GED & TÉLÉTRAVAIL

Complexe et chronophage, la GED est plus que jamais nécessaire avec l'importance nouvelle du télétravail

Par document il faut bien sûr entendre tous les documents, factures fournisseurs, bons de livraison, commandes, devis, propositions, factures clients, contrats commerciaux, baux immobiliers, contrats de travail, bulletins de salaire, notes de frais, etc, la liste est trop longue pour tous les citer. Ne pas oublier non plus que chacun de ces documents va nécessiter un traitement plus ou moins long et impliquant plus ou moins de personnes, sans parler du fait que ce document peut-être sous forme papier ou sous-forme numérique. 

Et à chaque fois cela représente du temps. Quelques exemples de tâches répétitives :

  • Analyser le document pour connaitre le quoi et le pour qui
  • Classiquement le dupliquer pour le diffuser
  • Le classer le retrouver facilement et rapidement
  • Le rechercher
  • Le faire circuler avec des informations complémentaires (diffusion et/ou validation)
  • Extraire des informations contenues dans le document pour les saisir dans un outil de gestion

Vous l’avez compris, la gestion documentaire est une charge de travail qui peut devenir très vite complexe et chronophage. Et si on vous disait qu’il existait des solutions pour la réduire très significativement voire la supprimer ? Pour cela nous proposons d’évoluer vers une solution permettant de vous apporter des gains significatifs et mesurables dans le traitement de toutes les chaines documentaires.

Comment ? 

Grâce à notre solution de Gestion Electronique de Documents (GED) allant de la capture jusqu’à l’archivage. Nous l’avons bâti sur le moteur DocuWare. Elle permet d’organiser et de gérer les informations et les documents d’une entreprise, quel que soit votre lieu géographique au bureau ou en mobilité ou les deux. Que vous soyez PME, ETI ou Grands-Comptes, quel que soit votre secteur d’activité nous saurons vous apporter la solution adaptée via un paramétrage fait avec vous et pour vous.

Avec notre solution DocuWare vous pourrez retrouver en un seul clic n’importe quelle donnée sous n’importe quel format, les consulter et pouvoir les partager en toute sécurité avec les collaborateurs de différents services. Traiter des données déjà sous forme numérique et dématérialiser de nouveaux documents n’a jamais été aussi simple. La dématérialisation passe par la numérisation des documents pour pouvoir ensuite les indexer. 

Avec DocuWare, vous gagnez du temps grâce à la Lecture Automatique des Documents (LAD) permettant l’indexation dès la numérisation du document et sa pré-saisie intuitive et simple. Ainsi indexé, le puissant moteur de recherche de DocuWare, rend très facile et surtout très rapide de retrouver et de partager des documents entre les différents services de la société. 

Comptabilité (factures fournisseurs, factures clients, …), ressources humaines (demande de congés, contrat de travail,), commercial (bons de commande, bons de livraison …), tous ces services sont reliés par des processus automatisés, appelés également « workflows » pour pouvoir modifier et faire circuler les documents en toute sécurité. Bien sûr, l’intégration avec l’ERP ou autre outil interne à la société fait partie des fonctionnalités classiquement mises en œuvre.

Chaque document est ensuite archivé grâce à DocuWare dans un espace numérique sécurisé et consultable de n’importe où et à n’importe quel moment. La conservation d’un document varie entre les différentes entreprises. Elle peut se faire dans le cadre d’une obligation légale ou de litige ou à titre informatif. 

Avec DocuWare, nous assurons la sécurité de vos données grâce à la traçabilité et le chiffrage des données confidentielles en réponse aux réglementations comme le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) par exemple.

Nous pouvons proposer au choix différentes architectures pour l’hébergement de vos données : 

  • On Premise en mode acquisition
  • Cloud partagé ou privé en mode locatif

 

Pour traiter des documents complexes et/ou en grand volume, nous avons sélectionné une solution complémentaire et parfaitement intégrée à DocuWare.  

AncoraDocs s’appuie sur un moteur d’intelligence artificielle permettant une Lecture Automatique des Documents (LAD) extrêmement performante. Grâce à ce moteur il est ainsi possible d’automatiser la capture d’un grand nombre de données avec des contrôles sophistiqués (appel à des bases de données externes, calculs, contrôles de format), ce qui évite les erreurs de saisie et fait gagner du temps dans leur indexation.

Pour enrichir les processus disponibles, nous disposons d’une solution de signature électronique à valeur probante, parfaitement intégrée à DocuWare. Ce service est édité et supporté par Universign. 

N’oublions pas les modules complémentaires développés par nos équipes. Ces derniers utilisent les librairies des logiciels que nous intégrons pour une parfaite compatibilité et maintenabilité. Citons par exemple, un module d’éclatement analytique, un module de rapprochement devis et commandes, un portail immobilier pour les diagnostics, un portail immobilier pour les promoteurs, …

Quelques cas d’usage :

Gestion des factures fournisseurs : de la capture des données à l’export en fichier plat ou en connexion avec des webservices, avec des processus totalement paramétrables par studio graphique. Signature numérique automatique et horodatage dans le respect du décret de mars 2017. Import automatique à partir de Chorus Pro pour les entités publiques.

Gestion des factures clients : indexation automatique par programme, par lecture automatique ou par fichiers compagnons. Signature numérique automatique. Routage par processus paramétrable par studio. Gestion des flux vers emails, éditique, Chrorus Pro, … Mise à jour des indicateurs (En cours de traitement, Refusé, Payé, …) par récupération des informations d’un ERP.

GED et Télétravail
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