantir la traçabilité des données. Et bien avec la solution GED d’Altexence, une piste d’audit fiable est automatiquement générée : concrètement il s’agit de l’enregistrement de toutes les informations relatives à un document : modifications, actions etc. durant tout son cycle de vie sans surcoût! Pour une qualité de service garantie, au service des utilisateurs et de l’entreprise.

Journaliste:

Je suis bluffée! Merci Jo, je ne pensais pas en apprendre autant sur la GED en si peu de temps!

Jo:

Avec plaisir, à très vite avec Altexence ! N’hésitez pas à suivre nos podcasts en ligne et à les partager pour faire découvrir les enjeux et solutions de la gestion électronique des documents!