Trucs et astuces DocuWare : trombone et agrafe

Alors, plutôt trombone ou plutôt agrafe ?

Mais au fait quelle est la différence ?

Précision d’importance, il ne s’agit évidemment pas d’un cours de français !

Le sujet concerne deux fonctions DocuWare souvent méconnues et pourtant fort utiles au quotidien.

Commençons par le début, en les décrivant.

Agrafe ou la fonction « Agrafer » : (et son contraire « Dégrafer ») : action permettant de grouper ou dégrouper des pages d’un document PDF. par exemple, associer trois pages PDF selon un ordre choisi pour faire un document PDF de 3 pages. Ou bien séparer un document PDF de 5 pages en deux, avec un premier document de 3 pages et un deuxième document de 2 pages, etc.

Exemple d’utilisation de la fonction « Agrafer » :

Exemple d’utilisation de la fonction « Diviser » : 

Nota  : il est aussi possible de séparer (« Dégrafer ») en une seule opération toutes les pages. Dans ce cas il suffit de sélectionner le document et d’utiliser la fonction « Dégrafer ».

Trombone ou la fonction « Attacher par trombone » : (et son contraire « Retirer les trombones ») : action permettant d’attacher ou détacher des pages ou des documents de natures identiques ou différentes.

Exemple d’utilisation de la fonction « Attacher par trombone » : 

  • Première opération :

  • Deuxième opération :

  • Troisième opération :

  • Et voilà :

Alors convaincu(e) ?

Il existe bien d’autres moyens d’utiliser ces fonctions à partir de l’interface Web.

Nous avons aussi réalisé des développements grâce la plate-forme REST pour automatiser l’usage de ces fonctions à partir d’un Service Web (WebService).

Bref, comme disent les anglo-saxons « The sky is the limit » ou en équivalent francophone « impossible n’est pas français. » 🙂

Le tout est de bien cerner le besoin et de mettre en oeuvre le paramétrage/développement ad hoc.

DocuWare Diamond Club Member

De la facture papier à la facture numérique – Les bénéfices du décret du 22 mars 2017

Ne cachons pas notre joie !

Souvent habitués à des réglementations complexes à comprendre et à appliquer, il faut reconnaître que l’arrêté du 22 mars 2017  du Ministère de l’économie et des finances est simple et clair.

Rappel des faits (version courte !)

  • Avant le décret :
    • Une facture papier numérisée n’avait pas la valeur fiscale telle que décrite dans l’article 289 du Code générale des impôts
  • Après le décret (date d’application le 30 mars 2017)
    • Les règles sont clarifiées et simplifiées et la facture papier numérisée vaut facture papier.

Ce que dit le texte :

  • Le titre : Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales
  • Le contenu :
    • I. – Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
    • II. – L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
    • « III. – Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
      1. D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de
        niveau une étoile ;
      2. D’une empreinte numérique ;
      3. D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité
        (RGS) de niveau une étoile ;
      4. Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification
        figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes
opérations réalisées. »

Les règles à respecter dans la vraie vie :

  • Pour être conforme au point I : la numérisation doit être faite pour permettre une reproduction à l’identique (« le résultat est la copie conforme à l’original en image et en contenu »). Pour garantir ce résultat, une numérisation avec un scanner de qualité en 300 dpi couleur est un minimum. Il ne faut pas utiliser de procédé de traitement d’images. Attention donc aux options par défaut de certains scanners. Attention aussi à l’utilisation des dispositifs de compression. Le décret précise que la compression doit se faire sans perte. Demande quelque peu antinomique, compression = perte de données. La question est quel est le niveau acceptable. Gageons que nous disposerons prochainement d’une prochaine doctrinale sur le site du bulletin officiel des finances publiques-impôts . En attendant, et tant pis pour l’espace disque, configurez vos scanners pour la plus faible compression. Le format PDF/A multi page en 300 dpi 24 bit couleur est à privilégier.
  • Pour être conforme au point II : il est important de documenter le processus complet de la numérisation jusqu’à l’archivage électronique. Ce document, interne à l’entreprise doit pouvoir être produit sur demande de l’administration fiscale.
  • Pour être conforme au point III:
    • Apposer une signature électronique sur toutes les factures numérisées. Bonne nouvelle un certificat RGS * suffit. Exemple de certificat chez Chambersign 
    • Le fichier doit être horodaté au moyen d’une source d’horodatage interne. Re bonne nouvelle DocuWare réalise cette opération en standard.

