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SOLUTIONS GED & TRANSITION NUMÉRIQUE

Catégorie : docuware

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WEBINAIRE HABITAT SOCIAL

GED & HABITAT SOCIAL : UN WEBINAR POUR TOUT SAVOIR

Ce webinar était entièrement consacré à la découverte des solutions offertes par la GED aux organismes de gestion de l’habitat social. Réglementation particulière, habitudes, gestion de la RGPD… Tous les points ont été abordés. Mieux ! Un témoignage client (HABITAT 44) est venu démontré les atouts des solutions Altexence DocuWare.

Envie de le revivre dans les conditions du Live, cliquez sur l’image ci-dessous 

CLIQUEZ ICI !
  • 60 minutes pour découvrir une solution moderne, intégrée à vos ERP pour vos locataires, vos fournisseurs et vos collaborateurs.  
Au cours de ce webinar, nous vous présentons  l’intégration de la GED DocuWare, vous permettant de :
• Automatiser la capture de documents : factures, situation de travaux…
• Optimiser la traçabilité de vos documents : avec le parapheur numérique et la signature électronique à valeur probante.
• Gagner en réactivité et en service avec un dossier locataire totalement dématérialisé, accessible en temps réel.
• Renforcer l’accessibilité et la sécurité avec un portail dédié aux diagnostics techniques pour les prestataires et les équipes techniques.
• Vous mettre en conformité avec le RGPD.
 
Webinaire réalisé avec le témoignage client du bailleur social nantais Habitat 44 : intégration Chorus, processus factures fournisseurs, intégration ERP.
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GED & TÉLÉTRAVAIL

Complexe et chronophage, la GED est plus que jamais nécessaire avec l'importance nouvelle du télétravail

Par document il faut bien sûr entendre tous les documents, factures fournisseurs, bons de livraison, commandes, devis, propositions, factures clients, contrats commerciaux, baux immobiliers, contrats de travail, bulletins de salaire, notes de frais, etc, la liste est trop longue pour tous les citer. Ne pas oublier non plus que chacun de ces documents va nécessiter un traitement plus ou moins long et impliquant plus ou moins de personnes, sans parler du fait que ce document peut-être sous forme papier ou sous-forme numérique. 

Et à chaque fois cela représente du temps. Quelques exemples de tâches répétitives :

  • Analyser le document pour connaitre le quoi et le pour qui
  • Classiquement le dupliquer pour le diffuser
  • Le classer le retrouver facilement et rapidement
  • Le rechercher
  • Le faire circuler avec des informations complémentaires (diffusion et/ou validation)
  • Extraire des informations contenues dans le document pour les saisir dans un outil de gestion
  • …

Vous l’avez compris, la gestion documentaire est une charge de travail qui peut devenir très vite complexe et chronophage. Et si on vous disait qu’il existait des solutions pour la réduire très significativement voire la supprimer ? Pour cela nous proposons d’évoluer vers une solution permettant de vous apporter des gains significatifs et mesurables dans le traitement de toutes les chaines documentaires.

Comment ? 

Grâce à notre solution de Gestion Electronique de Documents (GED) allant de la capture jusqu’à l’archivage. Nous l’avons bâti sur le moteur DocuWare. Elle permet d’organiser et de gérer les informations et les documents d’une entreprise, quel que soit votre lieu géographique au bureau ou en mobilité ou les deux. Que vous soyez PME, ETI ou Grands-Comptes, quel que soit votre secteur d’activité nous saurons vous apporter la solution adaptée via un paramétrage fait avec vous et pour vous.

Avec notre solution DocuWare vous pourrez retrouver en un seul clic n’importe quelle donnée sous n’importe quel format, les consulter et pouvoir les partager en toute sécurité avec les collaborateurs de différents services. Traiter des données déjà sous forme numérique et dématérialiser de nouveaux documents n’a jamais été aussi simple. La dématérialisation passe par la numérisation des documents pour pouvoir ensuite les indexer. 

Avec DocuWare, vous gagnez du temps grâce à la Lecture Automatique des Documents (LAD) permettant l’indexation dès la numérisation du document et sa pré-saisie intuitive et simple. Ainsi indexé, le puissant moteur de recherche de DocuWare, rend très facile et surtout très rapide de retrouver et de partager des documents entre les différents services de la société. 

