GED & IMMOBILIER

Avec la GED, l'immobilier se bâtit sur des bases solides !

L’expérience du monde de l’immobilier acquise par Altexence et la puissance de l’outil DocuWare ont permis de forger une offre sur-mesure à destination des professionnels de l’immobilier (construction, vente, location… ) confrontés à une masse de documents en constante augmentation.

Un projet de construction, c’est plus de 200 types de documents. Dans ce contexte, pouvez-vous vous affranchir d’une gestion documentaire adaptée à vos métiers pour gagner en efficacité ? Posez la question, c’est donner les clefs de la réponse. Personne ne peut gérer efficacement une telle masse de documents sans outil. C’est pourquoi nous accompagnons des entreprises de l’immobilier dans le domaine de la gestion documentaire, que vous soyez bailleur social, promoteur, investisseur, gérant ou utilisateur.

Nous proposons donc aux professionnels de l’immobilier de gérer leur fonds documentaire grâce à notre solution de Gestion Electronique de Documents (GED) DocuWare. 

Avec celle-ci vous :

  • Gagnez du temps dans la recherche
  • Fluidifiez les processus de validation
  • Disposez d’un archivage automatique des documents 
  • et bien plus encore

 

Que ce soit pour de la gestion du foncier à la commercialisation et/ou pour de l’exploitation et de la gestion locative pour ne citer que les principaux domaines.

En quelques clics, il devient simple de gérer les documents, quel que soit la source ou le format, de leur capture jusqu’à leur traitement et enfin leur archivage. Ils peuvent ainsi être consultés, depuis n’importe où et à n’importe quel moment.

Avez-vous besoin d’échanger et de partager de l’information avec vos prospects, vos clients, vos fournisseurs ? Facile, notre solution permet la mise en œuvre d’un portail documentaire dédié.

Les déplacements sont compliqués ? Vous avez besoin d’être réactif dans un marché concurrentiel ? Optez pour la signature numérique totalement intégrée à notre solution. Grâce à l’outil de GED DocuWare, plus besoin d’imprimer un contrat de vente ou un bail par exemple. Le client peut signer le document ou les documents de manière numérique avec Universign intégré à DocuWare. Simple, rapide, et totalement sécurisé. Preuve numérique à l’appui, totalement infalsifiable et incontestable, conforme à la norme européenne eIDAS. De plus nous intégrons DocuWare avec des solutions métiers de gestion immobilière comme PortalImmo, Prem’Habitat, Ulis, IKOS par exemple. 

De la détection des prospects à la signature, en passant par toutes les phases de vente, notre expérience dans le secteur de l’immobilier vous sera utile. 

GED et immobilier...
Vrai ou faux ?

Altexence vous répond

GED & RH

RH : SEULES LES ENTREPRISES LES MIEUX ORGANISÉES FONT FACE !

« La différence entre un jardin et un désert, ce n’est pas l’eau, c’est l’homme » dit un proverbe touareg. Appliqué au monde de l’entreprise cela illustre l’importance des ressources humaines dont les enjeux sont au cœur de la stratégie des entreprises pour attirer et conserver les meilleurs talents.

Quels rapports avec la gestion documentaire ?

Multi formes et indissociables. Exemples : Comment mieux gérer la relation collaborateur sans un dossier complet, à jour et facilement accessible ?

  • Comment gagner en productivité quotidienne dans la gestion des documents nécessaires aux différentes étapes de la relation d’un candidat puis d’un collaborateur ?
  • Comment améliorer efficacement la circulation de l’information liée aux ressources humaines ? 
  • Comment fiabiliser et normer les processus de gestion des ressources humaines, recrutements, congés, absences, parcours professionnel, … ?

Le constat est sans appel, seules les entreprises les mieux organisées peuvent se retrouver dans la variété et le volume des documents associés aux processus RH. 

Chacun comporte des exigences réglementaires et juridiques différentes, mais tous sont des facteurs de différentiations importants dans la relation entre les individus et l’entreprise.

