DOCUWARE 7.3

DocuWare 7.3 : Une version encore plus à l'écoute de vos attentes !

Fruit de l’écoute attentive des partenaires, utilisateurs et clients de DOCUWARE, cette nouvelle version est pleine de nouvelles fonctions et d’améliorations. Altexence vous livre sa sélection des points les plus importants :

Un client WEB encore plus simple à utiliser :

  • Connexion simplifiée en mode cloud :  Prise en charge de Microsoft Azure Directory comme fournisseur d’identité. Il devient ainsi possible de se connecter à DocuWare Cloud au moyen d’une connexion unique → Plus sûre, plus simple. 
  • Accès direct des formulaires : Accès direct aux formulaires configurés, comme un formulaire de demande de congés, un formulaire de note de frais, un formulaire de commande… Plus faciles à utiliser → Plus rapide, meilleure lisibilité… 
  • Filtrage et liste de résultat : Des listes de résultats à la mode Excel avec filtre et tri par colonne pour une recherche encore plus puissante et rapide → Meilleure efficacité, gain de temps  

 

Un archivage des emails encore plus puissant quelle que soit la source :

  • Filtrer automatiquement des pièce jointes et des images : L’objectif étant de conserver l’information pertinente et non le superflu.  Il est maintenant possible d’exclure des images (par exemple des logos) et/ou des types de fichiers (par exemple des images de signature dans un email) → Permet de se concentrer sur l’essentiel sans perdre de temps.
  • Indexation des pièces jointes comme des documents individuels : Exemple d’un email comprenant plusieurs factures. En une seule opération toutes les pièces jointes sont maintenant stockées pour un traitement individuel → gain de temps, réduction des erreurs de manipulation…

Utilisation du format XML de la facture pour une indexation automatique :  

Une facture au format XML jointe à un email peut maintenant être indexée automatiquement à partir du contenu du XML → indexation automatique intégrale 100% fiable, rapidité…

 

Pour une liste  exhaustive et pour parler évolutions et projets, contactez-nous !

SEPTEMBRE 2019

La version 7.1 de DocuWare est sortie !

 Rappelez-vous, nous avions annoncé la version 7.0 comme nouvelle version qui marque surtout une grande étape dans la vie de la solution DocuWare.

La bonne nouvelle est qu’avec la 7.1, nous pouvons de nouveau écrire la même ligne 🙂 Alors que contient cette version ?

Il serait trop long et trop fastidieux de tout énumérer, alors concentrons-nous sur des points clefs :

  1. Améliorations très importantes pour la capture des données dans des documents comme les factures, les bons de commandes, les bons de livraisons, … avec le Traitement des lignes :
    • Intelligent Indexing → après une courte phase d’apprentissage, l’Intelligence Artificielle d’Intelligent Indexing identifie automatiquement chaque ligne et les transfère à DocuWare sous forme de métadonnées.
    • Nouveau type d’index : Index tableau → Un tableau de données est attaché au document et utilisable dans un processus pour par exemple faire une répartition comptable des lignes.
  2. Traitement des tâches de processus encore plus efficace :
    • Filtrage sur des critères → amélioration de la productivité en permettant un accès ciblé aux tâches (par type, par centre de coût, …)
    • Traitement en masse des tâches :  une même validation pour plusieurs taches, une réaffectation d’un lot de tâches vers un autre utilisateur, … → efficacité maximale dans un minimum de temps.
  3. Encore plus d’automatisme dans le traitement des formulaires DocuWare :
    • Remplissage automatique des formulaires → pour réduire la saisie au strict minimum, exemple une adresse email est automatiquement ajoutée au formulaire selon les critères prédéfinis.
    • Contrôles totalement paramétrables de tout ou parties des saisies d’un formulaire → pour garantir la cohérence des informations saisies selon les règles de gestion pré établies.

… Et bien plus encore !

FACTUR-X & DOCUWARE, C’EST PARTI !

ZugFerd 2.0 alias Factur-X supporté dans la prochaine version de DocuWare !

Nous avons régulièrement communiqué sur ce sujet dans nos actualités et nos newsletter et au travers de notre adhésion au Forum National de la Facture Electronique et des Marché Publics Électroniques.

