De la facture papier à la facture numérique – Les bénéfices du décret du 22 mars 2017

Ne cachons pas notre joie !

Souvent habitués à des réglementations complexes à comprendre et à appliquer, il faut reconnaître que l’arrêté du 22 mars 2017  du Ministère de l’économie et des finances est simple et clair.

Rappel des faits (version courte !)

  • Avant le décret :
    • Une facture papier numérisée n’avait pas la valeur fiscale telle que décrite dans l’article 289 du Code générale des impôts
  • Après le décret (date d’application le 30 mars 2017)
    • Les règles sont clarifiées et simplifiées et la facture papier numérisée vaut facture papier.

Ce que dit le texte :

  • Le titre : Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales
  • Le contenu :
    • I. – Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
    • II. – L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
    • « III. – Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
      1. D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de
        niveau une étoile ;
      2. D’une empreinte numérique ;
      3. D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité
        (RGS) de niveau une étoile ;
      4. Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification
        figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes
opérations réalisées. »

Les règles à respecter dans la vraie vie :

  • Pour être conforme au point I : la numérisation doit être faite pour permettre une reproduction à l’identique (« le résultat est la copie conforme à l’original en image et en contenu »). Pour garantir ce résultat, une numérisation avec un scanner de qualité en 300 dpi couleur est un minimum. Il ne faut pas utiliser de procédé de traitement d’images. Attention donc aux options par défaut de certains scanners. Attention aussi à l’utilisation des dispositifs de compression. Le décret précise que la compression doit se faire sans perte. Demande quelque peu antinomique, compression = perte de données. La question est quel est le niveau acceptable. Gageons que nous disposerons prochainement d’une prochaine doctrinale sur le site du bulletin officiel des finances publiques-impôts . En attendant, et tant pis pour l’espace disque, configurez vos scanners pour la plus faible compression. Le format PDF/A multi page en 300 dpi 24 bit couleur est à privilégier.
  • Pour être conforme au point II : il est important de documenter le processus complet de la numérisation jusqu’à l’archivage électronique. Ce document, interne à l’entreprise doit pouvoir être produit sur demande de l’administration fiscale.
  • Pour être conforme au point III:
    • Apposer une signature électronique sur toutes les factures numérisées. Bonne nouvelle un certificat RGS * suffit. Exemple de certificat chez Chambersign 
    • Le fichier doit être horodaté au moyen d’une source d’horodatage interne. Re bonne nouvelle DocuWare réalise cette opération en standard.

Conclusions (si vous disposez d’une solution DocuWare) :

Il faut :

  • Respecter les règles sur la qualité de la numérisation
  • Disposer d’une certificat conforme au RGS une étoile (*)
  • Paramétrer la solution DocuWare pour respecter les règles décrites
  • Mettre en place et documenter le processus de la numérisation à l’archivage

Point important et non rappelé dans ce décret :

Le respect des règles édictées ne vous affranchit pas de la mise en place et de la documentation d’une piste d’audit fiable pour vos processus de traitement des factures fournisseurs et factures clients. Re re bonne nouvelle, avec la solution DocuWare il est possible de générer automatiquement une piste d’audit fiable par l’utilisation du module DocuWare Workflow Manager et le moteur DocuWare.

DocuWare : un nouveau module d’écritures comptables pour la GED

Avec le module DocuWare Workflow Manager il est facile de mettre en oeuvre vos procédures dans le système de gestion documentaire.

Exemple :

DWFlowchart DocuWare Workflow Exemple Processus Facture

A partir de ce module il est ainsi possible de réaliser (liste non exhaustive) :

  • Des interrogations de bases de données
  • Des tests sur tout ou partie des données
  • Des arbres de décisions aussi complexes que beaucoup d’organisations (c’est à dire très complexe 🙂 )
  • Des envois d’emails
  • Des appels à des Webservices
  • Des assignations à des utilateurs, des groupes, …
  • Des formulaires contextuels
  • Des lancements sur conditions documentaires, sur conditions temporelles, …

Il ne nous manquait plus que la possibilité d’appeler des fonctions externes à partir d’un formulaire.

C’est chose faite avec la version 6.11 de DocuWare.

