TÉMOIGNAGE VESTEY

VESTEY FOOD FRANCE

Spécialisée dans le sourcing, l’import-export et la distribution de produits alimentaires, Vestey Foods France propose un service de qualité aux professionnels de la restauration, aux industriels, aux grossistes et distributeurs. Avec un chiffre d’affaires de 80 millions d’euros c’est un acteur majeur de l’import-export en France. Son responsable Qualité Charles Dagoreau nous trace les contours du projet GED mené avec Altexence.

– Pourquoi avoir fait le choix de la GED pour votre entreprise ? 

Nous sommes une petite structure (25 salariés) avec une quantité de documents relativement faible par rapport à d’autres entreprises qui ont en général besoin d’une GED. Notre but était de garder nos documents et de pouvoir les mettre à disposition de nos collaborateurs ainsi que de les conserver (devoir de traçabilité) et d’y accéder le plus rapidement et le plus simplement possible.

Votre problématique est-elle spécifique ? Métier spécifique ? Obligation réglementaire ou légale ? Phase de croissance externe ?

Dans notre secteur d’activité, au-delà des exigences règlementaires sur certains documents comptables, nous devons conserver les documents de nos achats pendant la durée de vie des produits au minimum pour des raisons de traçabilité. Ce qui est nécessaire en cas d’alerte sanitaire.

Nos procédures prévoient que nous gardions les documents encore 2 ans au-delà de cette durée.

Comment avez-vous connu Altexence ? Sélection de prestataires GED ? Prescription ?

L’idée d’utiliser un outil de gestion électronique de documents a commencé à germer il y a cinq ans. Cependant, le projet s’est mis en route il y a seulement deux ans.

Dans notre recherche d’outils pouvant correspondre à ce qu’on attendait d’une GED, la solution DocuWare nous paraissait la plus adaptée. Que ce soit pour un utilisateur habitué à ce type de logiciel ou non, DocuWare est simple d’utilisation, ergonomique et intuitif.

De ce fait, nous avons cherché des prestataires proposant DocuWare et nous avons rencontré Altexence. Notre choix s’est porté sur cet intégrateur car il s’agit d’une société à taille humaine. Les interlocuteurs nous ont séduit dans leur approche lors de notre entrevue pour évoquer notre projet. De plus, Altexence était le seul prestataire à proposer un stockage des données sur un serveur en France.

Quel a été le timing du projet ? A-t-il été respecté ? Quelles en ont été les étapes déterminantes ?

Il a fallu plusieurs mois pour rechercher une solution adaptée à nos besoins et un an au total pour finaliser l’installation et l’utilisation de l’outil.

L’équipe d’Altexence a su être à l’écoute face à nos besoins. Ainsi nous avons pu apporter quelques corrections pour coller le plus possible à nos exigences. À la suite de cela, le lancement de l’outil a été efficace et le support nous apporte toujours une réponse rapidement quelle que soit la question. 

Les bénéfices ont été mesurables au bout de combien de temps ? – Auriez-vous des exemples de retours d’usage ?

Les gains ont été mesurables instantanément pour les différents services.

En effet, au sein du service qualité, la recherche des informations sur la traçabilité (par exemple savoir quand un lot a été acheté et auprès de quel fournisseur) se fait très rapidement. Nous ne perdons plus de temps et pouvons consulter les données à distances.

Le service logistique possède le plus gros volume de stockage de documents de la société. La dématérialisation a permis de supprimer les gros volumes de documents papiers ce qui est un gain de place et de temps également, même si certaines personnes restent encore attachées aux documents physiques.

Enfin, le service commercial a pu aussi mesurer les bénéfices. Grâce au stockage des photos des produits et des fiches de contrôle, les commerciaux peuvent vérifier les commandes lorsqu’elles arrivent afin de s’assurer de la conformité de celles-ci. Par exemple, cela permet de contrôler si l’étiquetage ou le produit en lui-même correspondent à ce qui est attendu, ce qui remplace les multiples mails trop volumineux contenant les mêmes informations qui devaient être stockées par ailleurs en nécessitant des actions supplémentaires.