Podcast : Témoignage client – comment organiser une gestion plus éco-responsable des documents?

Journaliste :

GED et développement durable? Un exemple concret et expliqué simplement par un client Altexence. Néotoa bailleur social, l’immobilier pour tous en Bretagne. Un podcast à écouter et réécouter.

Dans cet épisode, un invité à notre micro… mais ce n’est pas Jo.

Nous avons souhaité vous faire partager un retour d’expérience sur le théme de la transition durable pour une gestion plus éco-responsable des documents en entreprise.

Pour cela, nous avons interrogé Monsieur Fabien Armand de Néotoa, client d’Altexence, qui répond à nos questions.

Pourquoi avoir choisi Altexence pour votre GED?

 Fabien Armand (Néotoa):

On a choisi Altexence parce que c’était une société qui nous proposait une solution de GED totalement unifiée, avec bien-sûr les basiques d’une GED, mais aussi de la signature électronique, de la gestion de courriers sortants et tout un environnement technologique sur cette GED qui nous permet de faire de l’interopérabilité avec tous nos systèmes.

 Journaliste :

En quoi ce système de GED permet-t-il d’accompagner une transition éco-responsable du fonctionnement de votre entreprise?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Aujourd’hui, Néotoa gère 22 000 logements, ce qui correspond à peu près à 1 million de documents en gestion électronique. Aujourd’hui, avoir un système de GED nous permet de ne plus stocker du papier dans plein d’armoires et aussi d’avoir des échanges dématérialisés avec nos fournisseurs, nos locataires. Se dire qu’on va stocker moins de papier, qu’on va envoyer moins de papier, forcément on va générer beaucoup moins de mouvement carbone autour de ces sujets.

 Journaliste :

 Comment, concrètement, fonctionne la mise en place de solutions adaptées par Altexence?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Alors concrètement, nous avons été accompagnés par un chef de projet intégrateur d’Altexence sur la mise en place de la solution de GED, avec une phase d’analyse de l’existant, de nos besoins et une démarche au plus près de nos équipes.  À savoir qu’effectivement on a des questions réponses à voir avec Altexence et on obtient une réponse assez rapide. Puis il y a une vision très orientée terrain, très solution.

 Journaliste :

 Quelles sont les étapes par lesquelles votre entreprise est passée pour arriver à une solution satisfaisante à tous les égards? 

Fabien Armand (Néotoa):

La première étape a été effectivement l’analyse des besoins, donc comprendre quels étaient nos enjeux, quels étaient nos souhaits de stockage, en tout cas dans le cadre d’une solution GED.  Après l’étape de paramétrage avec nos équipes et avec les équipes  d’Altexence, une phase de « prototypage », ce qui veut dire qu’on a testé avec de petites équipes pour voir qui répondait le mieux aux besoins avant de passer à une vraie phase de test, une industrialisation de formations et de déploiement à l’ensemble de l’entreprise.

 Journaliste :

 Quelle est la nature de cette solution, ses caractéristiques en quelques mots?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Les solutions proposées par Altexence c’est la solution DocuWare. Elle est composée en plusieurs armoires électronique dans lesquelles on stocke nos documents. Des armoires autour de notre cœur de métier qui est la gestion locative, la construction de bâtiments. Aussi des armoires autour de la fiscalité, des dossiers collaborateurs, des dossiers de contentieux, à savoir qu’on a des armoires qui sont visibles par toute l’entreprise mais on a aussi des armoires qui sont de niveau confidentiel.

À cela, on a associé un système de signature électronique avec UniverSign Cryptolog, c’est à dire que la gestion électronique des documents est intégrée avec un système de signature tiers via OTP, donc via des codes envoyés par SMS et aussi à un système de courriers sortants avec Neotouch qui nous permet d’envoyer un document en GED via courrier, via lettre recommandée. 

 Journaliste :

 En quoi Altexence s’est démarqué et comment Altexence a pu s’adapter à votre demande?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Le plus d’Altexence est d’être une société à taille humaine donc contrairement à ce qu’on peut avoir sur certaines sociétés qui nous vendent un petit peu de l’agilité, là on a une vraie agilité humaine. Ce qui veut dire que lorsqu’on a une demande ou un besoin, on l’exprime à Altexence et ils reviennent vers nous avec une solution pratico-pratique, qui est en plus adaptée d’un point de vue tarifaire et concurrentiel. Ils savent nous répondre et nous apporter des solutions sur des délais très courts. Si je prends l’exemple du courrier sortant, en l’espace de 2-3 semaines, on s’est retrouvé avec une solution qui nous permettait d’envoyer sous forme de courrier sortant, des documents qui étaient dans la GED.

 Journaliste :

 Quelles sont les conséquences positives de votre recours à la GED par Altexence en termes de gestion des ressources, de soucis de l’environnement, de préservation de l’énergie et des ressources, par exemple?

 Fabien Armand (Néotoa):

 La première conséquence positive pour nous mais négative pour les gens qui nous fournissent les imprimantes, est qu’on a baissé drastiquement le recours à l’impression papier. Depuis qu’on utilise la GED, je crois qu’on a divisé par deux notre utilisation du papier et on va de plus en plus réduire cette utilisation du papier sous forme d’impression mais aussi d’envoi via coursiers et de stockage dans nos armoires internes.

Journaliste :

 Merci pour ce témoignage.

Dans le prochain épisode, nous découvrirons d’autres solutions innovantes pour accompagner la transition des entreprises vers toujours plus d’agilité et de fluidité, grâce à la GED par Altexence. On ne vous en dit pas plus, alors à très bientôt et n’hésitez pas à partager le lien du podcast si cet épisode vous a intéressé.