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Juin 2017

De la facture papier à la facture numérique – Les bénéfices du décret du 22 mars 2017

Ne cachons pas notre joie !

Souvent habitués à des réglementations complexes à comprendre et à appliquer, il faut reconnaître que l’arrêté du 22 mars 2017  du Ministère de l’économie et des finances est simple et clair.

Rappel des faits (version courte !)

  • Avant le décret :
    • Une facture papier numérisée n’avait pas la valeur fiscale telle que décrite dans l’article 289 du Code générale des impôts
  • Après le décret (date d’application le 30 mars 2017)
    • Les règles sont clarifiées et simplifiées et la facture papier numérisée vaut facture papier.

Ce que dit le texte :

  • Le titre : Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales
  • Le contenu :
    • I. – Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
    • II. – L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
    • « III. – Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
      1. D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de
        niveau une étoile ;
      2. D’une empreinte numérique ;
      3. D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité
        (RGS) de niveau une étoile ;
      4. Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification
        figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes
opérations réalisées. »

Les règles à respecter dans la vraie vie :

  • Pour être conforme au point I : la numérisation doit être faite pour permettre une reproduction à l’identique (« le résultat est la copie conforme à l’original en image et en contenu »). Pour garantir ce résultat, une numérisation avec un scanner de qualité en 300 dpi couleur est un minimum. Il ne faut pas utiliser de procédé de traitement d’images. Attention donc aux options par défaut de certains scanners. Attention aussi à l’utilisation des dispositifs de compression. Le décret précise que la compression doit se faire sans perte. Demande quelque peu antinomique, compression = perte de données. La question est quel est le niveau acceptable. Gageons que nous disposerons prochainement d’une prochaine doctrinale sur le site du bulletin officiel des finances publiques-impôts . En attendant, et tant pis pour l’espace disque, configurez vos scanners pour la plus faible compression. Le format PDF/A multi page en 300 dpi 24 bit couleur est à privilégier.
  • Pour être conforme au point II : il est important de documenter le processus complet de la numérisation jusqu’à l’archivage électronique. Ce document, interne à l’entreprise doit pouvoir être produit sur demande de l’administration fiscale.
  • Pour être conforme au point III:
    • Apposer une signature électronique sur toutes les factures numérisées. Bonne nouvelle un certificat RGS * suffit. Exemple de certificat chez Chambersign 
    • Le fichier doit être horodaté au moyen d’une source d’horodatage interne. Re bonne nouvelle DocuWare réalise cette opération en standard.

Conclusions (si vous disposez d’une solution DocuWare) :

Il faut :

  • Respecter les règles sur la qualité de la numérisation
  • Disposer d’une certificat conforme au RGS une étoile (*)
  • Paramétrer la solution DocuWare pour respecter les règles décrites
  • Mettre en place et documenter le processus de la numérisation à l’archivage

Point important et non rappelé dans ce décret :

Le respect des règles édictées ne vous affranchit pas de la mise en place et de la documentation d’une piste d’audit fiable pour vos processus de traitement des factures fournisseurs et factures clients. Re re bonne nouvelle, avec la solution DocuWare il est possible de générer automatiquement une piste d’audit fiable par l’utilisation du module DocuWare Workflow Manager et le moteur DocuWare.

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DocuWare : un nouveau module d’écritures comptables pour la GED

Avec le module DocuWare Workflow Manager il est facile de mettre en oeuvre vos procédures dans le système de gestion documentaire.

Vous n’avez pas le module Workflow Manager ou ne savez pas si vous l’avez, Je veux en savoir plus sur Workflow Manager

Exemple :

DWFlowchart DocuWare Workflow Exemple Processus Facture

A partir de ce module il est ainsi possible de réaliser (liste non exhaustive) :

  • Des interrogations de bases de données
  • Des tests sur tout ou partie des données
  • Des arbres de décisions aussi complexes que beaucoup d’organisations (c’est à dire très complexe 🙂 )
  • Des envois d’emails
  • Des appels à des Webservices
  • Des assignations à des utilateurs, des groupes, …
  • Des formulaires contextuels
  • Des lancements sur conditions documentaires, sur conditions temporelles, …

Il ne nous manquait plus que la possibilité d’appeler des fonctions externes à partir d’un formulaire.

