GED & TÉLÉTRAVAIL

Complexe et chronophage, la GED est plus que jamais nécessaire avec l'importance nouvelle du télétravail

Par document il faut bien sûr entendre tous les documents, factures fournisseurs, bons de livraison, commandes, devis, propositions, factures clients, contrats commerciaux, baux immobiliers, contrats de travail, bulletins de salaire, notes de frais, etc, la liste est trop longue pour tous les citer. Ne pas oublier non plus que chacun de ces documents va nécessiter un traitement plus ou moins long et impliquant plus ou moins de personnes, sans parler du fait que ce document peut-être sous forme papier ou sous-forme numérique. 

Et à chaque fois cela représente du temps. Quelques exemples de tâches répétitives :

  • Analyser le document pour connaitre le quoi et le pour qui
  • Classiquement le dupliquer pour le diffuser
  • Le classer le retrouver facilement et rapidement
  • Le rechercher
  • Le faire circuler avec des informations complémentaires (diffusion et/ou validation)
  • Extraire des informations contenues dans le document pour les saisir dans un outil de gestion

Vous l’avez compris, la gestion documentaire est une charge de travail qui peut devenir très vite complexe et chronophage. Et si on vous disait qu’il existait des solutions pour la réduire très significativement voire la supprimer ? Pour cela nous proposons d’évoluer vers une solution permettant de vous apporter des gains significatifs et mesurables dans le traitement de toutes les chaines documentaires.

Comment ? 

Grâce à notre solution de Gestion Electronique de Documents (GED) allant de la capture jusqu’à l’archivage. Nous l’avons bâti sur le moteur DocuWare. Elle permet d’organiser et de gérer les informations et les documents d’une entreprise, quel que soit votre lieu géographique au bureau ou en mobilité ou les deux. Que vous soyez PME, ETI ou Grands-Comptes, quel que soit votre secteur d’activité nous saurons vous apporter la solution adaptée via un paramétrage fait avec vous et pour vous.

Avec notre solution DocuWare vous pourrez retrouver en un seul clic n’importe quelle donnée sous n’importe quel format, les consulter et pouvoir les partager en toute sécurité avec les collaborateurs de différents services. Traiter des données déjà sous forme numérique et dématérialiser de nouveaux documents n’a jamais été aussi simple. La dématérialisation passe par la numérisation des documents pour pouvoir ensuite les indexer. 

Avec DocuWare, vous gagnez du temps grâce à la Lecture Automatique des Documents (LAD) permettant l’indexation dès la numérisation du document et sa pré-saisie intuitive et simple. Ainsi indexé, le puissant moteur de recherche de DocuWare, rend très facile et surtout très rapide de retrouver et de partager des documents entre les différents services de la société. 

Comptabilité (factures fournisseurs, factures clients, …), ressources humaines (demande de congés, contrat de travail,), commercial (bons de commande, bons de livraison …), tous ces services sont reliés par des processus automatisés, appelés également « workflows » pour pouvoir modifier et faire circuler les documents en toute sécurité. Bien sûr, l’intégration avec l’ERP ou autre outil interne à la société fait partie des fonctionnalités classiquement mises en œuvre.

Chaque document est ensuite archivé grâce à DocuWare dans un espace numérique sécurisé et consultable de n’importe où et à n’importe quel moment. La conservation d’un document varie entre les différentes entreprises. Elle peut se faire dans le cadre d’une obligation légale ou de litige ou à titre informatif. 

Avec DocuWare, nous assurons la sécurité de vos données grâce à la traçabilité et le chiffrage des données confidentielles en réponse aux réglementations comme le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) par exemple.

Nous pouvons proposer au choix différentes architectures pour l’hébergement de vos données : 

  • On Premise en mode acquisition
  • Cloud partagé ou privé en mode locatif

 

Pour traiter des documents complexes et/ou en grand volume, nous avons sélectionné une solution complémentaire et parfaitement intégrée à DocuWare.  