Cette fonction nous a intéressé à plus d’un titre.

La première utilisation concrète est l’appel de notre nouveau module permettant de générer écritures comptables et éclatement analytique de toutes les factures traitées dans un processus DocuWare.

Avec ce module nous pouvons ainsi proposer à nos clients une totale continuité dans la chaîne de traitement, de la numérisation à l’intégration comptable.

Bien sûr, toutes les étapes classiques sont traitées, numérisation, classement, lecture automatique, extraction des données, rapprochement ou non avec commandes, intégration du(des) bon(s) de livraison, processus de validation. Le tout avec la génération automatique d’une piste d’audit.

Notre module peut être branché dans n’importe quel étape du processus, dans le respect des procédures de nos clients. Généralement, cet appel est réalisé lors de la dernière étape.

Exemple de paramétrage d’une tâche

DocuWare Workflow Tache Eclatement analytique

Ainsi par sélection du choix « Analytique », l’utilisateur est automatiquement devant l’écran de saisie et la facture correspondante:

DocuWare Altexence Ecritures comptables Eclatement analytique

L’outil se charge évidemment de tous les tests de cohérence et s’appuie sur le référentiel comptable de l’outil de gestion.

Une fois l’écriture validée le module génère le ou les fichier(s) au format ad hoc ou appelle le web services publié par l’outil de gestion pour alimenter la comptabilité.

Lors de l’enregistrement du paiement de la facture en comptabilité, nous pouvons bien sûr mettre à jour le statut du document dans DocuWare.

Un exemple concret de l’une de nos réalisations pour compléter et intégrer la solution DocuWare dans le système d’information de nos clients.

Trucs et astuces DocuWare : comment réduire ses délais de paiement

Dans un article précédent, nous avions décrit un moyen simple (grâce à DocuWare intégré par Altexence) pour classer et envoyer des factures numériques dans le respect des normes fiscales en vigueur.

Comme indiqué, l’économie réalisée peut être substantielle et directement liée à la volumétrie.

Un autre avantage est la capacité de faire évoluer ce système pour améliorer le règlement de ses factures.

Comme vous le savez, plus vous tardez pour relancer vos clients en retard de règlement, plus le recouvrement est complexe, coûteux, voire hasardeux.

Partant de ce constat qui a aussi fait ses preuves dans le règlement des loyers immobiliers, nous vous recommandons de mettre en place un système par anticipation et par des rappels en escalade.

Le principe est simple :

  1. Le point de départ est évidemment la date d’échéance. Cette date est à définir comme un index documentaire dans DocuWare.
  2. Sur cette base il faut paramétrer une date de rappel avant la date d’échéance.
  3. Ensuite cadencer des dates de rappel de retard après la date d’échéance (relance par email, lettre, lettre recommandée, ….)

Là encore, DocuWare nous montre toute la souplesse et la puissance de son paramétrage.

Pour les points n°1 et n°2, il est facile de paramétrer une tâche avec le module AutoIndex de DocuWare.

Vous n’avez pas le module Autoindex ou ne savez pas si vous l’avez,

Un simple paramétrage vous permettra de mettre à jour un index « technique » pour déclencher un processus de travail avec le workflow manager.

DocuWare AutoIndex Factures

Vous n’avez pas le module Workflow Manager ou ne savez pas si vous l’avez.

Ensuite, grâce au studio graphique du module Workflow Manager, quoi de plus simple que de créer un processus automatique pour envoyer un email de relance avant la date d’échéance en paramétrant un email personnalisé comme par exemple :

DocuWare Workflow Relance facture client

Pour le point n° 3, il suffit de répéter les paramétrages en précisant les dates de relances, les modes d’envoi.

Nous recommandons aussi de coupler cela avec des synthèses envoyées au(x) service(s) concerné(s), comme comptabilité clients, direction, … en fonction de votre organisation.

Vous disposerez ainsi d’une plate-forme permettant d’anticiper les retards et s’ils se produisent de les traiter avec diligence et régularité.

Bien sûr, il est tout à fait possible d’interagir avec le système pour suspendre/retarder une procédure de relance pour des raisons commerciales par exemple.