GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Gestion des documents Ressources humaines

Question : combien de documents dans un dossier ressources humaines d’un salarié ? Réponse : beaucoup ! Au-delà de la boutade se cache deux réalités. C’est un domaine complexe et fortement réglementé.

Alors dans ce contexte, mieux vaut être parfaitement organisé.

  • Disposer des alertes ad hoc pour s’assurer de la complétude du dossier
  • S’assurer de la durée de validité des documents à conserver
  • Respecter à la lettre le RGPD
  • Se conformer à la législation en général et sur la dématérialisation des bulletins de salaires

C’est pourquoi, nos équipes ont travaillé à une offre dédiée à la gestion documentaire du dossier salarié à base de DocuWare et de DigiPoste.

AVRIL 2019

Interview de Gilles SAUVAGNAT à DocuWorld

 DocuWorld est l’occasion d’échanger entre partenaires et avec DocuWare, c’est aussi l’occasion de s’exprimer.

Gilles Sauvagnat a été sollicité pour répondre à quelques questions structurantes pour l’activité des partenaires DocuWare.

 

Les points abordés :

  • Point de vue sur le marché de GED, les opportunités ?
  • Demande croissante de solution Cloud, comment voyez vous les évolutions versus les solutions OnPremise, quelles sont les motivations des clients pour choisir ?
  • Votre point de vue sur le partenariat DocuWare ?

ALTEXENCE REJOINT LE RÉSEAU ENTREPRENDRE

Pour créer des emplois, créons des employeurs !

Cette maxime visionnaire et pleine de bon sens : « Pour créer des emplois, créons des employeurs » a été lancée par André Mulliez, industriel du Nord de la France confronté  en 1986 à des licenciements massifs dans son entreprise Phildar.

Son idée : faire réussir des entrepreneurs à potentiel de création d’emplois en leur transmettant le savoir-être et l’expérience de chefs d’entreprise en activité, au travers d’échanges de pairs à pairs. Le concept d’accompagnement entrepreneurial était né !

C’est cette démarche qui a plu à Gilles Sauvagnat, fondateur et président de la société Altexence.

Au-delà de l’activité et des emplois créés par Altexence, Gilles Sauvagnat a estimé qu’il était temps de faire bénéficier d’autres futurs entrepreneurs d’expérience et de soutien pour développer des sociétés, donc des employeurs qui peuvent recruter des collaborateurs.

Altexence et son président ont donc tout naturellement rejoint le réseau

FACTUR-X & DOCUWARE, C’EST PARTI !

ZugFerd 2.0 alias Factur-X supporté dans la prochaine version de DocuWare !

Nous avons régulièrement communiqué sur ce sujet dans nos actualités et nos newsletter et au travers de notre adhésion au Forum National de la Facture Electronique et des Marché Publics Électroniques.

C’est donc dans la continuité de ces communications, que nous avons le plaisir d’annoncer le support prochain de la facture Factur-X (ZugFerd 2.0 en Allemagne) nativement dans DocuWare.

Avec cette évolution, il sera ainsi possible, avec DocuWare –  sans aucun développement – de lire les métadonnées d’une facture Factur-X, grâce au décodage du fichier XML intégré au PDF de la facture.

Le module Import de DocuWare (supportant déjà ZugFerd 1.0) permettra ces traitements par simple paramétrage avec un studio graphique.

Et comme d’habitude tous les clients disposant d’un contrat de maintenance bénéficieront de cette évolution (entres autres).

Interview Altexence DocuWorld

DocuWorld est l’occasion d’échanger entre partenaires et avec DocuWare, c’est aussi l’occasion de s’exprimer.

Gilles Sauvagnat a été sollicité pour répondre à quelques questions structurantes pour l’activité des partenaires DocuWare.

  • Point de vue sur le marché de GED, les opportunités ?
  • Demande croissante de solution Cloud, comment voyez vous les évolutions versus les solutions OnPremise, quelles sont les motivations des clients pour choisir ?
  • Votre point de vue sur le partenariat DocuWare ?

