REPLAY DISPONIBLE: Webinar Immobilier social 19 mai 2022

IMMOBILIER SOCIAL : Envie de savoir toute la vérité ?

60 minutes pour découvrir des solutions numériques, simples, opérationnelles et intégrées à vos ERP pour vos locataires, vos fournisseurs et vos collaborateurs.

Au cours de ce webinar, nous avons présenté des vrais cas d’usage pour une transition numérique pragmatique et efficace : … Tous les points sont abordés.

En prime ! Un témoignage client (NEOTOA) pour vous décrire en live les atouts des solutions DocuWare, Universign et Quadient totalement intégrées par Altexence pour une expérience simplifiée.

100% gratuit, 100% gagnant

REPLAY DISPONIBLE ICI !

Au menu :

    • Coupler GED et ERP avec nos connecteurs IKOS, ULIS, Prem’Habitat, Portal’Immo, plus une dizaine d’autres progiciels.
    • Communiquer en multi canal: email, Teams, courrier simple ou recommandé, portail locataire, … Une source unique – des canaux de distribution multiples avec une traçabilité en temps réel.
    • Gérer numériquement un bail de la création à la signature : Oui c’est possible ! Intégration du bail, ajout des annexes, processus normalisés, signatures électroniques, archivage, …
    •  …Sans oublier une démarche totalement RGPD.

Ce webinaire a été réalisé avec le témoignage client du bailleur social rennais NÉOTOA : Gestion Locative, Patrimoine, Opérations, Fournisseurs, Collaborateurs, Contentieux, Secrétariat Légal, intégration ERP ULIS (SopraSteria), plus de 2 millions de documents.

Altexence à Documation 2022

Documation 2022 stand DocuWare : interview Altexence

 Documation est l’occasion de rencontrer de nombreux acteurs de la gestion électronique des documents.

C’est aussi l’occasion d’échanger avec notre partenaire DocuWare et de s’exprimer.

Gilles Sauvagnat a été sollicité pour répondre à quelques questions structurantes sur Altexence, et les différentes facettes du partenariat avec  DocuWare.

Les points abordés :

  • Qui est Altexence, ses marchés ?
  • Pourquoi DocuWare ?
  • Les enjeux du futur ?

Podcast : Témoignage client (suite) : Une signature électronique pour quels usages?

Pour le cinquième épisode de notre série sur la GED, nous aborderons un thème plein de promesses pour faciliter les process en entreprise.  La signature électronique fait partie des services qu’Altexence propose pour faciliter le partage et la gestion des documents.

Monsieur Fabien Armand de Néotoa, a sollicité l’expertise d’Altexence à ce sujet. Nous l’avons appelé. Il nous en dit plus.

Journaliste :

Alors, pouvez-vous nous expliquer en quelques mots comment s’est mis en place la signature électronique et surtout pourquoi était-ce devenu un besoin incontournable pour votre entreprise ?

Fabien Armand (Néotoa):

La signature électronique chez Néotoa, c’est quelque chose qui existait sur certains périmètres depuis quelques années. Ce n’était pas une signature vraiment qui avait une valeur probante. C’était effectivement de la signature au doigt sur tablette et on voulait vraiment passer un cap sur cette partie-là pour proposer la signature réellement en distanciel, notamment par ce qu’on a appelé des OTP via téléphone. Aujourd’hui, que ce soit dans le contexte commercial mais aussi dans un nouveau contexte qui est lié au changement sanitaire, c’est devenu un besoin incontournable de pouvoir être à distance pour signer des documents. Donc c’est un essentiel de l’entreprise qu’il faut avoir de toute façon aujourd’hui pour rester compétitif et pour offrir de meilleurs services à nos clients.

Journaliste :

 Quelles solutions Altexence a apporté pour mettre en œuvre ce nouvel outil ?

 Fabien Armand (Néotoa):

Altexence nous a proposé un couplage entre la GED DocuWare et le système de signature tiers d’Universign Cryptolog, à savoir que tout simplement on dépose nos documents en GED dans DocuWare et puis on peut sélectionner le passage à un état de signature électronique pour que ces documents soient envoyés sur une plate-forme tiers, puis pour que des personnes puissent le signer via leurs smartphones, via leur navigateur Web et que nous puissions récupérer le document signé directement dans notre GED. En fait c’est une solution qui est intégrée dans la GED qu’on a aujourd’hui.

Journaliste :

Quelles ont été les impacts positifs de l’adoption de ce nouveau mode de fonctionnement avec la signature électronique ?