C’est donc dans la continuité de ces communications, que nous avons le plaisir d’annoncer le support prochain de la facture Factur-X (ZugFerd 2.0 en Allemagne) nativement dans DocuWare.

Avec cette évolution, il sera ainsi possible, avec DocuWare –  sans aucun développement – de lire les métadonnées d’une facture Factur-X, grâce au décodage du fichier XML intégré au PDF de la facture.

Le module Import de DocuWare (supportant déjà ZugFerd 1.0) permettra ces traitements par simple paramétrage avec un studio graphique.

Et comme d’habitude tous les clients disposant d’un contrat de maintenance bénéficieront de cette évolution (entres autres).

Interview Altexence DocuWorld

DocuWorld est l’occasion d’échanger entre partenaires et avec DocuWare, c’est aussi l’occasion de s’exprimer.

Gilles Sauvagnat a été sollicité pour répondre à quelques questions structurantes pour l’activité des partenaires DocuWare.

  • Point de vue sur le marché de GED, les opportunités ?
  • Demande croissante de solution Cloud, comment voyez vous les évolutions versus les solutions OnPremise, quelles sont les motivations des clients pour choisir ?
  • Votre point de vue sur le partenariat DocuWare ?

Altexence – DocuWare Diamond Club Partner 2019

Pour la sixième année consécutive, Altexence était représentée par son Président en exercice à la manifestation incontournable des intégrateurs DocuWare, à savoir DocuWorld Europe.

Au menu :

  • Des ateliers sur les nouveautés produits (nombreuses).
  • Des échanges sur la stratégie de l’éditeur et de son produit.
  • Des partages d’information avec la communauté des intégrateurs.
  • Des formations.

Et en tant que membre du Diamond Club Partner, c’est aussi un accès privilégié avec les directeurs des départements clefs de DocuWare au cours de sessions en comités restreints.

N’oublions pas le côté festif avec la remise, comme précédemment, du titre Diamond Club Partner 2019 pour Altexence en présence des Présidents Max Ertl et Gilles Sauvagnat.

Altexence DocuWare Diamond Club Member 2019

Universign et Altexence s’allient pour offrir des services à plus forte valeur ajoutée grâce à la signature électronique

Universign, spécialiste français de la signature électronique, vient de conclure un partenariat avec Altexence, intégrateur spécialiste de la gestion des flux documentaires.

La conclusion du partenariat permet à Altexence d’intégrer la signature électronique à son offre de gestion électronique de documents et de proposer à ses clients, notamment dans l’immobilier, un service de signature électronique flexible et très facile à utiliser.

Spécialiste des projets de Gestion Electronique de Documents (GED), Altexence est un des principaux intégrateurs DocuWare.

Après avoir réfléchi à la meilleure façon d’intégrer la signature électronique en tenant compte des aspects juridiques (conformité réglementaire et valeur probante) et pratiques (expérience utilisateur et simplicité d’intégration), Altexence s’est naturellement tournée vers Universign.

Universign, l’expert français de la signature électronique.

Du point de vue réglementaire, Universign est qualifié selon le règlement européen eIDAS et offre ainsi toutes les garanties en matière de sécurité, d’intégrité du document et d’identification des signataires. Universign propose plusieurs niveaux de signature électronique (simple, avancée et avancée avec certificat qualifié) qui répondent chacun à des besoins d’identification plus ou moins élevés inhérents aux documents à signer.

Altexence DocuWare Platinum Partner 2019 et membre 2019 du Diamond Club DocuWare

Cela devient une habitude et pourtant cela n’est pas automatique !

Merci à nos clients et collaborateurs pour nous permettre encore une fois d’être au top des intégrateurs DocuWare en France et Suisse Romande.

Comme les années précédentes, Altexence a atteint et dépassé le niveau ultime DocuWare Platine (Platinum).

Et cerise sur le gâteau, Altexence fait toujours parti des 10 meilleurs intégrateurs DocuWare en région Europe/Asie/Moyen Orient (EMEA).

Cela se traduit par l’appartenance au Diamond Club DocuWare 2019.