C’est chose faite avec la version 6.11 de DocuWare.

Je veux en savoir plus sur la version 6.11 de DocuWare

Cette fonction nous a intéressé à plus d’un titre.

La première utilisation concrète est l’appel de notre nouveau module permettant de générer écritures comptables et éclatement analytique de toutes les factures traitées dans un processus DocuWare.

Avec ce module nous pouvons ainsi proposer à nos clients une totale continuité dans la chaîne de traitement, de la numérisation à l’intégration comptable.

Bien sûr, toutes les étapes classiques sont traitées, numérisation, classement, lecture automatique, extraction des données, rapprochement ou non avec commandes, intégration du(des) bon(s) de livraison, processus de validation. Le tout avec la génération automatique d’une piste d’audit.

Notre module peut être branché dans n’importe quel étape du processus, dans le respect des procédures de nos clients. Généralement, cet appel est réalisé lors de la dernière étape.

Exemple de paramétrage d’une tâche

DocuWare Workflow Tache Eclatement analytique

Ainsi par sélection du choix « Analytique », l’utilisateur est automatiquement devant l’écran de saisie et la facture correspondante:

DocuWare Altexence Ecritures comptables Eclatement analytique

L’outil se charge évidemment de tous les tests de cohérence et s’appuie sur le référentiel comptable de l’outil de gestion.

Une fois l’écriture validée le module génère le ou les fichier(s) au format ad hoc ou appelle le web services publié par l’outil de gestion pour alimenter la comptabilité.

Lors de l’enregistrement du paiement de la facture en comptabilité, nous pouvons bien sûr mettre à jour le statut du document dans DocuWare.

Un exemple concret de l’une de nos réalisations pour compléter et intégrer la solution DocuWare dans le système d’information de nos clients.

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Trucs et astuces DocuWare : comment réduire ses délais de paiement

Dans un article précédent Je consulte l'article, nous avions décrit un moyen simple (grâce à DocuWare intégré par Altexence) pour classer et envoyer des factures numériques dans le respect des normes fiscales en vigueur.

Comme indiqué, l’économie réalisée peut être substantielle et directement liée à la volumétrie.

Un autre avantage est la capacité de faire évoluer ce système pour améliorer le règlement de ses factures.

Comme vous le savez, plus vous tardez pour relancer vos clients en retard de règlement, plus le recouvrement est complexe, coûteux, voire hasardeux.

Partant de ce constat qui a aussi fait ses preuves dans le règlement des loyers immobiliers, nous vous recommandons de mettre en place un système par anticipation et par des rappels en escalade.

Le principe est simple :

  1. Le point de départ est évidemment la date d’échéance. Cette date est à définir comme un index documentaire dans DocuWare.
  2. Sur cette base il faut paramétrer une date de rappel avant la date d’échéance.
  3. Ensuite cadencer des dates de rappel de retard après la date d’échéance (relance par email, lettre, lettre recommandée, ….)

Là encore, DocuWare nous montre toute la souplesse et la puissance de son paramétrage.

Pour les points n°1 et n° 2, il est facile de paramétrer une tâche avec le module AutoIndex de DocuWare.

Vous n’avez pas le module Autoindex ou ne savez pas si vous l’avez, Je veux en savoir plus sur Autoindex

Un simple paramétrage vous permettra de mettre à jour un index « technique » pour déclencher un processus de travail avec le workflow manager.

DocuWare AutoIndex Factures

Vous n’avez pas le module Workflow Manager ou ne savez pas si vous l’avez, Je veux en savoir plus sur Workflow Manager

Ensuite, grâce au studio graphique du module Workflow Manager, quoi de plus simple que de créer un processus automatique pour envoyer un email de relance avant la date d’échéance en paramétrant un email personnalisé comme par exemple :

DocuWare Workflow Relance facture client

Pour le point n° 3, il suffit de répéter les paramétrages en précisant les dates de relances, les modes d’envoi.

Nous recommandons aussi de coupler cela avec des synthèses envoyées au(x) service(s) concerné(s), comme comptabilité clients, direction, … en fonction de votre organisation.

