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Janvier 2017

DocuWare : Altexence partenaire Platinum

Depuis sa création en 2010, Altexence a voulu proposer à ses clients des solutions de qualité éditées par les meilleurs de leur domaine.

Pérennité, évolutivité, ergonomie ont été et sont toujours au cœur de nos préoccupations.

Nous avons pu ainsi construire des partenariats au long cours.

DocuWare s’inscrit totalement dans cette stratégie.

Stratégie qui a toujours été gagnante / gagnante.

Pour preuve,  l’atteinte du niveau Platinum et pour la deuxième année consécutive Altexence est membre du cercle restreint des dix intégrateurs DocuWare  EMEA (Europe Middle East & Africa) les plus performants, le Diamond Club de DocuWare.

Au-delà du titre c’est aussi et surtout la reconnaissance de la qualité de service et d’implication qu’Altexence apporte à tous ses clients.

« Ce prix est une grande fierté pour nous et nos équipes. Ce niveau de reconnaissance d’un éditeur leader de son marché est une très belle récompense. C’est le fruit de notre attachement à proposer des services d’expert et garantir la pérennité de nos solutions à nos clients. » a déclaré Gilles Sauvagnat, fondateur et Président d’Altexence.

La facture électronique : les dernières nouvelles – DocuWare – ZUGFeRD – …

La facture électronique

Avouons-le d’emblée, le titre précis devrait être la facture électronique mixte ou hybride.

Sauf que c’est un peu long pour un titre 🙂 , et reconnaissez que l’expression facture mixte ou hybride, n’est pas – encore –  dans le langage courant.

Certes, l’hybride est à la mode, mais surtout pour les motorisations ….

Alors quèsaco ?

Explications :

  • Aujourd’hui quand on entend le terme facture électronique, un des premiers réflexes est de penser : EDI ou Echange de Données Informatisé, bref un système informatique qui permet de transférer des données, de facture dans le cas qui nous intéresse.
    Notez au passage que l’EDI n’est pas limité à la facture. C’est une famille de normes comme par exemple l’EDIFACT,…
  • Un autre réflexe est de penser fichier format Acrobat ou plus communément format PDF (je laisse volontairement de côté, norme et version du dit PDF pour essayer d’être concis)

Ceci étant posé, il faut avoir à l’esprit deux points importants avant de continuer :

  1. L’EDI, c’est très bien, c’est structuré, cela fonctionne depuis plusieurs années, dans plusieurs domaines comme l’automobile ou la grande distribution. Néanmoins, ne pas oublier que l’EDI est conçu pour échanger des données entre ordinateurs. Un être humain « normal » ne lit pas l’EDI dans le texte.
  1. Parallèlement, le document au format PDF présente aussi beaucoup d’avantages. Celui d’être facile à afficher et d’être lisible par un humain vient certainement dans le haut de la liste. Notons au passage qu’il peut aussi être imprimé sur un support papier et conserver sa lisibilité sans traitement. De plus, avec la norme PDF/A il est indépendant d’un éditeur. Par contre, son format est fondamentalement non structuré comme n’importe quel document. Et quasiment chaque document a sa propre présentation. Conséquence, un traitement informatique des données contenues ne peut être fiabilisé.

Alors, quelle est la solution ?

Imaginons un instant un monde idéal dans lequel il serait possible de véhiculer de l’information directement lisible par un humain et permettant un traitement informatique fiable fonctionnant quel que soit la structure du document. N’est-ce pas LA solution ?

Bonne nouvelle, ce monde idéal existe déjà. Cela se passe en Allemagne et ce standard s’appelle ZUGFeRD. Pas facile à prononcer avouons-le. Le principe : des documents au format PDF comprenant toute la description du contenu sous forme de balise XML. Astucieux, n’est-ce pas ?

Pour information ZUGFeRD est l’abréviation de «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland», en français cela donne «Guide d’utilisation central du Forum Allemand sur la facturation électronique».

ZUGFeRD est un format de fichier normalisant les factures électroniques.

Il réunit les avantages des formats XML et PDF dans un fichier unique.

En collaboration avec de grandes entreprises de divers secteurs, le Forum Allemand sur la facturation électronique (Forum elektronische Rechnungen Deutschland) a établi une norme visant à garantir le déroulement optimal de la facturation électronique.

Le format PDF/A a été conçu spécialement pour l’archivage à long terme.