AncoraDocs s’appuie sur un moteur d’intelligence artificielle permettant une Lecture Automatique des Documents (LAD) extrêmement performante. Grâce à ce moteur il est ainsi possible d’automatiser la capture d’un grand nombre de données avec des contrôles sophistiqués (appel à des bases de données externes, calculs, contrôles de format), ce qui évite les erreurs de saisie et fait gagner du temps dans leur indexation.

Pour enrichir les processus disponibles, nous disposons d’une solution de signature électronique à valeur probante, parfaitement intégrée à DocuWare. Ce service est édité et supporté par Universign. 

N’oublions pas les modules complémentaires développés par nos équipes. Ces derniers utilisent les librairies des logiciels que nous intégrons pour une parfaite compatibilité et maintenabilité. Citons par exemple, un module d’éclatement analytique, un module de rapprochement devis et commandes, un portail immobilier pour les diagnostics, un portail immobilier pour les promoteurs, …

Quelques cas d’usage :

Gestion des factures fournisseurs : de la capture des données à l’export en fichier plat ou en connexion avec des webservices, avec des processus totalement paramétrables par studio graphique. Signature numérique automatique et horodatage dans le respect du décret de mars 2017. Import automatique à partir de Chorus Pro pour les entités publiques.

Gestion des factures clients : indexation automatique par programme, par lecture automatique ou par fichiers compagnons. Signature numérique automatique. Routage par processus paramétrable par studio. Gestion des flux vers emails, éditique, Chrorus Pro, … Mise à jour des indicateurs (En cours de traitement, Refusé, Payé, …) par récupération des informations d’un ERP.

GED et Télétravail
Vrai ou faux ?

Altexence vous répond

JUIN 2020

Agir ou subir ? Notre Newsletter de juin vous donne des pistes !

En mars 2020, tel le Bernard l’Hermite, l’humanité est rentrée dans sa coquille pour se protéger d’une pandémie hors-norme. Pour continuer à faire fonctionner les pays, il a fallu s’adapter et changer les usages et habitudes. Les moyens de communication numériques sont sortis de leur anonymat relatif pour devenir des outils stratégiques incontournables et partagés par toutes et tous. L’écart entre ceux qui maîtrisaient ces technologies et les autres a été révélatrice d’une véritable fracture. Dans des domaines tels que la GED, attendre se révèle donc ne plus être un choix raisonnable offert aux entreprises. Des outils performants ont montré leur efficacité. Profitons en, ensemble !

Afin de balayer efficacement l’ensemble des sujets relatifs à ce sujet, voici quelques articles :

  • La GED et les RH : Seules les entreprises les mieux organisées font face ! Découvrez comment…

Rejoignez-nous dans le cadre d'un webinaire gratuit et parlons de :

- Monde hybride : quand papier et numérique peuvent et doivent cohabiter
- La signature numérique avec Universign
- L’éditique industrielle avec Quadient (ex Neopost)

Et bien sûr, le tout intégré dans la solution DocuWare

DOCUWARE 7.3

DocuWare 7.3 : Une version encore plus à l'écoute de vos attentes !

Fruit de l’écoute attentive des partenaires, utilisateurs et clients de DOCUWARE, cette nouvelle version est pleine de nouvelles fonctions et d’améliorations. Altexence vous livre sa sélection des points les plus importants :

Un client WEB encore plus simple à utiliser :

  • Connexion simplifiée en mode cloud :  Prise en charge de Microsoft Azure Directory comme fournisseur d’identité. Il devient ainsi possible de se connecter à DocuWare Cloud au moyen d’une connexion unique → Plus sûre, plus simple. 
  • Accès direct des formulaires : Accès direct aux formulaires configurés, comme un formulaire de demande de congés, un formulaire de note de frais, un formulaire de commande… Plus faciles à utiliser → Plus rapide, meilleure lisibilité… 
  • Filtrage et liste de résultat : Des listes de résultats à la mode Excel avec filtre et tri par colonne pour une recherche encore plus puissante et rapide → Meilleure efficacité, gain de temps  

 

Un archivage des emails encore plus puissant quelle que soit la source :

