JMOOS : La GED en mode fluide

– Pourquoi avoir fait le choix de la GED pour votre entreprise ? 

Nous voulions retrouver et partager facilement les documents (les appels d’offre et les facturations fournisseurs entre autres) entre les différents services pour ne plus perdre de temps. Cela concernait au début uniquement la comptabilité Fournisseurs.

– Votre problématique est-elle spécifique ? Obligation réglementaire ou légale ? Phase de croissance externe ?

Toute structure ayant des documents administratifs à gérer est à un moment donné confrontée à cette problématique en ayant la volonté de réduire la manipulation du format papier. Nous intervenons dans des secteurs qui réclament beaucoup d’attention et de suivi. Ce soin apporté aux détails est l’un de nos atouts. La GED était un prolongement logique de cet état d’esprit.

– Comment avez-vous connu Altexence ? Sélection de prestataires GED ? Prescription ? 

Nous avons connu ALTEXENCE par le biais de notre prestataire informatique qui avait déjà vu fonctionner la solution DocuWare chez d’autres clients.

Lors de la rencontre avec l’équipe Altexence, nous avons pu découvrir l’outil. Un des points forts que nous avons retenu de cet échange était la proximité très forte avec leurs clients. Cette donnée, de plus en plus rare, a été un paramètre très important quand notre choix s’est porté sur DocuWare. L’un des autres aspects importants à nos yeux était que c’était l’outil proposé le plus ludique et le plus facile d’utilisation que nous ayons vu, notamment grâce à une interface intuitive.

– Quel a été le timing du projet ? A-t-il été respecté ? Quelles en ont été les étapes déterminantes ?

L’implémentation de la solution s’est faite rapidement. ALTEXENCE a même su développer des passerelles entre notre outil interne et DocuWare. Nous avons pu ainsi récupérer facilement les fichiers clients pour ensuite les classer avec tout autant de facilité.

– Les bénéfices ont été mesurables au bout de combien de temps ? Auriez-vous des exemples de retours d’usage ?

Nous utilisons DocuWare depuis 2016. Nous avons donc assez de recul pour admettre que cet outil nous est très utile dans notre quotidien.

Au début, nous pensions que le fait de scanner un document et l’archiver dans DocuWare allait être une perte de temps, mais il n’en est rien. C’est en fait un gain de temps aussi bien dans la recherche que le partage des différents documents.

Par exemple, lorsque l’expert-comptable nous demandent un document, on lui donne accès au fichier PDF en évitant donc les copies papier. D’ailleurs, puisque les documents sont scannés dès leur arrivée dans l’entreprise, nous n’avons pratiquement plus de manipulation papier.

Cela nous a poussé à réfléchir sur la manière d’utiliser cet outil dans d’autres univers de l’entreprise. Maintenant, nous passons par un formulaire dans DocuWare pour les demandes de congés. Et l’avenir devrait nous permettre d’en exploiter toutes les fonctionnalités, j’en suis certaine.