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Octobre 2016

Cas client : Optimiser ses ressources avec DocuWare

Grande ETI, leader sur son marché, plusieurs sociétés de type PME sur la France et le monde entier.

Projet dématérialisation des factures fournisseurs décidé en 2014 avec un choix d’Altexence intégrateur DocuWare en décembre 2014. La mise en production a été réalisée en septembre 2015 après une phase de test démarrée en mai 2015.

Cinq sociétés concernées en phase 1.

En 2016, ajout de 2 nouvelles sociétés pour la phase 2.

Volumétrie des cinq premières sociétés : 15 000 factures fournisseurs /an

Périmètre : Numérisation/Lecture automatique – Processus de validation – Export des écritures comptables vers Sage X3 – Archivage

Valeur ajoutée pour la phase 1:

  • Economie de 45 000 photocopies/an
  • ½ ETP/an non remplacé
  • Temps dégagé pour réaliser des missions de contrôle de gestion

Doublement de la volumétrie en phase 2 par simple ajout de licences clients, paramétrages des armoires dédiées à chaque société et formation.

Cqfd

Evolutions DocuWare (version 6.10)

Comme chaque année, DocuWare livre une nouvelle version riche en nouvelles fonctionnalités avec pour ligne directrice constante :  faciliter l’apprentissage et l’usage de la solution au quotidien.

Aperçu :

  • Possibilité de travailler en  mode arborescence de dossiers  à partir du client.
    • Rechercher et stocker des documents devient encore plus facile pour les personnes habituées à ce type de présentation hiérarchique.
    • Possibilité par exemple de classer directement dans l’armoire sans passer par la bannette.
    • Accès encore plus intuitif aux documents.
    • Très pratique aussi pour les classements en masse.
  • Affichage dynamique des index  dans les bannettes  Intellix  (LAD par auto-apprentissage)
    • Un simple mouvement de souris permet l’affichage sans besoin d’ouvrir le document,
    • Pratique et rapide.
  • Processus à la demande  : besoin de demander la validation d’un document ou un groupe de document à une ou plusieurs personnes ? Pas envie de perdre du temps pour paramétrer un processus, alors la requête à la demande est faite pour vous.
    • Clic droit ou raccourci, sélection de la question et de ou des personnes, et voilà.
    • Vous l’avez rêvé, DocuWare l’a fait !
  • Formulaire Web paramétrable  (DocuWare Forms) :
    • Plus de choix de présentation,
    • Responsive design ou en français affichage adaptatif au format du périphérique,
    • Intégration de signature,
    • Intégration de pièces jointes,
  • Besoin de  plus de sécurité, automatiquement et à moindre coût  :
    • La nouvelle  synchronisation entre armoires  est faite pour vous.
    • Synchronisation hybride entre  DocuWare Cloud et DocuWare OnPremise ,
    • Synchronisation entre filiales et avec le siège,

Trucs & Astuces

Commençons par un petit quiz :   Comment faites-vous pour faciliter la lisibilité des noms de vos pièces jointes dans vos emails    ?

  • Réponse A : Je nomme tous mes fichiers selon la norme de l’entreprise.
  • Réponse B : J’essaie de mettre un nom en rapport avec le contenu.
  • Réponse C : Je nomme les fichiers avec un simple numéro.
  • Réponse D : Je ne fais rien, le destinataire se débrouille.
  • Réponse E : Je n’envoie jamais d’email.

Si vous avez répondu C ou D, nous ne pourrons pas grand-chose pour vous, par contre vos destinataires vont appréciés (foi de destinataire avec beaucoup de pièces jointes pas faciles à repérer)

Si vous avez répondu E, n’hésitez pas à lire la suite, car nous pouvons quand même vous aider lorsque vous copiez un document classé ou quand vous le téléchargez.     Si vous avez répondu A ou B, nous allons vous faire gagner du temps et apporter un service supplémentaire.

Les ingrédients pour cette recette :

  • Une solution DocuWare
  • Un module DocuWare AutoIndex installé (ou le module Workflow)
  • Un zeste de paramétrage réalisé par vos consultants préférés

Exemple de résultat (totalement paramétrable et flexible) :

Explications :

  1. Autoindex (ou Workflow)  est utilisé pour remplir un index paramétré pour être aussi le nom du document.
  2. Cet  index est automatiquement rempli  selon les besoins, avec dans notre exemple la structure suivante : TypeDeDocument_Société_N°Document_Date_Objet

Ainsi, que ce soit dans l’explorateur Windows de DocuWare ou lors du téléchargement ou lors de l’envoi par messagerie, le  document est nommé de manière rigoureuse, normé et, cerise sur le gâteau, sans effort.

Les dernières actualités

  • Gestion des diagnostics immobiliers obligatoires :   Amiante , performance énergétique, mise en sécurité électrique,  plomb , ….(liste non exhaustive et évolutive). En partenariat avec  iPorta , nous avons développé un portail de service à destination :
    • Des bailleurs
    • Des propriétaires
    • Des diagnostiqueurs
    • Des entreprises effectuant des travaux
    • Des locataires

Pour gérer le cycle complet des diagnostics, du dépôt à la consultation, avec automatisation, contrôle de cohérence, alertes, tableaux de bord  ….

  • Dans le cadre de notre développement,  Altexence  a  absorbé  la société  KARVI-Services  créée initialement en partenariat avec Decalog. Cette opération permet d’augmenter notre surface financière et partager des ressources pour un service optimal à destination de tous nos clients. KARVI-Services commercialise, met en œuvre et héberge  KARVI , Système Intégré de Gestion de Bibliothèque Open Source en mode Web.
  • Département technique  : pour mieux répondre à des besoins clients, nous avons ré organisé notre département technique pour prendre en charge des projets nécessitant des développements à haute valeur ajoutée :
    • Analyse/conception/réalisation/support de développements spécifiques autour de nos solutions de dématérialisation.
    • Laurent Gauss est en charge de cette activité.