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Décembre 2017

Le portail Chorus pro : quand l’état français montre la voie de la transition numérique

Chorus Pro : Quésako ?

Déjà connu par – a priori – toutes les entités publiques françaises, les entreprises privées facturant les dites entités publiques doivent apprendre à connaitre Chorus Pro sans tarder.

En effet,  l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

  • Depuis le 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques.
  • A partir du 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
  • A partir du 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;
  • A partir du 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés)

Sachez aussi que la même ordonnance fait obligation aux mêmes structures publiques d’accepter les factures électroniques depuis le 1er janvier 2017.

La bonne nouvelle est que L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) centralise et gère le Système d’Information Chorus Pro pour toutes les entités concernées.

Les fournisseurs ont ainsi une seule plate-forme pour déposer et suivre leurs factures à destination des entités publiques. De même les entités publiques ont une seule et même plate-forme pour récupérer les factures fournisseurs et pour faire évoluer leurs statuts.

Plusieurs modes de communication sont mis à disposition par l’AIFE pour échanger avec Chorus Pro.

  • Le mode portail
  • Le mode Service (ou API)
  • Le mode EDI

Nous n’avons pas la prétention de présenter toutes les fonctionnalités de Chorus Pro dans le cadre de cette Newsletter , d’autant qu’une documentation très bien structurée est disponible en ligne.

Dans un contexte d’automatisation le mode portail ne présente aucun intérêt. Il est par contre très utile car permet à des petites structures de déposer et recevoir des factures et les documents associés sans aucun coût de mise en oeuvre. Le coût est lié au temps passé à utiliser le portail en remplacement des coûts liés au traitement des factures papiers qui n’ont plus lieu d’être.

Le mode EDI est plutôt réservé aux grands facturiers que sont par exemple les fournisseurs d’énergie, de téléphonie et autres services.

Seul le mode Service (ou API) nous intéresse dans un contexte d’intégration avec la solution de gestion documentaire DocuWare.

Pour ce mode, nous avons créé des connecteurs pour les fournisseurs et pour les entités publiques.

  • Vous êtes une entité publique : nous avons la solution Chorus Pro / DocuWare en mode API
    • Un service permet la récupération automatique des factures de vos fournisseurs déposées dans la plate-forme Chorus Pro
      • Transfert de la facture de Chorus Pro vers le classement DocuWare
      • Mise à jour du statut dans Chorus Pro
      • Déclenchement d’un processus de traitement de la facture
    • Un WebService appelé par le processus met à jour automatiquement le statut de traitement (ou de rejet) de la facture
  • Vous êtes un fournisseur : nous avons la solution Chorus Pro / DocuWare en mode API
    • Un service couplé à notre solution de facture client permet l’envoi automatique des factures dans la plate-forme Chorus Pro
      • Dépôt de la facture pour l’entité concernée
      • Mise à jour du statut dans Chorus Pro
      • Mise à jour automatique des statuts DocuWare à partir des statuts de Chorus Pro

Vous l’aurez compris, nos services sont des compléments à la solution de gestion documentaire DocuWare.

Nous permettons ainsi une intégration automatique entre Chorus Pro et DocuWare pour gagner en efficacité et fiabilité.

Intéressé(e) ? 

 

Portail Chorus Pro

 

 

Factur-X : en route vers la facture électronique intelligente

Factur-X  ? X comme dans cinéma X ?

Non, rassurez vous, Factur-X est le nom tout à fait officiel du standard de la facture mixte.

Rappelez-vous, nous avions écrit un article sur le sujet.

Depuis, les travaux du groupe de travail ont porté leur fruit pour devenir officiel et standard :  EN16931

Pour tout connaitre sur la syntaxe et pour tester le respect de la norme, un excellent site ici

En bref et dans un contexte DocuWare, Factur-X étant une évolution de la norme ZugFERD 1.0 pour devenir ZugFERD 2.0 les mises à jour de DocuWare (supportant déjà le standard ZugFERD 1.0) permettront la gestion des factures au format Factur-X/ZugFERD 2.0.

Conscient qu’il est parfois difficile de se retrouver dans le méandre des normes il faut surtout retenir que Factur-X permet de faire de l’échange de données structurées (une sorte d’EDI multi points) tout en permettant le transport d’un document PDF lisible par un humain.

Autrement dit, exit les outils de reconnaissance de caractères, place à une lecture automatique et fiable de l’ensemble des informations d’une facture avec un classement automatique d’une facture au format PDF et donc parfaitement lisible.

Merci aux travaux du Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques.