  • Filtrer automatiquement des pièce jointes et des images : L’objectif étant de conserver l’information pertinente et non le superflu.  Il est maintenant possible d’exclure des images (par exemple des logos) et/ou des types de fichiers (par exemple des images de signature dans un email) → Permet de se concentrer sur l’essentiel sans perdre de temps.
  • Indexation des pièces jointes comme des documents individuels : Exemple d’un email comprenant plusieurs factures. En une seule opération toutes les pièces jointes sont maintenant stockées pour un traitement individuel → gain de temps, réduction des erreurs de manipulation…

Utilisation du format XML de la facture pour une indexation automatique :  

Une facture au format XML jointe à un email peut maintenant être indexée automatiquement à partir du contenu du XML → indexation automatique intégrale 100% fiable, rapidité…

 

Pour une liste  exhaustive et pour parler évolutions et projets, contactez-nous !

GED & IMMOBILIER

Avec la GED, l'immobilier se bâtit sur des bases solides !

L’expérience du monde de l’immobilier acquise par Altexence et la puissance de l’outil DocuWare ont permis de forger une offre sur-mesure à destination des professionnels de l’immobilier (construction, vente, location… ) confrontés à une masse de documents en constante augmentation.

Un projet de construction, c’est plus de 200 types de documents. Dans ce contexte, pouvez-vous vous affranchir d’une gestion documentaire adaptée à vos métiers pour gagner en efficacité ? Posez la question, c’est donner les clefs de la réponse. Personne ne peut gérer efficacement une telle masse de documents sans outil. C’est pourquoi nous accompagnons des entreprises de l’immobilier dans le domaine de la gestion documentaire, que vous soyez bailleur social, promoteur, investisseur, gérant ou utilisateur.

Nous proposons donc aux professionnels de l’immobilier de gérer leur fonds documentaire grâce à notre solution de Gestion Electronique de Documents (GED) DocuWare. 

Avec celle-ci vous :

  • Gagnez du temps dans la recherche
  • Fluidifiez les processus de validation
  • Disposez d’un archivage automatique des documents 
  • et bien plus encore

 

Que ce soit pour de la gestion du foncier à la commercialisation et/ou pour de l’exploitation et de la gestion locative pour ne citer que les principaux domaines.

En quelques clics, il devient simple de gérer les documents, quel que soit la source ou le format, de leur capture jusqu’à leur traitement et enfin leur archivage. Ils peuvent ainsi être consultés, depuis n’importe où et à n’importe quel moment.

Avez-vous besoin d’échanger et de partager de l’information avec vos prospects, vos clients, vos fournisseurs ? Facile, notre solution permet la mise en œuvre d’un portail documentaire dédié.

Les déplacements sont compliqués ? Vous avez besoin d’être réactif dans un marché concurrentiel ? Optez pour la signature numérique totalement intégrée à notre solution. Grâce à l’outil de GED DocuWare, plus besoin d’imprimer un contrat de vente ou un bail par exemple. Le client peut signer le document ou les documents de manière numérique avec Universign intégré à DocuWare. Simple, rapide, et totalement sécurisé. Preuve numérique à l’appui, totalement infalsifiable et incontestable, conforme à la norme européenne eIDAS. De plus nous intégrons DocuWare avec des solutions métiers de gestion immobilière comme PortalImmo, Prem’Habitat, Ulis, IKOS par exemple. 

De la détection des prospects à la signature, en passant par toutes les phases de vente, notre expérience dans le secteur de l’immobilier vous sera utile. 

GED et immobilier...
Vrai ou faux ?

Altexence vous répond

GED & RH

RH : SEULES LES ENTREPRISES LES MIEUX ORGANISÉES FONT FACE !

« La différence entre un jardin et un désert, ce n’est pas l’eau, c’est l’homme » dit un proverbe touareg. Appliqué au monde de l’entreprise cela illustre l’importance des ressources humaines dont les enjeux sont au cœur de la stratégie des entreprises pour attirer et conserver les meilleurs talents.

Quels rapports avec la gestion documentaire ?