Conclusions (si vous disposez d’une solution DocuWare) :

Il faut :

  • Respecter les règles sur la qualité de la numérisation
  • Disposer d’une certificat conforme au RGS une étoile (*)
  • Paramétrer la solution DocuWare pour respecter les règles décrites
  • Mettre en place et documenter le processus de la numérisation à l’archivage

Point important et non rappelé dans ce décret :

Le respect des règles édictées ne vous affranchit pas de la mise en place et de la documentation d’une piste d’audit fiable pour vos processus de traitement des factures fournisseurs et factures clients. Re re bonne nouvelle, avec la solution DocuWare il est possible de générer automatiquement une piste d’audit fiable par l’utilisation du module DocuWare Workflow Manager et le moteur DocuWare.

DocuWare : un nouveau module d’écritures comptables pour la GED

Avec le module DocuWare Workflow Manager il est facile de mettre en oeuvre vos procédures dans le système de gestion documentaire.

Exemple :

DWFlowchart DocuWare Workflow Exemple Processus Facture

A partir de ce module il est ainsi possible de réaliser (liste non exhaustive) :

  • Des interrogations de bases de données
  • Des tests sur tout ou partie des données
  • Des arbres de décisions aussi complexes que beaucoup d’organisations (c’est à dire très complexe 🙂 )
  • Des envois d’emails
  • Des appels à des Webservices
  • Des assignations à des utilateurs, des groupes, …
  • Des formulaires contextuels
  • Des lancements sur conditions documentaires, sur conditions temporelles, …

Il ne nous manquait plus que la possibilité d’appeler des fonctions externes à partir d’un formulaire.

C’est chose faite avec la version 6.11 de DocuWare.

Cette fonction nous a intéressé à plus d’un titre.

La première utilisation concrète est l’appel de notre nouveau module permettant de générer écritures comptables et éclatement analytique de toutes les factures traitées dans un processus DocuWare.

Avec ce module nous pouvons ainsi proposer à nos clients une totale continuité dans la chaîne de traitement, de la numérisation à l’intégration comptable.

Bien sûr, toutes les étapes classiques sont traitées, numérisation, classement, lecture automatique, extraction des données, rapprochement ou non avec commandes, intégration du(des) bon(s) de livraison, processus de validation. Le tout avec la génération automatique d’une piste d’audit.

Notre module peut être branché dans n’importe quel étape du processus, dans le respect des procédures de nos clients. Généralement, cet appel est réalisé lors de la dernière étape.

Exemple de paramétrage d’une tâche

DocuWare Workflow Tache Eclatement analytique

Ainsi par sélection du choix « Analytique », l’utilisateur est automatiquement devant l’écran de saisie et la facture correspondante:

DocuWare Altexence Ecritures comptables Eclatement analytique

L’outil se charge évidemment de tous les tests de cohérence et s’appuie sur le référentiel comptable de l’outil de gestion.

Une fois l’écriture validée le module génère le ou les fichier(s) au format ad hoc ou appelle le web services publié par l’outil de gestion pour alimenter la comptabilité.

Lors de l’enregistrement du paiement de la facture en comptabilité, nous pouvons bien sûr mettre à jour le statut du document dans DocuWare.

Un exemple concret de l’une de nos réalisations pour compléter et intégrer la solution DocuWare dans le système d’information de nos clients.

Trucs et astuces DocuWare : comment réduire ses délais de paiement

Dans un article précédent, nous avions décrit un moyen simple (grâce à DocuWare intégré par Altexence) pour classer et envoyer des factures numériques dans le respect des normes fiscales en vigueur.

Comme indiqué, l’économie réalisée peut être substantielle et directement liée à la volumétrie.

Un autre avantage est la capacité de faire évoluer ce système pour améliorer le règlement de ses factures.

Comme vous le savez, plus vous tardez pour relancer vos clients en retard de règlement, plus le recouvrement est complexe, coûteux, voire hasardeux.

Partant de ce constat qui a aussi fait ses preuves dans le règlement des loyers immobiliers, nous vous recommandons de mettre en place un système par anticipation et par des rappels en escalade.

Le principe est simple :

  1. Le point de départ est évidemment la date d’échéance. Cette date est à définir comme un index documentaire dans DocuWare.
  2. Sur cette base il faut paramétrer une date de rappel avant la date d’échéance.
  3. Ensuite cadencer des dates de rappel de retard après la date d’échéance (relance par email, lettre, lettre recommandée, ….)

Là encore, DocuWare nous montre toute la souplesse et la puissance de son paramétrage.

Pour les points n°1 et n°2, il est facile de paramétrer une tâche avec le module AutoIndex de DocuWare.

Vous n’avez pas le module Autoindex ou ne savez pas si vous l’avez,

Un simple paramétrage vous permettra de mettre à jour un index « technique » pour déclencher un processus de travail avec le workflow manager.

