LAMBERET : Le plus haut degré de GED

– Pourquoi avoir fait le choix de la GED pour votre entreprise ? 

Nous recherchions une solution pour dématérialiser les factures fournisseurs et les gérer facilement. De plus, nous voulions gagner de l’espace face à une volumétrie de papier importante.

En plus des obligations légales, certains de nos fournisseurs nous ont poussé à faire le choix de mettre en place un outil de GED. Ils nous envoyaient par mail les factures sous format PDF ou nous proposaient de récupérer sur une plateforme celles-ci. Nous avions donc intérêt à dématérialiser l’ensemble de nos documents.

– Comment avez-vous connu Altexence ? Sélection de prestataires GED ? Prescription ?

Nous avons fait des recherches pour trouver un logiciel pouvant répondre à nos problématiques. Suite à cela, nous avons rencontré plusieurs intégrateurs et éditeurs. La solution DocuWare présentée par Altexence, semblait être l’outil correspondant tout à fait à nos attentes avec un coût plus avantageux que les concurrents. 

– Quel a été le timing du projet ? A-t-il été respecté ? Quelles en ont été les étapes déterminantes ?

Bien qu’Altexence proposait une mise en place plus rapide, le projet a abouti en une année, nos ressources internes ayant donnée le rythme.

Notre développeur interne et celui d’Altexence ont travaillé ensemble pour faire la liaison entre SAP et DocuWare. Au fur et à mesure des tests, nous avons découvert que l’outil pouvait être utilisé pour d’autres services, notamment pour le service qualité et le suivi de traitement des commandes.

– Les bénéfices ont été mesurables au bout de combien de temps ? Auriez-vous des exemples de retours d’usage ?

Même si au départ les utilisateurs étaient réticents au changement de méthode de travail, DocuWare est aujourd’hui un outil indispensable à notre quotidien. Le logiciel étant intuitif et simple d’utilisation, la prise en main s’est faite rapidement et les bénéfices ont été mesurables immédiatement.

Pour commencer, en un an, nous avons dû quadrupler l’espace de stockage. En effet, au départ, un stockage de 50 GO/an était prévu. Or, au bout d’un an d’utilisation de DocuWare, nous nous sommes aperçus que cela n’était pas suffisant. Les utilisateurs ont commencé à dématérialiser beaucoup plus de documents que prévu au vu de la praticité de l’outil.

DocuWare permet de mettre à disposition et accéder aux informations rapidement et simplement. Par exemple, nous pouvons désormais faire le contrôle d’un véhicule grâce à un formulaire sur la GED directement depuis une tablette. Résultat : plus besoin d’imprimer pour pouvoir stocker le formulaire. Les données sont tout de suite consultables sur l’outil, ce qui est un gain de temps pour les différents services amenés à y accéder.

De plus, nous avons pour projet d’utiliser DocuWare dans d’autres services. Par exemple, nous comptons dématérialiser les demandes de congés grâce à un formulaire élaboré dans l’outil de GED.