Podcast : Retour vers le futur ! Jo vous explique tout de la GED

Jo a fait un aller/retour express dans le passé pour nous expliquer les avantages de la dématérialisation, il se présente ainsi qu’Altexence et aborde le sujet de la gestion des documents d’un œil global, en nous précisant les contours de la GED et ses enjeux.

Journaliste: 

 «  Jo a un pouvoir : voyager dans le temps. Pratique n’est-ce pas? Qui n’a jamais souhaité pouvoir retourner en arrière pour remettre la main sur ce contrat que vous cherchez depuis plusieurs jours? Cap vers une destination qui ne lui est pas inconnue, à Jo : on remonte le temps!

Alors, Jo, pas trop secoué par le voyage?

Jo:

Si! Je me rends compte que je suis surtout content d’avoir regagné le présent. Auparavant, il fallait développer des trésors de mémoire pour retrouver un dossier… Que d’archivages savants, de montagnes de dossiers, des rangées de tiroirs. Difficile d’imaginer cela aujourd’hui, où la gestion électronique des documents, la GED, change bien la vie.

Journaliste:

Ah bon c’est-à-dire? Vous êtes un peu magicien, changer d’époque, mais aussi dématérialiser la gestion des documents? Je ne suis pas sûre de tout comprendre!

Jo:

Gagner du temps de recherche, ce n’est pas de la magie. C’est surtout une question d’expertise. Altexence propose justement une gestion électronique des documents efficiente.

Journaliste:

C’est une formule magique?

Jo:

Presque! Altexence vient du latin. Cela signifie la capacité à se servir des éléments naturels en vue d’atteindre un objectif élevé. Par usage, ça définit l’action d’une entreprise ou d’une personne qui se caractérise par une forte implication et un haut niveau de qualité. Toutes les caractéristiques de ce pouvoir, ce n’est pas de la magie mais la possibilité est vraiment donnée de gagner du temps, de l’argent, sécuriser les données, et se tranquilliser l’esprit!

Journaliste:

Alors c’était comment avant?

Jo:

En fait, on troque les caves humides, les étagères et les disques durs qui s’amoncellent dans les cagibis de l’open space… Car la véritable question n’est pas « Comment classer ses dossiers? ». On assiste à un changement radical de perception! La vraie question c’est en réalité « Comment les retrouver plus facilement ? ». Lorsque je suis revenu dans le monde d’aujourd’hui, je me rends compte de la différence! Ce sont donc beaucoup de gains et de problématiques en moins, j’en suis bien content.

Journaliste:

Peux-tu m’expliquer ce que cela signifie plus concrètement?

Jo:

Tout à fait. En réalité, une nouvelle ère s’est amorcée avec la GED. La priorité, c’est donc de se demander « Comment retrouver facilement le document? » et grâce aux outils d’Altexence, c’est véritablement plus simple. Les solutions existent, et ça, c’est une véritable bonne nouvelle pour notre présent! Car dématérialiser a permis de gagner en efficacité…

Résoudre ces problèmes en un temps record, permet derrière de dégager du temps pour continuer à vivre des aventures… Et faire davantage pour l’entreprise. Formation, recrutement, innovation… Le temps gagné, c’est autant de nouvelles opportunités : et cela se répercute directement avec un retour sur investissement qui ne se fait pas attendre… Je pourrai vous citer un nombre incalculable d’exemples pour lesquels la GED permet d’optimiser grandement la productivité.

Rationaliser la gestion de l’entreprise passe nécessairement par la gestion des documents, qui sont la clé de voûte et les traces tangibles de son développement, de son évolution, que ce soit au sujet de la comptabilité, des contrats. Cela englobe tous les domaines c’est pourquoi il est crucial d’optimiser au mieux cette gestion…biiip biiip…. Attendez ! je crois qu’on m’appelle pour une nouvelle mission!

Journaliste:

Déjà Jo? Vous êtes très sollicité mais merci de nous avoir expliqué un peu mieux en quoi consiste la gestion électronique des documents permise par la dématérialisation. Nous avons hâte d’en savoir plus!

Jo:

Et oui, dans le passé c’était très compliqué de trier et retrouver des dossiers, mais les défis du présent existent encore. Mais ceux-là… Je vous en parlerai dans le prochain épisode!

Journaliste:

Merci Jo! Retrouvez dans notre prochain épisode comment centraliser ses documents et assurer une bonne gestion peut permettre de faire face à tous types de situation d’urgence! A bientôt.