SKYFIRST : La GED prend de l'altitude

– Pourquoi avoir fait le choix de la GED pour votre entreprise ?

Dans notre métier, ce sont des milliers de factures dans diverses monnaies que notre activité génère chaque mois. Un vol peut, en effet, accumuler un nombre important de dépenses. Cela va de l’approvisionnement en kérosène jusqu’aux frais liés au personnel (hébergement, restauration), en passant par les services apportés à bord de l’avion d’affaires. 

Nous voulions donc connaître ce qu’engendrait chaque poste de dépense pour contrôler et réduire les coûts le cas échéant. La solution était soit d’employer plus de salariés, sans pour autant répondre au besoin analytique, soit de trouver un outil permettant de regrouper et traiter les documents. Le choix était évident.  Il nous fallait un outil de gestion des factures passant par la dématérialisation, l’archivage, le contrôle et la validation des documents.

– Votre problématique est-elle spécifique ? Métier spécifique ? Obligation réglementaire ou légale ? Phase de croissance externe ?

Toutes les entreprises de notre secteur d’activité doivent faire face à un grand nombre de documents dont une part importante pour les factures. Même s’il n’y a pas d’obligation règlementaire ou légale, SKYFIRST souhaite être totalement transparent envers les propriétaires des avions en gestion.  Nous leur envoyons donc un rapport de toutes les factures réglées très rapidement et sans omission. Ainsi, nous nous démarquons de la concurrence car nous sommes peu à utiliser ce genre d’outil. (Notre travail étant la simplification et l’optimisation de la gestion opérationnelle d’un avion, qui, je vous l’assure, est un métier complexe.) 

– Comment avez-vous connu Altexence ? Sélection de prestataires GED ? Prescription ? Pourquoi Altexence ?

Depuis la création de la société en 2011, nous étions conscients qu’optimiser notre gestion des factures était un sujet très important. 

Nous avions une équipe comptable très efficace qui gérait au quotidien les factures. Toutefois la quantité grandissante de documents devenait de plus en plus compliquée. 

En 2015, le propriétaire d’un avion que nous gérons était justement en train d’installer l’outil DocuWare avec Altexence, ce qui nous a tout de suite intéressés. Ainsi, de fil en aiguille, nous les avons contactés, rencontrés et enfin nous avons mis en place et adapté DocuWare au sein de SKYFIRST.

– Quel a été le timing du projet ? A-t-il été respecté ? Quelles en ont été les étapes déterminantes ? 

Suite à un premier contact en juillet 2015, la mise en place a été assez rapide. En deux – trois mois nous avons pu personnaliser le système selon notre utilisation et installer l’outil de gestion grâce à l’équipe d’Altexence qui a été à l’écoute de manière réactive. 

Par la suite, nous avons fait évoluer le produit d’année en année. En effet, au tout début, nous ne récupérions que les factures et les classions manuellement dans DocuWare. Puis nous avons automatisé l’envoi des factures de DocuWare vers notre outil comptable SAGE. 

Comme il a été dit précédemment, notre souhait était d’avoir un outil nous permettant de gagner du temps dans la vérification d’un volume important de factures afin d’en contrôler plus précisément les coûts.

– Les bénéfices ont été mesurables au bout de combien de temps ? Auriez-vous des exemples de retours d’usage ?

La récupération des factures se fait dorénavant de manière instantanée. Par exemple, un pilote peut scanner depuis son smartphone une facture et la mettre à disposition dans DocuWare, même s’il est à l’autre bout du monde.

A l’aide de la Lecture Automatique des Documents (LAD) et la Reconnaissance Optique des Caractères (OCR), nous avons gagné du temps lors de la dématérialisation en analysant des factures récurrentes. Ces factures peuvent alors être rapidement vérifiées, par les différents intermédiaires de chaque service de la société, évitant alors les erreurs. 

De plus, grâce à l’automatisation des transferts vers le service comptable, nous avons constaté une plus grande réactivité et donc une comptabilité analytique simplifiée.

DocuWare nous a permis de simplifier notre recherche des documents archivés. En effet, nous pouvons dorénavant accéder à une facture avec seulement un numéro de vol et cela en temps réel.

Enfin, grâce au gain de temps apporté, nous avons observé un retour sur investissement non négligeable. Par exemple, nous n’avons pas eu besoin d’augmenter notre effectif alors que nous gérons autant de documents que des entreprises considérablement plus importantes.