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Septembre 2018

DocuWare version 7 : simplifions la complexité

La logique aurait voulu que la nouvelle version de DocuWare soit numérotée 6.13.

Mais comme annoncé précédemment, les équipes de DocuWare ont opté pour une rupture. La nouvelle version porte donc le numéro 7.0

Les superstitieux diront que c’est une bonne décision. Certains diront qu’il ne faut pas être superstitieux car cela porte malheur.

La réalité est plus pragmatique, la nouvelle version marque surtout une grande étape dans la vie de la solution DocuWare.

En effet, DocuWare V7 comprend bien sûr bon nombre de nouvelles fonctionnalités résumées ci-dessous.

Et elle intègre aussi une toute nouvelle architecture, dite de quatrième génération.

Mais pourquoi une nouvelle architecture? La réponse est simple.

Pour répondre au succès croissant de la solution DocuWare en environnement Cloud/SaaS et chez des clients de plus en plus consommateurs de gestion électronique de documents, il devenait nécessaire de faire encore mieux et encore plus rapide pour satisfaire tous nos clients quel que soit le nombre d’utilisateurs.

Dans ce contexte, les équipes ont décidé de faire un grand pas en avant pour adresser dès maintenant toutes les configurations, de la plus simple à la plus complexe tout en améliorant drastiquement les performances.

A titre d’exemple, avec DocuWare V7, la vitesse de recherche est en augmentation de 50 %, celle de l’archivage de 35 % et celle de l’indexation de 75 %.

Les fonctionnalités ne sont pas oubliées, citons en particulier :

  • Les fonctions d’intégration automatique de données repensées au travers d’un tout nouveau module Autoindex
    • Nouvelle interface  → pour une administration simplifiée
    • Nouveau mécanisme de déclenchement  sur événement → pour une synchronisation quasi temps réel avec un référentiel métier par exemple, pour une optimisation des traitements de factures par exemple.
    • Nouveau mécanisme de surveillance et de mise à jour des index  (méta données)  → pour une meilleure réactivité, par exemple pour un pilotage du renouvellement des contrats.
  • Mécanisme de validation des index (méta données) dans les formulaires (DocuWare Forms)  →  pour encore plus de souplesse et de fonctionnalités (lien dynamique avec une base métier, test temps réel sur l’existence d’un fournisseur en comptabilité, ou plus globalement sur l’existence d’une référence externe, …)
  • Des masques de saisies dans les formulaires (DocuWare Forms) , expression régulière, format, … →  pour encore plus de facilité pour saisir les données et pour garantir la qualité de ces dernières.
  • Un comportement dynamique de champs en fonction de la  saisie dans les formulaires (DocuWare Forms) , choisir un type de congés dans une demande, dans ce cas la saisie du compteur ad hoc s’affiche, choisir un état civil « Célibataire », la zone conjoint reste masquée, etc. →  un seul formulaire pour plusieurs usages pour une saisie guidée des données .
  • Une gestion automatique de détection de doublon d’email, pour optimiser le classement des emails. Un email envoyé à plusieurs personnes ne sera ainsi classé qu’une seule fois.
  • et bien plus encore

 

 

Signature électronique : une parfaite intégration avec la gestion électronique des documents

Qui dit signature dit valeur légale.

Alors une signature électronique a-t’elle une valeur légale ?

Bonne question.

Essayons de faire le point :

  • En introduction, précisons que nous n’avons ni les compétences et donc ni pour objectif de faire un cours d’histoire sur l’encadrement juridique des signatures électroniques en Europe et donc en France.
  • Il faut néanmoins rappeler les fondamentaux du texte du Règlement « eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) n°910/2014 du 23 juillet 2014« . Ce dernier a pour ambition d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Il établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.
  • Et autre point très important depuis le 1er juillet 2016 ce règlement est entré en application.
  • Il s’agit donc bien d’une nouvelle étape franchie au niveau de l’Union Européenne.
  • Traduit dans la pratique, cela signifie que toutes les entreprises ayant une activité dans l’Union Européenne peuvent utiliser une solution de signature électronique à valeur légale pour accélérer les échanges et faciliter la mutation vers le numérique.

Pour bien en comprendre la valeur légale, citons deux articles du règlement :

  • eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014, Article 25. Titre : Effets juridiques des signatures électroniques

1. L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée.
2. L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite.
3. Une signature électronique qualifiée qui repose sur un certificat qualifié délivré dans un État membre est reconnue en tant que signature électronique qualifiée dans tous les autres États membres.

  • eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014, Article 26. Titre : Exigences relatives à une signature électronique avancée

Une signature électronique avancée satisfait aux exigences suivantes:
a) être liée au signataire de manière univoque;
b) permettre d’identifier le signataire;
c) avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif; et
d) être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Et en droit français l’article 1367 du Code Civil modifié par Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 4 dispose

« La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte.

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. »

En synthèse, il ne faut pas oublier un élément très structurant pour garantir la valeur légale à la signature électronique.

Ceci  concerne l’utilisation de tiers de confiance avec la Liste nationale de confiance contrôlée par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI)

Après cette introduction, quid de la pratique au quotidien ?