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ZugFERD Factur-X DocuWare

 

 

 

 

DocuWare : les dernières nouveautés de la version 6.12

Surprise, surprise (ou plutôt non), comme annoncé précédemment, la version DocuWare 6.12 suit la version 6.11 🙂

Bonne nouvelle, comme toujours, la compatibilité ascendante est assurée, bonne nouvelle aussi, la 6.12 apporte son lot de nouveautés/évolutions.

Citons par exemple :

  • Utilisation de masque de champ pour toute l’organisation → pour une administration simplifiée
  • Mécanisme de validation des index (méta données) en technologie REST  →  pour encore plus de souplesse et de fonctionnalités (lien dynamique avec une base métier, test temps réel sur l’existence d’un fournisseur en comptabilité, ou plus globalement sur l’existence d’une référence externe, …)
  • Des processus programmables dans le temps, plage de dates, dates précises, … →  pour encore plus de souplesse dans la gestion des processus
  • Un nouveau connecteur « LocalDataConnector » pour connecter vos bases locales avec DocuWare Cloud (partage de référentiel, vérification, ….) → Uniquement en environnement Cloud, pour permettre une connexion temps réel entre DocuWare et vos données locales.
  • Evolution de DocuWare Forms  →  pour plus de flexibilité dans la mise en page avec une meilleure prise en charge du « Responsive Design »
  • Nouveaux outils de gestion ou amélioration de la convivialité pour l’administration : relations inter documents, masque de champs, politique de suppression, création de bac, … → simplification de l’administration.

Prochaine article sur l’évolution DocuWare : la version 7, restez à l’écoute.

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DocuWare Platinum Partner

Trucs et astuces DocuWare : trombone et agrafe

Alors, plutôt trombone ou plutôt agrafe ?

Mais au fait quelle est la différence ?

Précision d’importance, il ne s’agit évidemment pas d’un cours de français !

Le sujet concerne deux fonctions DocuWare souvent méconnues et pourtant fort utiles au quotidien.

Commençons par le début, en les décrivant.

Agrafe ou la fonction « Agrafer » : (et son contraire « Dégrafer ») : action permettant de grouper ou dégrouper des pages d’un document PDF. par exemple, associer trois pages PDF selon un ordre choisi pour faire un document PDF de 3 pages. Ou bien séparer un document PDF de 5 pages en deux, avec un premier document de 3 pages et un deuxième document de 2 pages, etc.

Exemple d’utilisation de la fonction « Agrafer » :

 

Exemple d’utilisation de la fonction « Diviser » : 

Nota  : il est aussi possible de séparer (« Dégrafer ») en une seule opération toutes les pages. Dans ce cas il suffit de sélectionner le document et d’utiliser la fonction « Dégrafer ».

 

Trombone ou la fonction « Attacher par trombone » : (et son contraire « Retirer les trombones ») : action permettant d’attacher ou détacher des pages ou des documents de natures identiques ou différentes.

Exemple d’utilisation de la fonction « Attacher par trombone » : 

  • Première opération :

  • Deuxième opération :

  • Troisième opération :

  • Et voilà :

 

Alors convaincu(e) ?

Il existe bien d’autres moyens d’utiliser ces fonctions à partir de l’interface Web.

Nous avons aussi réalisé des développements grâce la plate-forme REST pour automatiser l’usage de ces fonctions à partir d’un Service Web (WebService).

Bref, comme disent les anglo-saxons « The sky is the limit » ou en équivalent francophone « impossible n’est pas français. » 🙂

Le tout est de bien cerner le besoin et de mettre en oeuvre le paramétrage/développement ad hoc.

Alors n’hésitez pas, cliquez ici  Je souhaite plus d'information

 

DocuWare Diamond Club Member

 

 

 

 

KARVI : la gestion des bibliothèques, le look et les fonctions

KARVI est le SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque) libre made in France, hébergé et supporté par la division Karvi-Services d’Altexence.

KARVI est présent dans une centaine de bibliothèques en France, de la bibliothèque en milieu rural à la bibliothèque départementale.

Des centaines d’utilisateurs, bénévoles ou professionnels peuvent ainsi gérer l’ensemble des activités d’une bibliothèque avec le SIGB KARVI.

Mode 100% Web, 100% hébergé pas nos services, c’est la tranquillité assurée.

Récemment, nous avons modernisé la charte graphique

Autre amélioration notable, la mise à disposition d’un service de catalogage dédié, hébergé et supporté par la division Karvi-Services d’Altexence

Dans ce cadre, nous avons mis en œuvre un nouveau serveur de notice. Son nom « KARVI Partage ».

Celui-ci remplace le serveur Atalante désormais obsolète.

« KARVI Partage » c’est plus de notices, des notices plus récentes et représentant plus de supports : Livres, Cd-audio, DVD.

 

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