RH : seules les entreprises les mieux organisées font face !

« La différence entre un jardin et un désert, ce n’est pas l’eau, c’est l’homme » dit un proverbe touareg. Appliqué au monde de l’entreprise, cela illustre l’importance des ressources humaines dont les enjeux sont au cœur de la stratégie des entreprises pour attirer et conserver les meilleurs talents.

Quels rapports avec la gestion documentaire ?

Multi formes et indissociables. Exemples : Comment mieux gérer la relation collaborateur sans un dossier complet, à jour et facilement accessible ?

• Comment gagner en productivité quotidienne dans la gestion des documents nécessaires aux différentes étapes de la relation d’un candidat puis d’un collaborateur ?
• Comment améliorer efficacement la circulation de l’information liée aux ressources humaines ? 
• Comment fiabiliser et normer les processus de gestion des ressources humaines, recrutements, congés, absences, parcours professionnel, … ?

Le constat est sans appel, seules les entreprises les mieux organisées peuvent se retrouver dans la variété et le volume des documents associés aux processus RH. 

Chacun comporte des exigences réglementaires et juridiques différentes, mais tous sont des facteurs de différentiations importants dans la relation entre les individus et l’entreprise.

Exemple de documents et de besoins : 

CV : disposer d’une CVthèque permettant une recherche selon les besoins 
Contrat de travail : processus de validation et signature numérique à valeur probante pour fluidifier, simplifier et économiser temps et argent. 

Dossier d’entrée des nouveaux collaborateurs :

• Processus normalisé d’entrée
• Démarche administrative
• Création du compte
• Demande des équipements nécessaires
• …

Congés des collaborateurs :

• Formulaire de demande normalisé
• Processus de validation
• Suivi
• Feuilles de temps 
• Déplacement / Notes de frais
• Entretiens annuels
• …

Dans ce contexte, pensez qu’une simple gestion des données administratives suffit est une grave erreur.

Toutes les informations contenues dans un CV ne sont pas saisies dans un outil de gestion, ni le résultat d’un entretien, une recherche plein texte est un avantage substantiel pour recherche par exemple une compétence en anglais (je recherche tous les CVs faisant référence à de l’anglais, puis par niveau, etc).

L’autre défi concerne la conformité au RGPD.

Que dire de la dématérialisation des feuilles de paye et leur envoi automatique par voie électronique dans un coffre-fort numérique.

Pour tous ces sujets nous pouvons vous accompagner dans l’automatisation des processus de ressources humaines. 

Que ce soit pour un bulletin de salaire, une demande de congés au travers d’un formulaire, notre solution DocuWare est parfaitement paramétrée pour vos processus RH pour simplifier la dématérialisation des documents et le suivi des processus ressources humaines.