Notre objectif est toujours de proposer des solutions les plus simples possibles et bien sûr fiables.

Nous avons donc décidé d’opter pour une solution mature répondant totalement aux exigences réglementaires. Solution que nous avons intégrée avec notre offre de gestion électronique de documents pour proposer un service flexible et très facile à utiliser.

Le principe est le suivant :

 

Concrètement, tout en travaillant avec DocuWare, un simple clic, une sélection, voire un automatisme va permettre de déclencher un processus de signature.

Cette dernière pourra être :

  • Simple (au sens eIDAS)
  • Avancée
  • Avancée avec certificat qualifiée
  • Qualifiée

Ces différents niveaux sont choisis lors de l’appel à la plate-forme en fonction des besoins légaux définis.

Pour faciliter sa gestion, une société peut avoir plusieurs profils permettant de choisir automatiquement le niveau ad hoc selon les options du service juridique.

Pour quels documents ?

  • Virtuellement tous les documents nécessitant une signature à valeur probante:
    • Des contrats commerciaux
    • Des commandes
    • Des baux d’habitation
    • Des baux commerciaux
    • Des promesses de vente

Résumé des fonctionnalités :

  • Plate-forme totalement intégrée à DocuWare,
    • Appel de la plate-forme, envoi  automatique du document à signer selon le profil choisi
    • Multi profil par organisation pour structurer les niveaux de signature exigés en fonction des processus
    • Suivi des signatures
    • Récupération et classement automatiques du document signé en remplacement du document d’origine.
  • Multi-canal
  • Multi périphériques, tablette, smartphone, ordinateur
  • Multi signataires
  • Multi documents
  • Conservation à valeur probante
  • Fichiers de preuve
  • Tableaux de bord
  • 4 niveaux de signatures

 

Intéressé(e) ? 

N’hésitez pas.

 

 

Trucs et astuces DocuWare : utilisation des formulaires Web

Un formulaire Web pour quoi faire ?

Retournons cette question, que voulez faire ?

  • Mettre à disposition de vos collaborateurs un formulaire de demande de congés, de note de frais, d’achat d’un équipement informatique, … ?
  • Mettre à disposition de votre département production des formulaires pour le suivi de la qualité, pour la déclaration des incidents, des non-conformités, .. ?
  • Mettre à disposition de vos magasins, de vos filiales ou autres des formulaires de demande d’achat, de mutation, de recrutement, … ?

Quel que soit le besoin, un formulaire est réalisable.

  • Connecté avec vos bases de données, oui,
  • Utilisable sur smartphone ou sur ordinateur, oui,
  • Affichage dynamique en fonction des choix, toujours oui,
  • Multi colonnes, encore oui,
  • Accessible en mode illimité, trois fois oui.

Quelle est la recette ? 

  • Prenez d’abord une solution DocuWare de base.
  • Ajoutez un module DocuWare Forms (inclus en mode Cloud ou SaaS) pour la création et la publication des formulaires Web/Mobile
  • Accessoirement ajoutez aussi le module DocuWare Workflow Manager (inclus en mode Cloud ou SaaS) pour déclencher et gérer des processus documentaires liés à vos formulaires.
  • Paramétrez vos formulaires avec le studio graphique:

  • Concevez et paramétrez un processus documentaire avec DocuWare Workflow Manager Designer

 

Et voilà !

Intéressé(e) ? 

N’hésitez pas.

 

Un nouveau site de support pour encore plus de services

Définition : Le support client désigne généralement l’ensemble des moyens mis à disposition des clients pour répondre à leurs demandes.

Pour cela il est nécessaire d’assurer :

  • La réception et l’enregistrement de tous les appels des utilisateurs, quel que soit le moyen utilisé (téléphone, courriel, formulaire WEB).
  • La classification et la réponse initiale à tous les tickets ouverts : diagnostic et premier essai de résolution et/ou escalade des incidents non résolus conformément au niveau de services convenus.
  • Le suivi des tickets et l’information aux clients de l’avancement du traitement de ces derniers.

C’est dans ce contexte que nous avons décidé d’améliorer le traitement des tickets, quelle que soit la solution concernée.

Nous intégrons donc maintenant :

  • Une adresse unique et facile à retenir pour tous nos clients, quelle que soit la solution mise en œuvre : support@altexence.fr

 

  • Un accès à partir d’une apps pour mobile IOS ou Android : Zoho Desk

 

  • Des emails facilement identifiables contenant toujours le numéro de la demande (ticket) dans l’objet, exemple de l’accusé réception : [##118##] Votre ticket a été créé

Nous souhaitons vivement que cette nouvelle plate-forme mise en oeuvre depuis mai 2018 vous apporte entière satisfaction.

Nous sommes en train de travailler à la mise en oeuvre d’une foire aux questions (FAQ) pour vous permettre de disposer d’une base de connaissance 24h/24h 7j/7.

Cette FAQ aura pour but de faciliter l’utilisation et l’exploitation des solutions mises en oeuvre par Altexence.

 

Des questions, des suggestions ? 

N’hésitez pas.