Multi formes et indissociables. Exemples : Comment mieux gérer la relation collaborateur sans un dossier complet, à jour et facilement accessible ?

  • Comment gagner en productivité quotidienne dans la gestion des documents nécessaires aux différentes étapes de la relation d’un candidat puis d’un collaborateur ?
  • Comment améliorer efficacement la circulation de l’information liée aux ressources humaines ? 
  • Comment fiabiliser et normer les processus de gestion des ressources humaines, recrutements, congés, absences, parcours professionnel, … ?

Le constat est sans appel, seules les entreprises les mieux organisées peuvent se retrouver dans la variété et le volume des documents associés aux processus RH. 

Chacun comporte des exigences réglementaires et juridiques différentes, mais tous sont des facteurs de différentiations importants dans la relation entre les individus et l’entreprise.

Exemple de documents et de besoins : 

CV : disposer d’une CVthèque permettant une recherche selon les besoins 
Contrat de travail : processus de validation et signature numérique à valeur probante pour fluidifier, simplifier et économiser temps et argent. 

Dossier d’entrée des nouveaux collaborateurs :

  • Processus normalisé d’entrée
  • Démarche administrative
  • Création du compte
  • Demande des équipements nécessaires

Congés des collaborateurs :

  • Formulaire de demande normalisé
  • Processus de validation
  • Suivi
  • Feuilles de temps 
  • Déplacement / Notes de frais
  • Entretiens annuels

Dans ce contexte, pensez qu’une simple gestion des données administratives suffit est une grave erreur.

Toutes les informations contenues dans un CV ne sont pas saisies dans un outil de gestion, ni le résultat d’un entretien, une recherche plein texte est un avantage substantiel pour recherche par exemple une compétence en anglais (je recherche tous les CVs faisant référence à de l’anglais, puis par niveau, etc).

L’autre défi concerne la conformité au RGPD.

Que dire de la dématérialisation des feuilles de paye et leur envoi automatique par voie électronique dans un coffre-fort numérique.

Pour tous ces sujets nous pouvons vous accompagner dans l’automatisation des processus de ressources humaines. 

Que ce soit pour un bulletin de salaire, une demande de congés au travers d’un formulaire, notre solution DocuWare est parfaitement paramétrée pour vos processus RH pour simplifier la dématérialisation des documents et le suivi des processus ressources humaines. 

GED & RH...
Vrai ou faux ?

Altexence vous répond

DISTINCTION

Quand la performance s'inscrit dans la durée.

Oui ! Nous sommes fiers en ce début  d’année 2020. Car, comme l’année dernière et  comme celle d’avant ou d' »avant avant », bref comme depuis 2014, nous titrions : « Altexence DocuWare Platinum Partner et membre du Diamond Club DocuWare ». Et cette année encore, notre entreprise sera positionnée parmi les plus performantes dès lors qu’il s’agit de mettre en œuvre la technologie Made in DocuWare.

Il suffit donc de changer la date pour lire Altexence DocuWare Platinum Partner 2020 et membre 2020 du Diamond Club DocuWare

 

Encore une fois , merci à nos clients et collaborateurs pour nous permettre d’être au top des intégrateurs DocuWare en France et Suisse Romande, concrétisé par le niveau Platinum.

 

Et en plus, la récompense de la récompense , avec la distinction Diamond Club DocuWare 2020. Club réservé aux 10 meilleurs intégrateurs DocuWare en région Europe/Asie/Moyen Orient (EMEA).

DocuWare 7.2

TOUJOURS PLUS !

La série continue, après la version 7.0 puis la 7.1 et leurs lots de nouveautés, voici la version 7.2. Les équipes de DocuWare toujours à l’écoute de leurs partenaires et clients nous livrent un florilège de nouvelles fonctionnalités et/ou d’améliorations. 