Comptabilité (factures fournisseurs, factures clients, …), ressources humaines (demande de congés, contrat de travail,), commercial (bons de commande, bons de livraison …), tous ces services sont reliés par des processus automatisés, appelés également « workflows » pour pouvoir modifier et faire circuler les documents en toute sécurité. Bien sûr, l’intégration avec l’ERP ou autre outil interne à la société fait partie des fonctionnalités classiquement mises en œuvre.

Chaque document est ensuite archivé grâce à DocuWare dans un espace numérique sécurisé et consultable de n’importe où et à n’importe quel moment. La conservation d’un document varie entre les différentes entreprises. Elle peut se faire dans le cadre d’une obligation légale ou de litige ou à titre informatif. 

Avec DocuWare, nous assurons la sécurité de vos données grâce à la traçabilité et le chiffrage des données confidentielles en réponse aux réglementations comme le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) par exemple.

Nous pouvons proposer au choix différentes architectures pour l’hébergement de vos données : 

  • On Premise en mode acquisition
  • Cloud partagé ou privé en mode locatif

 

Pour traiter des documents complexes et/ou en grand volume, nous avons sélectionné une solution complémentaire et parfaitement intégrée à DocuWare.  

AncoraDocs s’appuie sur un moteur d’intelligence artificielle permettant une Lecture Automatique des Documents (LAD) extrêmement performante. Grâce à ce moteur il est ainsi possible d’automatiser la capture d’un grand nombre de données avec des contrôles sophistiqués (appel à des bases de données externes, calculs, contrôles de format), ce qui évite les erreurs de saisie et fait gagner du temps dans leur indexation.

Pour enrichir les processus disponibles, nous disposons d’une solution de signature électronique à valeur probante, parfaitement intégrée à DocuWare. Ce service est édité et supporté par Universign. 

N’oublions pas les modules complémentaires développés par nos équipes. Ces derniers utilisent les librairies des logiciels que nous intégrons pour une parfaite compatibilité et maintenabilité. Citons par exemple, un module d’éclatement analytique, un module de rapprochement devis et commandes, un portail immobilier pour les diagnostics, un portail immobilier pour les promoteurs, …

Quelques cas d’usage :

Gestion des factures fournisseurs : de la capture des données à l’export en fichier plat ou en connexion avec des webservices, avec des processus totalement paramétrables par studio graphique. Signature numérique automatique et horodatage dans le respect du décret de mars 2017. Import automatique à partir de Chorus Pro pour les entités publiques.

Gestion des factures clients : indexation automatique par programme, par lecture automatique ou par fichiers compagnons. Signature numérique automatique. Routage par processus paramétrable par studio. Gestion des flux vers emails, éditique, Chrorus Pro, … Mise à jour des indicateurs (En cours de traitement, Refusé, Payé, …) par récupération des informations d’un ERP.

GED et Télétravail
Vrai ou faux ?

Altexence vous répond
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DOCUWARE 7.3

DocuWare 7.3 : Une version encore plus à l'écoute de vos attentes !

Fruit de l’écoute attentive des partenaires, utilisateurs et clients de DOCUWARE, cette nouvelle version est pleine de nouvelles fonctions et d’améliorations. Altexence vous livre sa sélection des points les plus importants :

Un client WEB encore plus simple à utiliser :

  • Connexion simplifiée en mode cloud :  Prise en charge de Microsoft Azure Directory comme fournisseur d’identité. Il devient ainsi possible de se connecter à DocuWare Cloud au moyen d’une connexion unique → Plus sûre, plus simple. 
  • Accès direct des formulaires : Accès direct aux formulaires configurés, comme un formulaire de demande de congés, un formulaire de note de frais, un formulaire de commande… Plus faciles à utiliser → Plus rapide, meilleure lisibilité… 
  • Filtrage et liste de résultat : Des listes de résultats à la mode Excel avec filtre et tri par colonne pour une recherche encore plus puissante et rapide → Meilleure efficacité, gain de temps…  

 

Un archivage des emails encore plus puissant quelle que soit la source :