DocuWare AutoIndex Factures

Vous n’avez pas le module Workflow Manager ou ne savez pas si vous l’avez.

Ensuite, grâce au studio graphique du module Workflow Manager, quoi de plus simple que de créer un processus automatique pour envoyer un email de relance avant la date d’échéance en paramétrant un email personnalisé comme par exemple :

DocuWare Workflow Relance facture client

Pour le point n° 3, il suffit de répéter les paramétrages en précisant les dates de relances, les modes d’envoi.

Nous recommandons aussi de coupler cela avec des synthèses envoyées au(x) service(s) concerné(s), comme comptabilité clients, direction, … en fonction de votre organisation.

Vous disposerez ainsi d’une plate-forme permettant d’anticiper les retards et s’ils se produisent de les traiter avec diligence et régularité.

Bien sûr, il est tout à fait possible d’interagir avec le système pour suspendre/retarder une procédure de relance pour des raisons commerciales par exemple.

Les 5 questions essentielles à l’intention des éditeurs de GED

Tout d’abord, citons notre source : le blog de DocuWare.

Article intéressant car résume  très bien les questions clefs que tout dirigeant(e) ou cadre dirigeant(e) doit se poser et poser à son organisation avant de faire un choix de solution de dématérialisation :

Quand une petite ou une moyenne entreprise (PME) ou une entreprise de taille intermédiaire (ETI) cherche une solution de GED : la question du coût est fondamentale.

De nombreuses entreprises se précipitent sur le produit le moins cher ne sachant pas faire la différence entre les solutions proposées, et surtout mégotent sur la prestation négligeant l’accompagnement indispensable pour réussir votre projet de dématérialisation.

Se focaliser sur le prix est une mauvaise approche.

Il est préférable d’analyser plus en profondeur son organisation, de mieux détailler ses besoins et d’implémenter une GED à plus forte valeur ajoutée, apportant plus de bénéfices à l’entreprise.

Trop de dirigeant(e)s voient encore l’informatique comme une charge, et un coût sans contrepartie.

Ce raisonnement doit changer, et, nous professionnels de la GED, devront mieux informer nos prospects faisant preuve d’une plus grande pédagogie.

L’achat d’une GED ne doit pas se faire à la va-vite sans concertation avec les services informatiques et les “métiers“.

Acheter un logiciel premier prix est un mauvais calcul: le projet sera souvent à la hauteur de votre investissement, et de nombreuses frustrations peuvent naître de la part des utilisateurs.

C’est pourquoi une analyse rigoureuse des solutions de GED du marché est importante.

Voici quelques questions à poser aux éditeurs et intégrateurs que vous allez rencontrer :
1. Que savez-vous sur notre entreprise et sur les faiblesses de notre organisation ? Voici le tout premier point à éclaircir. Une PME ne devrait prendre une GED en considération que si le fournisseur a compris les enjeux liés à votre entreprise.

2. Quelle solution nous conseillez-vous ? Il s’agit ici de demander au fournisseur quelle est sa vision, sa valeur ajoutée, son plan de services, le calendrier prévus pour la mise en place de la solution proposée. Pour les problèmes majeurs, par exemple pour le traitement des factures et des bons de livraison, le fournisseur devrait proposer des solutions concrètes. Si cette question élémentaire et essentielle n’est pas posée, le risque encouru à terme est un échec du projet de GED en raison d’objectifs mal définis ou peu clairs.

3. Quels usages la solution propose-t-elle en termes de gestion ? Si votre fournisseur comprend et intègre les processus liés à votre entreprise, il sera à même de vous détailler les réponses apportées aux difficultés identifiées dans votre entreprise.

4. Combien coûte la solution ? Toutes les PME/ETI n’ont pas de vue d’ensemble précise de leurs coûts en matière de gestion documentaire.  Certaines rencontrent donc des difficultés dans l’estimation financière de leur projet. Un fournisseur de GED compétent doit pouvoir répondre à cette question de façon exhaustive et compréhensible. Ceci est possible grâce à une estimation exacte du rapport coût / utilité incluant le calcul du retour sur investissement.

5. Avez-vous de l’expérience dans notre secteur ? Parce que l’expérience est toujours un facteur décisif pour la réussite d’un projet, votre fournisseur de GED doit connaître les best practice de votre secteur. S’agit-il d’une start-up établie depuis peu et travaillant dans le domaine du cloud ou bien d’un fournisseur bien établi et présentant de nombreuses références ?