Altexence – DocuWare Diamond Club Partner 2019

Pour la sixième année consécutive, Altexence était représentée par son Président en exercice à la manifestation incontournable des intégrateurs DocuWare, à savoir DocuWorld Europe.

Au menu :

  • Des ateliers sur les nouveautés produits (nombreuses).
  • Des échanges sur la stratégie de l’éditeur et de son produit.
  • Des partages d’information avec la communauté des intégrateurs.
  • Des formations.

Et en tant que membre du Diamond Club Partner, c’est aussi un accès privilégié avec les directeurs des départements clefs de DocuWare au cours de sessions en comités restreints.

N’oublions pas le côté festif avec la remise, comme précédemment, du titre Diamond Club Partner 2019 pour Altexence en présence des Présidents Max Ertl et Gilles Sauvagnat.

Altexence DocuWare Diamond Club Member 2019

Universign et Altexence s’allient pour offrir des services à plus forte valeur ajoutée grâce à la signature électronique

Universign, spécialiste français de la signature électronique, vient de conclure un partenariat avec Altexence, intégrateur spécialiste de la gestion des flux documentaires.

La conclusion du partenariat permet à Altexence d’intégrer la signature électronique à son offre de gestion électronique de documents et de proposer à ses clients, notamment dans l’immobilier, un service de signature électronique flexible et très facile à utiliser.

Spécialiste des projets de Gestion Electronique de Documents (GED), Altexence est un des principaux intégrateurs DocuWare.

Après avoir réfléchi à la meilleure façon d’intégrer la signature électronique en tenant compte des aspects juridiques (conformité réglementaire et valeur probante) et pratiques (expérience utilisateur et simplicité d’intégration), Altexence s’est naturellement tournée vers Universign.

Universign, l’expert français de la signature électronique.

Du point de vue réglementaire, Universign est qualifié selon le règlement européen eIDAS et offre ainsi toutes les garanties en matière de sécurité, d’intégrité du document et d’identification des signataires. Universign propose plusieurs niveaux de signature électronique (simple, avancée et avancée avec certificat qualifié) qui répondent chacun à des besoins d’identification plus ou moins élevés inhérents aux documents à signer.

FACTUR-X

La facture électronique

​​

Avouons-le d’emblée, le titre précis devrait être la facture électronique mixte ou hybride. Sauf que c’est un peu long pour un titre 🙂 , et reconnaissez que l’expression facture mixte ou hybride, n’est pas – encore –  dans le langage courant. Certes, l’hybride est à la mode, mais surtout pour les motorisations … Alors quèsaco ? Explications.

Aujourd’hui quand on entend le terme facture électronique, un des premiers réflexes est de penser : EDI ou Echange de Données Informatisé, bref un système informatique qui permet de transférer des données, de facture dans le cas qui nous intéresse. Notez au passage que l’EDI n’est pas limité à la facture. C’est une famille de normes comme par exemple l’EDIFACT,…

Un autre réflexe est de penser fichier format Acrobat ou plus communément format PDF (je laisse volontairement de côté, norme et version du dit PDF pour essayer d’être concis)

Ceci étant posé, il faut avoir à l’esprit deux points importants avant de continuer :

 – L’EDI, c’est très bien, c’est structuré, cela fonctionne depuis plusieurs années, dans plusieurs domaines comme l’automobile ou la grande distribution. Néanmoins, ne pas oublier que l’EDI est conçu pour échanger des données entre ordinateurs. Un être humain « normal » ne lit pas l’EDI dans le texte.

 – Parallèlement, le document au format PDF présente aussi beaucoup d’avantages. Celui d’être facile à afficher et d’être lisible par un humain vient certainement dans le haut de la liste. Notons au passage qu’il peut aussi être imprimé sur un support papier et conserver sa lisibilité sans traitement. De plus, avec la norme PDF/A il est indépendant d’un éditeur. Par contre, son format est fondamentalement non structuré comme n’importe quel document. Et quasiment chaque document a sa propre présentation. Conséquence, un traitement informatique des données contenues ne peut être fiabilisé.

