Révolutionner les Achats d'entreprise : Les avantages de l'automatisation du Processus d'Achat (Purchase-to-Pay)

Vous êtes une PME, une ETI, ou une grande entreprise ? Gageons que l'automatisation et l'optimisation du processus d’achat sont dans la liste prioritaire de vos enjeux majeurs pour être plus productif et compétitif. 

Au fait, le Purchase-to-Pay, c'est quoi ? :

C’est d’abord un anglicisme voire des anglicismes 😉 « Purchase-to-Pay » (P2P), aussi appelé « Procure-to-Pay », en français on parle de « Processus d’achat »

C’est surtout l’ensemble des étapes du cycle d’achat d’une entreprise allant de la demande d’achat jusqu’au paiement final du fournisseur.

Processus qui peut se décomposer de la manière suivante :

• Identification des besoins
• Recherche des biens ou services pour satisfaire ces besoins
• Création de la demande d'achat
• Suivi et réception de la marchandise 
• Traitement et paiement de la facture 
• Mise à jour du compte fournisseur.

Avec une liste aussi longue, complexe, avec beaucoup de tâches « administratives », il est facile de comprendre que l'automatisation du processus d'achat est un élément crucial pour les entreprises cherchant à optimiser leurs opérations.

L'automatisation du Purchase-to-Pay : ses avantages 

Véritable atout pour les entreprises, peu importe leur taille, l'automatisation du P2P est nécessaire pour accélérer les procédures, optimiser le temps de travail et diminuer les erreurs de saisi.

Ces processus, couplés à notre solution de GED (Gestion Electronique des Documents) DocuWare permettent d'automatiser et d'améliorer la chaine de traitement des achats. Grâce à la lecture automatique, l’intelligence artificielle des moteurs d’apprentissage, au partage des données, aux circuits de validation, à l'archivage, etc., les services concernés sont plus efficaces et efficients. 

Avec pour avantages pour votre entreprise:

• Gain de temps et d'efficacité : la réduction significative du temps consacré aux tâches administratives grâce à la gestion des commandes, le suivi des livraisons et le traitement des factures avec une rapidité et une précision inégalées. Cela libère du temps pour le personnel, qui peut alors se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
• Réduction des erreurs et amélioration de la précision : les erreurs manuelles sont courantes dans les processus traditionnels d'achat. L'automatisation minimise ces erreurs en standardisant les procédures d'achat et en vérifiant automatiquement les informations. Cela conduit à une plus grande précision dans les commandes et les paiements, réduisant ainsi les coûts liés aux erreurs.
• Amélioration de la gestion des données : les systèmes automatisés collectent et analysent des données en temps réel, offrant une visibilité complète sur le processus d'achat. Cette transparence permet aux entreprises de mieux suivre leurs dépenses, d'analyser les tendances d'achat et d'optimiser les stratégies d'approvisionnement.
• Meilleure conformité et contrôle des dépenses : l'automatisation aide les entreprises à se conformer aux politiques d'achat et aux réglementations en vigueur. Elle permet une meilleure surveillance des dépenses et aide à prévenir les achats non autorisés ou frauduleux.
• Relations fournisseurs améliorées : un processus d'achat automatisé et efficient renforce la relation avec les fournisseurs. Les commandes précises et les paiements ponctuels contribuent à établir une confiance et une collaboration plus fortes avec les partenaires commerciaux.

En conclusion, l'automatisation du Purchase-to-Pay permet de gagner en productivité, en temps et en argent ce qui assure un R.O.I rapide. 

Une raison de plus pour investir dans une solution de gestion des processus automatisés et de GED en totale intégration avec vos outils métier.

Comme évoqué plus haut, ces étapes peuvent être optimisées grâce à la solution et aux services que nous proposons. 

Dans notre prochain article, nous évoquerons les différents moyens d'optimiser le Purchase-to-Pay de son entreprise. 

Inscrivez-vous pour voir le prochain Webinair de DocuWare "Comment optimiser le Purchase to Pay (P2P) avec la GED ?" qui aura lieu le 01/12/2023 de 10H à 11H.