 

 

 

 

HACKATHON Factur-X – Evénement FNFE-MPE

En tant que membre du Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE ), Altexence a décidé de participer et de sponsoriser le HACKATHON Factur-X les jeudi 24 janvier 2019 et vendredi 25 janvier 2019.

Pour rappel, Factur-X est le résultat de travaux d’un groupe de travail franco allemand pour définir un standard de facture électronique mixte (ou hybride).

C’est l’association d’un document PDF lisible par tout être humain normalement constitué et d’un document XML lisible (interprétable) par un programme informatique.

Les avantages sont nombreux :

  • Un seul document pour deux usages, humain et machine
  • Une lecture machine 100% fiable sans besoin de passer par un mécanisme de reconnaissance de caractère
  • Une capacité sans limite à automatiser les traitements ligne à ligne d’une facture car potentiellement tout le contenu de la facture est décrit dans la structure XML
  • Un standard à plusieurs niveaux de service pour faciliter la mise en oeuvre

Un seul objectif, réduire les coûts de traitement des factures.

DocuWare version 7 : simplifions la complexité

La logique aurait voulu que la nouvelle version de DocuWare soit numérotée 6.13.

Mais comme annoncé précédemment, les équipes de DocuWare ont opté pour une rupture. La nouvelle version porte donc le numéro 7.0

Les superstitieux diront que c’est une bonne décision. Certains diront qu’il ne faut pas être superstitieux car cela porte malheur.

La réalité est plus pragmatique, la nouvelle version marque surtout une grande étape dans la vie de la solution DocuWare.

En effet, DocuWare V7 comprend bien sûr bon nombre de nouvelles fonctionnalités résumées ci-dessous.

Et elle intègre aussi une toute nouvelle architecture, dite de quatrième génération.

Mais pourquoi une nouvelle architecture? La réponse est simple.

Pour répondre au succès croissant de la solution DocuWare en environnement Cloud/SaaS et chez des clients de plus en plus consommateurs de gestion électronique de documents, il devenait nécessaire de faire encore mieux et encore plus rapide pour satisfaire tous nos clients quel que soit le nombre d’utilisateurs.

Dans ce contexte, les équipes ont décidé de faire un grand pas en avant pour adresser dès maintenant toutes les configurations, de la plus simple à la plus complexe tout en améliorant drastiquement les performances.

A titre d’exemple, avec DocuWare V7, la vitesse de recherche est en augmentation de 50 %, celle de l’archivage de 35 % et celle de l’indexation de 75 %.

Les fonctionnalités ne sont pas oubliées, citons en particulier :

  • Les fonctions d’intégration automatique de données repensées au travers d’un tout nouveau module Autoindex
    • Nouvelle interface  → pour une administration simplifiée
    • Nouveau mécanisme de déclenchement  sur événement → pour une synchronisation quasi temps réel avec un référentiel métier par exemple, pour une optimisation des traitements de factures par exemple.
    • Nouveau mécanisme de surveillance et de mise à jour des index  (méta données)  → pour une meilleure réactivité, par exemple pour un pilotage du renouvellement des contrats.
  • Mécanisme de validation des index (méta données) dans les formulaires (DocuWare Forms)  →  pour encore plus de souplesse et de fonctionnalités (lien dynamique avec une base métier, test temps réel sur l’existence d’un fournisseur en comptabilité, ou plus globalement sur l’existence d’une référence externe, …)
  • Des masques de saisies dans les formulaires (DocuWare Forms) , expression régulière, format, … →  pour encore plus de facilité pour saisir les données et pour garantir la qualité de ces dernières.
  • Un comportement dynamique de champs en fonction de la  saisie dans les formulaires (DocuWare Forms) , choisir un type de congés dans une demande, dans ce cas la saisie du compteur ad hoc s’affiche, choisir un état civil « Célibataire », la zone conjoint reste masquée, etc. →  un seul formulaire pour plusieurs usages pour une saisie guidée des données .
  • Une gestion automatique de détection de doublon d’email, pour optimiser le classement des emails. Un email envoyé à plusieurs personnes ne sera ainsi classé qu’une seule fois.
  • et bien plus encore