Exemple de documents et de besoins : 

CV : disposer d’une CVthèque permettant une recherche selon les besoins 
Contrat de travail : processus de validation et signature numérique à valeur probante pour fluidifier, simplifier et économiser temps et argent. 

Dossier d’entrée des nouveaux collaborateurs :

  • Processus normalisé d’entrée
  • Démarche administrative
  • Création du compte
  • Demande des équipements nécessaires

Congés des collaborateurs :

  • Formulaire de demande normalisé
  • Processus de validation
  • Suivi
  • Feuilles de temps 
  • Déplacement / Notes de frais
  • Entretiens annuels

Dans ce contexte, pensez qu’une simple gestion des données administratives suffit est une grave erreur.

Toutes les informations contenues dans un CV ne sont pas saisies dans un outil de gestion, ni le résultat d’un entretien, une recherche plein texte est un avantage substantiel pour recherche par exemple une compétence en anglais (je recherche tous les CVs faisant référence à de l’anglais, puis par niveau, etc).

L’autre défi concerne la conformité au RGPD.

Que dire de la dématérialisation des feuilles de paye et leur envoi automatique par voie électronique dans un coffre-fort numérique.

Pour tous ces sujets nous pouvons vous accompagner dans l’automatisation des processus de ressources humaines. 

Que ce soit pour un bulletin de salaire, une demande de congés au travers d’un formulaire, notre solution DocuWare est parfaitement paramétrée pour vos processus RH pour simplifier la dématérialisation des documents et le suivi des processus ressources humaines. 

GED & RH...
Vrai ou faux ?

Altexence vous répond

DISTINCTION

Quand la performance s'inscrit dans la durée.

Oui ! Nous sommes fiers en ce début  d’année 2020. Car, comme l’année dernière et  comme celle d’avant ou d' »avant avant », bref comme depuis 2014, nous titrions : « Altexence DocuWare Platinum Partner et membre du Diamond Club DocuWare ». Et cette année encore, notre entreprise sera positionnée parmi les plus performantes dès lors qu’il s’agit de mettre en œuvre la technologie Made in DocuWare.

Il suffit donc de changer la date pour lire Altexence DocuWare Platinum Partner 2020 et membre 2020 du Diamond Club DocuWare

 

Encore une fois , merci à nos clients et collaborateurs pour nous permettre d’être au top des intégrateurs DocuWare en France et Suisse Romande, concrétisé par le niveau Platinum.

 

Et en plus, la récompense de la récompense , avec la distinction Diamond Club DocuWare 2020. Club réservé aux 10 meilleurs intégrateurs DocuWare en région Europe/Asie/Moyen Orient (EMEA).

DocuWare 7.2

TOUJOURS PLUS !

La série continue, après la version 7.0 puis la 7.1 et leurs lots de nouveautés, voici la version 7.2. Les équipes de DocuWare toujours à l’écoute de leurs partenaires et clients nous livrent un florilège de nouvelles fonctionnalités et/ou d’améliorations. 

Jugez par vous-même avec une sélection des points les plus importants. :

Plus de fonctionnalités pour une meilleure efficacité au quotidien :

  • Traitement des factures XML →  vous le savez, c’est un sujet sur lequel nous avons largement communiqué (cf. nos communications sur le FNFE ). Avec la version 7.2, les formats XRechnung, ZUGFeRD 2.0, FatturaPA et bien sûr Factur-X sont supportés. Lecture parfaite et sans faille de toutes les factures respectant ces formats. Une garantie de fiabilité et de gain de temps pour ensuite démarrer le ou les processus ad hoc.
  • Index tableau : Introduit en version 7.1 ces derniers sont encore plus faciles à utiliser → Affichage dans une liste de résultat, calcul automatique des sommes des colonnes décimales, en-tête indépendante du défilement

Une conception de processus encore plus puissante :