Vous disposerez ainsi d’une plate-forme permettant d’anticiper les retards et s’ils se produisent de les traiter avec diligence et régularité.

Bien sûr, il est tout à fait possible d’interagir avec le système pour suspendre/retarder une procédure de relance pour des raisons commerciales par exemple.

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DocuWare : toujours plus avec les dernières nouveautés de la version 6.11

DocuWare évolue régulièrement pour le bénéfice de nos clients.

L’investissement massif et en constante augmentation n’est évidemment pas étranger à cela.

L’argent est le carburant, encore faut-il bien l’utiliser.

C’est pourquoi DocuWare échange avec ses partenaires pour recueillir leurs besoins qui sont ceux de leurs clients. C’est une des missions de DocuWorld une fois par an. Et bien sûr tout au long de l’année avec des outils comme le portail support, le forum ou uservoice. N’oublions pas le contact direct par email ou téléphone.

Bref, la communauté DocuWare est très active pour aller toujours plus loin et plus haut.

Dernier résultat en date, la version 6.11 (qui sera suivie par une 6.12, puis une version 7… vous connaissez donc les titres de quelques uns de nos prochains articles 🙂 )

Sur le plan de la technologie et de la convivialité

Nos clients sont unanimes, l’ergonomie intuitive de DocuWare, sa facilité d’utilisation et la puissance des ses fonctionnalités ont été au coeur de leur décision.

C’est bien pourquoi les équipes de DocuWare attachent une importance cruciale à tous les aspects de l’ergonomie.

Dans ce contexte les configurations des modules mentionnés ci-dessous ont été totalement repensées. De plus, elles sont passées de Silverlight à HTML5 et sont ainsi utilisables avec davantage de navigateurs.

Cela n’est pas tout, car des nouveautés sont également disponibles sur le Client Web, dans DocuWare Forms ainsi que dans d’autres composants. Pour vous familiariser avec les nouveautés, leur utilisation et leurs avantages, consultez les « Nouveautés dans DocuWare ».

Gestion simplifiée des emails

Le module DocuWare Connect To Outlook a été complètement repensé et réécrit  pour :

  • Une interface modernisée et plus intuitive
  • Une gestion des configurations directement depuis Outlook → Beaucoup plus simple pour définir les dossiers à surveiller
  • Possibilité d’associer des noms de dossiers ou sous-dossiers en tant qu’index/méta données

Le module DocuWare Connect To Mail a aussi bénéficié d’une cure de jouvence. Les connexions aux serveurs de messagerie sont établies au sein de toute l’organisation et les paramètres du serveur de messagerie sont automatiquement récupérés. Plus facile à configurer, plus simple, plus puissant.

Processus de travail (alias workflow)

Le module DocuWare Workflow Manager gagne encore en fonctionnalités. Quelques exemples d’améliorations/évolutions :

  • Possibilité de documenter les tâches avec des textes personnalisés
  • Possibilité d’intégrer des liens contextuels vers d’autres applications. C’est par exemple cette fonctionnalité que nous utilisons pour appeler notre nouveau au module d’écriture comptable/éclatement analytique pour une chaîne de traitement sans rupture entre la réception de la facture et la comptabilisation. plus de détails ici.
  • Possibilité de démarrer processus à partir d’un calendrier.
  • Possibilité de constater l’absence d’un collaborateur avant le transfert d’une nouvelle tâche.

Gestion des bacs (bannettes, …)

Toujours dans la catégorie ergonomie et fonctionnalités, la gestion des configurations des bacs a été entièrement réécrite pour une création des bacs plus simple.

De même, la gestion de la fonction Intelling Indexing (lecture automatique de documents en mode sémantique avec auto apprentissage) est plus simple et permet maintenant de sélectionner une seule boite de dialogue de stockage à configurer.

 

Notification par emails

Une seule configuration est maintenant nécessaire pour définir les notifications et s’abonner.

En fonction des droits correspondants, vous pouvez alors définir les différentes possibilités qui s’offrent à un utilisateur en matière de notifications. Simple et efficace.

 

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