  • Filtrer automatiquement des pièce jointes et des images : L’objectif étant de conserver l’information pertinente et non le superflu.  Il est maintenant possible d’exclure des images (par exemple des logos) et/ou des types de fichiers (par exemple des images de signature dans un email) → Permet de se concentrer sur l’essentiel sans perdre de temps.
  • Indexation des pièces jointes comme des documents individuels : Exemple d’un email comprenant plusieurs factures. En une seule opération toutes les pièces jointes sont maintenant stockées pour un traitement individuel → gain de temps, réduction des erreurs de manipulation…

Utilisation du format XML de la facture pour une indexation automatique :  

Une facture au format XML jointe à un email peut maintenant être indexée automatiquement à partir du contenu du XML → indexation automatique intégrale 100% fiable, rapidité…

 

Pour une liste  exhaustive et pour parler évolutions et projets, contactez-nous !

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SEPTEMBRE 2019

La version 7.1 de DocuWare est sortie !

 Rappelez-vous, nous avions annoncé la version 7.0 comme nouvelle version qui marque surtout une grande étape dans la vie de la solution DocuWare.

La bonne nouvelle est qu’avec la 7.1, nous pouvons de nouveau écrire la même ligne 🙂 Alors que contient cette version ?

Il serait trop long et trop fastidieux de tout énumérer, alors concentrons-nous sur des points clefs :

  1. Améliorations très importantes pour la capture des données dans des documents comme les factures, les bons de commandes, les bons de livraisons, … avec le Traitement des lignes :
    • Intelligent Indexing → après une courte phase d’apprentissage, l’Intelligence Artificielle d’Intelligent Indexing identifie automatiquement chaque ligne et les transfère à DocuWare sous forme de métadonnées.
    • Nouveau type d’index : Index tableau → Un tableau de données est attaché au document et utilisable dans un processus pour par exemple faire une répartition comptable des lignes.
  2. Traitement des tâches de processus encore plus efficace :
    • Filtrage sur des critères → amélioration de la productivité en permettant un accès ciblé aux tâches (par type, par centre de coût, …)
    • Traitement en masse des tâches :  une même validation pour plusieurs taches, une réaffectation d’un lot de tâches vers un autre utilisateur, … → efficacité maximale dans un minimum de temps.
  3. Encore plus d’automatisme dans le traitement des formulaires DocuWare :
    • Remplissage automatique des formulaires → pour réduire la saisie au strict minimum, exemple une adresse email est automatiquement ajoutée au formulaire selon les critères prédéfinis.
    • Contrôles totalement paramétrables de tout ou parties des saisies d’un formulaire → pour garantir la cohérence des informations saisies selon les règles de gestion pré établies.

… Et bien plus encore !

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FACTUR-X & DOCUWARE, C’EST PARTI !

ZugFerd 2.0 alias Factur-X supporté dans la prochaine version de DocuWare !

Nous avons régulièrement communiqué sur ce sujet dans nos actualités et nos newsletter et au travers de notre adhésion au Forum National de la Facture Electronique et des Marché Publics Électroniques.

C’est donc dans la continuité de ces communications, que nous avons le plaisir d’annoncer le support prochain de la facture Factur-X (ZugFerd 2.0 en Allemagne) nativement dans DocuWare.

Avec cette évolution, il sera ainsi possible, avec DocuWare –  sans aucun développement – de lire les métadonnées d’une facture Factur-X, grâce au décodage du fichier XML intégré au PDF de la facture.

Le module Import de DocuWare (supportant déjà ZugFerd 1.0) permettra ces traitements par simple paramétrage avec un studio graphique.

Et comme d’habitude tous les clients disposant d’un contrat de maintenance bénéficieront de cette évolution (entres autres).

 
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Interview Altexence DocuWorld

DocuWorld est l’occasion d’échanger entre partenaires et avec DocuWare, c’est aussi l’occasion de s’exprimer.

Gilles Sauvagnat a été sollicité pour répondre à quelques questions structurantes pour l’activité des partenaires DocuWare.

  • Point de vue sur le marché de GED, les opportunités ?
  • Demande croissante de solution Cloud, comment voyez vous les évolutions versus les solutions OnPremise, quelles sont les motivations des clients pour choisir ?
  • Votre point de vue sur le partenariat DocuWare ?