Jugez par vous-même avec une sélection des points les plus importants. :

Plus de fonctionnalités pour une meilleure efficacité au quotidien :

  • Traitement des factures XML →  vous le savez, c’est un sujet sur lequel nous avons largement communiqué (cf. nos communications sur le FNFE ). Avec la version 7.2, les formats XRechnung, ZUGFeRD 2.0, FatturaPA et bien sûr Factur-X sont supportés. Lecture parfaite et sans faille de toutes les factures respectant ces formats. Une garantie de fiabilité et de gain de temps pour ensuite démarrer le ou les processus ad hoc.
  • Index tableau : Introduit en version 7.1 ces derniers sont encore plus faciles à utiliser → Affichage dans une liste de résultat, calcul automatique des sommes des colonnes décimales, en-tête indépendante du défilement

Une conception de processus encore plus puissante :

  • Attente sur un évènement→ exemple, avec un simple paramétrage, le processus de facture fournisseur peut se poursuivre dès lors que le bon de livraison est stocké.
  • Temporisation d’un processus :  possibilité de fixer un temps d’attente de démarrage → pour relancer un WebService, pour attendre une réponse, …
  • Meilleure intégration des champs tableaux dans un processus :  possibilité d’assigner des valeurs de tableau à partir des processus par un simple paramétrage → par exemple pour stocker très facilement des centres de coûts analytique à la ligne par document,…
 

Plus de souplesse et de puissance dans le paramétrage DocuWare :

  • Importation automatique des emails → meilleure ergonomie, plus de fonctionnalités avec des automatismes et des filtres pour intégrer automatiquement des pièces jointes comme par exemple des factures envoyées par email.
  • Gestion des timbres (ou tampons) améliorées → une nouvelle interface aux standards de l’administration DocuWare, des pré visualisations pour faciliter les mises au point.

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE FAIT SON SHOW !

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE FAIT SON SHOW

Altexence, membre du Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE) participe en tant que sponsor à la journée de la facture électronique le 16 janvier 2020. 

Les grands thèmes abordés et disséqués seront :

    •  Factur-X
    • Obligation d’émettre vers le secteur public via Chorus Pro
    • Généralisation des échanges numériques en B2B

Autant de sujets d’actualité pour lesquels Altexence a des réponses opérationnelles.

 

Le lieu : Lab de GS1 France, 21 boulevard Haussmann, 75009 Paris

Plus d’informations, c’est ici.

NOUVELLE ADRESSE

Nouvelle année, nouvelle adresse !

Pour accompagner sa croissance, Altexence déménage. Fidèle à Lyon et à l’un des quartiers les plus dynamiques de La Part-Dieu, nos nouveaux locaux permettront de vous accueillir dans d’excellentes conditions pour de nouvelles sessions de formation.

Notre nouvelle adresse :

Immeuble le Forum – 27 Rue Maurice Flandin – 69003 LYON

 Tous nos vœux pour cette nouvelle année

RENTRÉE 2019

Septembre 2019 : Quoi de neuf ?

Septembre 2018, un an déjà, à cette époque nous titrions : un automne numérique ! Nous pourrions reprendre le même thème, tant il est d’actualité. Jugez par vous-même, par l’abondance des nouveaux thèmes. Exemples :

  • Un tout nouveau site internet avec un chatbot pour vous aider et vous guider. Sans oublier notre vidéo didactique. A consommer sans modération.
  • Une nouvelle version DocuWare, testée et éprouvée avec pléthore de nouvelles fonctionnalités pour mieux vous servir. 
  • Qui dit numérique, dit numérisation pour les supports papier. Nous avons testé et qualifié des scanners performants et adaptés en fonction de vos besoins. Faites confiance à nos expériences et expertises pour un résultat sans faille. 
  • Si l’avant-vente est le rêve, l’après-vente est la réalité, alors pour que le rêve continue, nous avons renforcé notre support et construit des programmes de formation adaptés.
  • Un document est une source de données, alors pour automatiser la capture des informations pertinentes, il faut des outils performants. Gros volumes ? Documents complexes ? Alors essayez notre nouvelle offre AncoraDocs, couplée ou non avec DocuWare.
  • Combien de documents Ressources Humaines par collaborateurs ? Comment les gérer ? Comment automatiser l’envoi sécurisé des bulletins de salaire ? Vous avez des questions, nous avons des réponses.