Alors, quelle est la solution ?

Imaginons un instant un monde idéal dans lequel il serait possible de véhiculer de l’information directement lisible par un humain et permettant un traitement informatique fiable fonctionnant quel que soit la structure du document. N’est-ce pas LA solution ?

Bonne nouvelle, ce monde idéal existe déjà. Cela se passe en Allemagne et ce standard s’appelle ZUGFeRD. Pas facile à prononcer avouons-le. Le principe : des documents au format PDF comprenant toute la description du contenu sous forme de balise XML. Astucieux, n’est-ce pas ?

Pour information, ZUGFeRD est l’abréviation de «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland», en français cela donne «Guide d’utilisation central du Forum Allemand sur la facturation électronique».

ZUGFeRD est un format de fichier normalisant les factures électroniques.

Il réunit les avantages des formats XML et PDF dans un fichier unique.

En collaboration avec de grandes entreprises de divers secteurs, le Forum Allemand sur la facturation électronique (Forum elektronische Rechnungen Deutschland) a établi une norme visant à garantir le déroulement optimal de la facturation électronique.

Le format PDF/A a été conçu spécialement pour l’archivage à long terme.

Depuis 2005, le PDF/A est publié et développé comme norme ISO indépendante du fabricant. ZUGFeRD se base sur PDF/A-3, la troisième partie de la norme, dont le cœur de sujet est l’insertion de données XML.

ZUGFeRD répond ainsi facilement à cette exigence double : lisibilité optimale par les utilisateurs avec le format PDF/A et lisibilité optimale par les ordinateurs avec le format XML.

Déjà mis en œuvre dans DocuWare, il permet en particulier de mettre en place des traitements de factures fournisseurs complet.

Conclusion : si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Notons qu’Altexence a rejoint le Forum Nationale pour la Facture Electronique et des Marchés Publics Electronique .

Comme indiqué sur le site « Le FNFE-MPE et le FeRD (Forum Allemand) ont décidé de collaborer et partager leurs expériences sur le déploiement de la facture électronique ».

L’objectif est de faire converger les travaux de ces deux pays pour arriver à un standard unique pour une gestion optimale de ce que l\’on appelle la facture hybride ou mixte, en bref une facture mariant le monde PDF et le monde XML.

Altexence DocuWare Platinum Partner 2019 et membre 2019 du Diamond Club DocuWare

Cela devient une habitude et pourtant cela n’est pas automatique !

Merci à nos clients et collaborateurs pour nous permettre encore une fois d’être au top des intégrateurs DocuWare en France et Suisse Romande.

Comme les années précédentes, Altexence a atteint et dépassé le niveau ultime DocuWare Platine (Platinum).

Et cerise sur le gâteau, Altexence fait toujours parti des 10 meilleurs intégrateurs DocuWare en région Europe/Asie/Moyen Orient (EMEA).

Cela se traduit par l’appartenance au Diamond Club DocuWare 2019.

 

 

 

 

HACKATHON Factur-X – Evénement FNFE-MPE

En tant que membre du Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE ), Altexence a décidé de participer et de sponsoriser le HACKATHON Factur-X les jeudi 24 janvier 2019 et vendredi 25 janvier 2019.

Pour rappel, Factur-X est le résultat de travaux d’un groupe de travail franco allemand pour définir un standard de facture électronique mixte (ou hybride).

C’est l’association d’un document PDF lisible par tout être humain normalement constitué et d’un document XML lisible (interprétable) par un programme informatique.

Les avantages sont nombreux :

  • Un seul document pour deux usages, humain et machine
  • Une lecture machine 100% fiable sans besoin de passer par un mécanisme de reconnaissance de caractère
  • Une capacité sans limite à automatiser les traitements ligne à ligne d’une facture car potentiellement tout le contenu de la facture est décrit dans la structure XML
  • Un standard à plusieurs niveaux de service pour faciliter la mise en oeuvre

Un seul objectif, réduire les coûts de traitement des factures.