Les réponses à ces cinq questions clés aident chaque PME/ETI dans la préparation d’un projet de GED réussi. Après la consultation rigoureuse du marché des logiciels, une PME/ETI ne souhaitera plus payer le prix de l’immobilité en termes de gestion documentaire bien longtemps. Et il ne sera presque plus possible de se tromper en précipitant sa décision d’achat et en gaspillant de l’argent dans le « vite fait, mal fait ».

 

DocuWare : Altexence partenaire Platinum

Depuis sa création en 2010, Altexence a voulu proposer à ses clients des solutions de qualité éditées par les meilleurs de leur domaine.

Pérennité, évolutivité, ergonomie ont été et sont toujours au cœur de nos préoccupations.

Nous avons pu ainsi construire des partenariats au long cours.

DocuWare s’inscrit totalement dans cette stratégie.

Stratégie qui a toujours été gagnante / gagnante.

Pour preuve,  l’atteinte du niveau Platinum et pour la deuxième année consécutive Altexence est membre du cercle restreint des dix intégrateurs DocuWare  EMEA (Europe Middle East & Africa) les plus performants, le Diamond Club de DocuWare.

Au-delà du titre c’est aussi et surtout la reconnaissance de la qualité de service et d’implication qu’Altexence apporte à tous ses clients.

« Ce prix est une grande fierté pour nous et nos équipes. Ce niveau de reconnaissance d’un éditeur leader de son marché est une très belle récompense. C’est le fruit de notre attachement à proposer des services d’expert et garantir la pérennité de nos solutions à nos clients. » a déclaré Gilles Sauvagnat, fondateur et Président d’Altexence.

Trucs & Astuces : envoi de factures clients

Selon les sources, le coût d’envoi d’une facture client est compris entre 9 à 15 € par facture. Ce coût comprenant l’impression, la fourniture de l’enveloppe, la mise sous pli, l’affranchissement et la charge salariale pour traiter ce processus.

Un rapide calcul vous permettra d’évaluer votre coût global en fonction de votre volumétrie.

Ce coût ne prend pas en compte l’espace consommé pour l’archivage du factures papier, ni l’empreinte carbone de ce processus. Deux éléments à prendre néanmoins en compte pour être exhaustif.

Il ne prend pas non plus en compte les retards de paiement générés par des factures non reçues ou mal adressées.

Alors quelle est la solution ?

Nous devrions plutôt dire quelles sont les solutions ?

En tant que partenaire et intégrateur DocuWare nous allons nous limiter aux solutions faciles à mettre en oeuvre avec cette plate-forme.

Et dans un premier temps nous décrirons uniquement le mode de fonctionnement pour un client déjà utilisateur de la solution DocuWare.

Dans un prochain article, nous nous intéressons aux services proposés par Altexence pour tout client souhaitant dématérialiser ses flux factures clients sans faire l’acquisition d’une solution DocuWare.

Explications :

  • Premier postulat : vous disposez d’une plate-forme DocuWare (mode On Premise, Saas, ou Cloud)
  • Avec l’aide de votre intégrateur préféré :-), vous mettez en place les points suivants :
    • Classement automatique des factures générées par votre outil de gestion via DocuWare Printer ou DocuWare Import, signées et horodatées.
    • Utilisation de DocuWare Workflow Manager pour un envoi automatique d’email à votre client. Cet email comprend un lien pour télécharger la facture. Lors de l’utilisation du lien, le client génère automatiquement un accusé de réception horodaté et stocké dans votre gestion documentaire.
  • Et voilà

Résultats :

  • Factures numériques pour tous les clients acceptant ce mode de transmission (nous sommes à votre disposition pour valider ce point)
  • Réduction voire suppression des coûts de traitement papier
  • Archivage automatique et sans surcoût des factures clients
  • Réduction des délais de paiement par une transmission rapide, sûre et tracée.
  • Réduction de votre empreinte carbone.

 

 

 

 

 

DocuWare : Pour la troisième année consécutive Altexence est DocuWare Gold Partner.

Altexence s’inscrit en plus dans le top 10 des intégrateurs DocuWare en Europe. Altexence devient membre du Diamond Club pour 2016
Le succès du couple Altexence / DocuWare ne se dément pas. Après une très belle année 2014, 2015 a permis de dépasser les objectifs. De très beaux projets, comme par exemple, La Lyonnaise des eaux, ATHL ou Habitat du Nord pour n’en citer que quelques uns. La solution DocuWare est au cœur du système de gestion documentaire. La puissance et l’adaptabilité de celle ci permettent de répondre à des besoins aussi différents que ceux de Grand Lyon Habitat pour la gestion des diagnostics réglementaires, ou de ceux de Freche Location pour la gestion des 26000 documents technico administratifs des équipements loués et pour l’ensemble de la chaine de traitement des factures fournisseurs.