  • Attente sur un évènement→ exemple, avec un simple paramétrage, le processus de facture fournisseur peut se poursuivre dès lors que le bon de livraison est stocké.
  • Temporisation d’un processus :  possibilité de fixer un temps d’attente de démarrage → pour relancer un WebService, pour attendre une réponse, …
  • Meilleure intégration des champs tableaux dans un processus :  possibilité d’assigner des valeurs de tableau à partir des processus par un simple paramétrage → par exemple pour stocker très facilement des centres de coûts analytique à la ligne par document,…
 

Plus de souplesse et de puissance dans le paramétrage DocuWare :

  • Importation automatique des emails → meilleure ergonomie, plus de fonctionnalités avec des automatismes et des filtres pour intégrer automatiquement des pièces jointes comme par exemple des factures envoyées par email.
  • Gestion des timbres (ou tampons) améliorées → une nouvelle interface aux standards de l’administration DocuWare, des pré visualisations pour faciliter les mises au point.

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE FAIT SON SHOW !

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE FAIT SON SHOW

Altexence, membre du Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE) participe en tant que sponsor à la journée de la facture électronique le 16 janvier 2020. 

Les grands thèmes abordés et disséqués seront :

    •  Factur-X
    • Obligation d’émettre vers le secteur public via Chorus Pro
    • Généralisation des échanges numériques en B2B

Autant de sujets d’actualité pour lesquels Altexence a des réponses opérationnelles.

 

Le lieu : Lab de GS1 France, 21 boulevard Haussmann, 75009 Paris

Plus d’informations, c’est ici.

NOUVELLE ADRESSE

Nouvelle année, nouvelle adresse !

Pour accompagner sa croissance, Altexence déménage. Fidèle à Lyon et à l’un des quartiers les plus dynamiques de La Part-Dieu, nos nouveaux locaux permettront de vous accueillir dans d’excellentes conditions pour de nouvelles sessions de formation.

Notre nouvelle adresse :

Immeuble le Forum – 27 Rue Maurice Flandin – 69003 LYON

 Tous nos vœux pour cette nouvelle année

RENTRÉE 2019

Septembre 2019 : Quoi de neuf ?

Septembre 2018, un an déjà, à cette époque nous titrions : un automne numérique ! Nous pourrions reprendre le même thème, tant il est d’actualité. Jugez par vous-même, par l’abondance des nouveaux thèmes. Exemples :

  • Un tout nouveau site internet avec un chatbot pour vous aider et vous guider. Sans oublier notre vidéo didactique. A consommer sans modération.
  • Une nouvelle version DocuWare, testée et éprouvée avec pléthore de nouvelles fonctionnalités pour mieux vous servir. 
  • Qui dit numérique, dit numérisation pour les supports papier. Nous avons testé et qualifié des scanners performants et adaptés en fonction de vos besoins. Faites confiance à nos expériences et expertises pour un résultat sans faille. 
  • Si l’avant-vente est le rêve, l’après-vente est la réalité, alors pour que le rêve continue, nous avons renforcé notre support et construit des programmes de formation adaptés.
  • Un document est une source de données, alors pour automatiser la capture des informations pertinentes, il faut des outils performants. Gros volumes ? Documents complexes ? Alors essayez notre nouvelle offre AncoraDocs, couplée ou non avec DocuWare.
  • Combien de documents Ressources Humaines par collaborateurs ? Comment les gérer ? Comment automatiser l’envoi sécurisé des bulletins de salaire ? Vous avez des questions, nous avons des réponses.

SEPTEMBRE 2019

La version 7.1 de DocuWare est sortie !

 Rappelez-vous, nous avions annoncé la version 7.0 comme nouvelle version qui marque surtout une grande étape dans la vie de la solution DocuWare.

La bonne nouvelle est qu’avec la 7.1, nous pouvons de nouveau écrire la même ligne 🙂 Alors que contient cette version ?