Depuis 2005, le PDF/A est publié et développé comme norme ISO indépendante du fabricant. ZUGFeRD se base sur PDF/A-3, la troisième partie de la norme, dont le cœur de sujet est l’insertion de données XML.

ZUGFeRD répond ainsi facilement à cette exigence double : lisibilité optimale par les utilisateurs avec le format PDF/A et lisibilité optimale par les ordinateurs avec le format XML.

Déjà mis en œuvre dans DocuWare, il permet en particulier de mettre en place des traitements de factures fournisseurs complet.

Conclusion : si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter. Formulaire de contact

Notons qu’Altexence a rejoint le Forum Nationale pour la Facture Electronique et des Marchés Publics Electronique .

Comme indiqué sur le site « Le FNFE-MPE et le FeRD (Forum Allemand) ont décidé de collaborer et partager leurs expériences sur le déploiement de la facture électronique ».

L’objectif est de faire converger les travaux de ces deux pays pour arriver à un standard unique pour une gestion optimale de ce que l’on appelle la facture hybride ou mixte, en bref une facture mariant le monde PDF et le monde XML.

 

Trucs & Astuces : envoi de factures clients

Selon les sources, le coût d’envoi d’une facture client est compris entre 9 à 15 € par facture. Ce coût comprenant l’impression, la fourniture de l’enveloppe, la mise sous pli, l’affranchissement et la charge salariale pour traiter ce processus.

Un rapide calcul vous permettra d’évaluer votre coût global en fonction de votre volumétrie.

Ce coût ne prend pas en compte l’espace consommé pour l’archivage du factures papier, ni l’empreinte carbone de ce processus. Deux éléments à prendre néanmoins en compte pour être exhaustif.

Il ne prend pas non plus en compte les retards de paiement générés par des factures non reçues ou mal adressées.

Alors quelle est la solution ?

Nous devrions plutôt dire quelles sont les solutions ?

En tant que partenaire et intégrateur DocuWare nous allons nous limiter aux solutions faciles à mettre en oeuvre avec cette plate-forme.

Et dans un premier temps nous décrirons uniquement le mode de fonctionnement pour un client déjà utilisateur de la solution DocuWare.

Dans un prochain article, nous nous intéressons aux services proposés par Altexence pour tout client souhaitant dématérialiser ses flux factures clients sans faire l’acquisition d’une solution DocuWare.

Explications :

  • Premier postulat : vous disposez d’une plate-forme DocuWare (mode On Premise, Saas, ou Cloud)
  • Avec l’aide de votre intégrateur préféré :-), vous mettez en place les points suivants :
    • Classement automatique des factures générées par votre outil de gestion via DocuWare Printer ou DocuWare Import, signées et horodatées.
    • Utilisation de DocuWare Workflow Manager pour un envoi automatique d’email à votre client. Cet email comprend un lien pour télécharger la facture. Lors de l’utilisation du lien, le client génère automatiquement un accusé de réception horodaté et stocké dans votre gestion documentaire.
  • Et voilà

Résultats :

  • Factures numériques pour tous les clients acceptant ce mode de transmission (nous sommes à votre disposition pour valider ce point)
  • Réduction voire suppression des coûts de traitement papier
  • Archivage automatique et sans surcoût des factures clients
  • Réduction des délais de paiement par une transmission rapide, sûre et tracée.
  • Réduction de votre empreinte carbone.

 

 

 

 

 

Les prochains événements

  • Mercredi 29 et jeudi 30 mars 2016 : un événement incontournable pour les professionnels du secteur : Documation
    • Altexence présent sur le village DocuWare
    • Venez nous parler de votre projet
    • Venez découvrir nos dernières nouveautés et réalisations
      • Intégration comptable
      • Éclatement analytique des factures fournisseurs
      • Gestion automatisée des factures clients
    • Documation : Stand D24 – Hall 2.2, Paris Expo, Porte de Versailles
  • Lundi 3 avril au jeudi 6 avril : DocuWorld
    • LE événement réservé à la communauté des intégrateurs DocuWare
    • Diamond Club
    • Les dernières nouveautés
    • La Roadmap DocuWare
    • Les rencontres avec les équipes de l’éditeur
    • Les ateliers de re certification
    • Et soyons franc une excellente ambiance dans un lieu de villégiature : Palma de Majorque