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Altexence – DocuWare Diamond Club Partner 2019

Pour la sixième année consécutive, Altexence était représentée par son Président en exercice à la manifestation incontournable des intégrateurs DocuWare, à savoir DocuWorld Europe.

Au menu :

  • Des ateliers sur les nouveautés produits (nombreuses).
  • Des échanges sur la stratégie de l’éditeur et de son produit.
  • Des partages d’information avec la communauté des intégrateurs.
  • Des formations.

Et en tant que membre du Diamond Club Partner, c’est aussi un accès privilégié avec les directeurs des départements clefs de DocuWare au cours de sessions en comités restreints.

N’oublions pas le côté festif avec la remise, comme précédemment, du titre Diamond Club Partner 2019 pour Altexence en présence des Présidents Max Ertl et Gilles Sauvagnat.

Altexence DocuWare Diamond Club Member 2019

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Universign et Altexence s’allient pour offrir des services à plus forte valeur ajoutée grâce à la signature électronique

Universign, spécialiste français de la signature électronique, vient de conclure un partenariat avec Altexence, intégrateur spécialiste de la gestion des flux documentaires.

La conclusion du partenariat permet à Altexence d’intégrer la signature électronique à son offre de gestion électronique de documents et de proposer à ses clients, notamment dans l’immobilier, un service de signature électronique flexible et très facile à utiliser.

Spécialiste des projets de Gestion Electronique de Documents (GED), Altexence est un des principaux intégrateurs DocuWare.

Après avoir réfléchi à la meilleure façon d’intégrer la signature électronique en tenant compte des aspects juridiques (conformité réglementaire et valeur probante) et pratiques (expérience utilisateur et simplicité d’intégration), Altexence s’est naturellement tournée vers Universign.

Universign, l’expert français de la signature électronique.

Du point de vue réglementaire, Universign est qualifié selon le règlement européen eIDAS et offre ainsi toutes les garanties en matière de sécurité, d’intégrité du document et d’identification des signataires. Universign propose plusieurs niveaux de signature électronique (simple, avancée et avancée avec certificat qualifié) qui répondent chacun à des besoins d’identification plus ou moins élevés inhérents aux documents à signer.

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Altexence DocuWare Platinum Partner 2019 et membre 2019 du Diamond Club DocuWare

Cela devient une habitude et pourtant cela n’est pas automatique !

Merci à nos clients et collaborateurs pour nous permettre encore une fois d’être au top des intégrateurs DocuWare en France et Suisse Romande.

Comme les années précédentes, Altexence a atteint et dépassé le niveau ultime DocuWare Platine (Platinum).

Et cerise sur le gâteau, Altexence fait toujours parti des 10 meilleurs intégrateurs DocuWare en région Europe/Asie/Moyen Orient (EMEA).

Cela se traduit par l’appartenance au Diamond Club DocuWare 2019.

 

 

 

 

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HACKATHON Factur-X – Evénement FNFE-MPE

En tant que membre du Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE ), Altexence a décidé de participer et de sponsoriser le HACKATHON Factur-X les jeudi 24 janvier 2019 et vendredi 25 janvier 2019.

Pour rappel, Factur-X est le résultat de travaux d’un groupe de travail franco allemand pour définir un standard de facture électronique mixte (ou hybride).

C’est l’association d’un document PDF lisible par tout être humain normalement constitué et d’un document XML lisible (interprétable) par un programme informatique.

Les avantages sont nombreux :

  • Un seul document pour deux usages, humain et machine
  • Une lecture machine 100% fiable sans besoin de passer par un mécanisme de reconnaissance de caractère
  • Une capacité sans limite à automatiser les traitements ligne à ligne d’une facture car potentiellement tout le contenu de la facture est décrit dans la structure XML
  • Un standard à plusieurs niveaux de service pour faciliter la mise en oeuvre

Un seul objectif, réduire les coûts de traitement des factures.

Altexence est une entreprise spécialisée dans la Gestion Electronique des Documents GED et la dématérialisation à destination des entreprises, des administrations et des collectivités. 

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