Il serait trop long et trop fastidieux de tout énumérer, alors concentrons-nous sur des points clefs :

  1. Améliorations très importantes pour la capture des données dans des documents comme les factures, les bons de commandes, les bons de livraisons, … avec le Traitement des lignes :
    • Intelligent Indexing → après une courte phase d’apprentissage, l’Intelligence Artificielle d’Intelligent Indexing identifie automatiquement chaque ligne et les transfère à DocuWare sous forme de métadonnées.
    • Nouveau type d’index : Index tableau → Un tableau de données est attaché au document et utilisable dans un processus pour par exemple faire une répartition comptable des lignes.
  2. Traitement des tâches de processus encore plus efficace :
    • Filtrage sur des critères → amélioration de la productivité en permettant un accès ciblé aux tâches (par type, par centre de coût, …)
    • Traitement en masse des tâches :  une même validation pour plusieurs taches, une réaffectation d’un lot de tâches vers un autre utilisateur, … → efficacité maximale dans un minimum de temps.
  3. Encore plus d’automatisme dans le traitement des formulaires DocuWare :
    • Remplissage automatique des formulaires → pour réduire la saisie au strict minimum, exemple une adresse email est automatiquement ajoutée au formulaire selon les critères prédéfinis.
    • Contrôles totalement paramétrables de tout ou parties des saisies d’un formulaire → pour garantir la cohérence des informations saisies selon les règles de gestion pré établies.

… Et bien plus encore !

OFFRE SCANNERS

Votre scanner va vous surprendre !

Question : Pensez-vous qu’un scanner n’est qu’un appareil photo de documents ? Techniquement, il s’agit effectivement de disposer d’une image à partir d’un document papier comme peut le faire un appareil photo. Fonctionnellement, il en va tout autrement.

En effet, les scanners ne sont pas que des appareils photos de documents. Ils doivent répondre à vos exigences de qualité, de fiabilité, En fonction du besoin, de la volumétrie quotidienne, des traitements envisagés suite à la capture des documents, tous les scanners ne se valent pas !

Nous vous accompagnons dans la préconisation, le choix et la fourniture de votre matériel de dématérialisation.

Grâce une relation privilégiée avec les constructeurs, nous sommes certains de la qualité des machines proposées, et de leur compatibilité avec nos offres logiciels.

Nous mettons en œuvre le meilleur paramétrage, et vous accompagnons pour le respect des normes de dématérialisation en vigueur.

Au choix, en fonction de vos objectifs et de vos budgets :

  • Scanners individuels
  • Scanners départementaux / salle courrier
  • Scanners réseau
  • Scanners pour traitement particulier

Alors faites confiance à un expert du domaine, contactez-nous.

SUPPORT & FORMATION

Nous sommes à vos côtés

 Ce sont deux sujets d’importance que nous avons totalement intégrés dans nos offres de service. Nous sommes pleinement à vos côtés quelque soit le besoin ressenti, le problème rencontré ou la stratégie envisagée.

Support et formation

Nous avons renforcé nos moyens pour répondre aux attentes de nos clients de plus en plus nombreux.

Support : 

Contrat de maintenance classique, intégrant la mise à disposition des nouvelles versions, le diagnostic des éventuels dysfonctionnements de la solution, les correctifs ou palliatifs. Un service accessible sur notre portail dédié et/ou par téléphone. Une équipe de professionnels à votre écoute pour le maximum de réactivité.

Besoin de plus ? 

Contrat d’assistance à l’utilisation sous forme de tickets achetés à l’année. C’est l’assurance d’avoir un interlocuteur pouvant traiter les demandes d’assistances ou d’évolutions fonctionnelles

Formation :

Nous aimons particulièrement cette citation : « Si vous trouvez que l’éducation coûte cher, essayez l’ignorance. »  Abraham Lincoln

Alors pour optimiser vos investissements en solution de gestion électronique de documents, formons ensemble vos équipes pour un maximum d’efficacité.

Contactez-nous pour connaitre nos différentes offres :

  • Webinaire
  • Formation intra entreprise
  • Formation inter entreprise