Fabien Armand (Néotoa):

 En premier impact positif c’est déjà qu’on réduit tout ce qui est autour du papier. Je veux dire par là qu’avant, quand on voulait faire signer quelque chose, le document on l’imprime, on l’envoie, il y a une personne qui signe, on le récupère, éventuellement on le re-signe, on le re-scanne et on le remet ailleurs. Avec une signature électronique aujourd’hui, le document est déjà dans la GED et envoyé en signature soit via un lien par e-mail, soit un lien sur un smartphone. Les gens signent et il est déjà dans notre GED.

Le second avantage, c’est surtout le temps. On gagne beaucoup de temps à ne plus faire toutes ces actions qui sont manuelles, cela consomme des ressources, et qui prennent vraiment du délai dans le temps. C’est à dire que si vous utilisez un usage très manuel, vous allez mettre quasiment 5 jours pour avoir quelque chose de signé, tandis qu’avec la signature électronique, en une demi-heure normalement tout le monde a signé le document.

 Journaliste :

 Pouvez-vous citer quelques utilisations et usages pour lesquels la signature électronique est bénéfique ?

Fabien Armand (Néotoa):

On a deux usages très fort chez nous qui ont été bénéfiques tout de suite. C’est sur la signature du contrat de travail pour les nouveaux collaborateurs, qu’on peut faire à distance et la signature de ce qu’on appelle les plans d’apurement, c’est à dire tous les engagements pour rembourser les dettes en impayé. L’exemple qu’on aime ressortir, c’est qu’avant la signature électronique, quand on envoyait un document à signer pour de l’apurement, on ne récupérait que 50% des documents signés à 15 jours et aujourd’hui, en moins de 15 jours on a 100 % des choses qui nous reviennent avec la signature électronique.

 Journaliste :

 Pourquoi recommanderiez-vous à une autre entreprise de choisir cette solution Altexence?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Ce que je trouve intéressant dans cette solution et ce que je recommanderai à toute entreprise, c’est cette vision unifiée et intégrée. C’est à dire que j’ai ma gestion électronique de document, qui est certes de la documentation à valeur probante en cas de litige, en cas de discussion voire du tribunal et je peux y associer, en intégrer de la signature électronique. C’est à dire que je n’ai pas besoin de sortir de mon outil de gestion électronique de documents pour pouvoir aller faire signer quelque chose. C’est totalement intégré. C’est un gain de temps et on reste toujours dans ces notions de valeur probante totalement intégrée.

Journaliste :

 Comment s’est déroulée la mise en œuvre de la signature électronique d’un point de vue pratique.

Fabien Armand (Néotoa):

 D’un point de vue pratique, tout d’abord on a mis en place la gestion électronique des documents avant de faire la signature électronique des documents, et elle s’est faite sous forme de POC, de preuve de concept avec nos équipes métier. Ce qui veut dire qu’on a pris un processus de signature sur un périmètre. On l’a fait tester en condition d’abord pas réelle en interne puis après en condition réelle pour voir si l’usage était bon. Si cela répondait bien au niveau des parties prenantes avec lesquelles on travaille sur la signature électronique et on y va étape par étape. Ce qui veut dire qu’on prend chaque processus et puis on lui ajoute de la signature électronique. A savoir qu’il y avait déjà de la signature papier et de la signature électronique. Donc on reprend des processus qu’on digitalise à chaque fois. On n’a pas fait un grand Big Bang de la signature électronique mais on y va document par document, processus par processus pour infuser la signature électronique dans l’entreprise et la déployer de manière itérative.

Journaliste :

A-t-il été facile pour les collaborateurs de s’adapter à ce nouveau fonctionnement ?

Fabien Armand (Néotoa):

 Dans le monde moderne, la signature électronique, toute le monde l’a plus ou moins rencontrée dans sa vie. Souvent, on peut être amené à la subir et nos collaborateurs effectivement font comme tout le monde : ils découvrent un nouveau fonctionnement qui n’est pas le fonctionnement habituel qu’il peut y avoir dans un service commercial où ce sont les gens qui signent et ils vont être à l’origine du déclenchement de la signature électronique. Alors, est ce que c’est facile pour les collaborateurs de s’adapter ? Globalement ce sont des processus assez faciles à mettre en place, après comme tout sujet, il faut former ses collaborateurs pour prendre le temps de les écouter et effectivement de déployer au fur et à mesure la signature électronique en écoutant bien leurs usages. 

Journaliste :

 Pourriez-vous imaginer faire sans aujourd’hui ? En quoi cette signature électronique représente-t-elle le présent mais aussi l’avenir ?

Fabien Armand (Néotoa):

 Alors j’aurais tendance à dire que oui on peut toujours imaginer faire sans parce qu’on a fait sans à une époque. Mais aujourd’hui ce serait quasi impossible de revenir en arrière. Les modes de fonctionnement, une fois qu’on est passé à signature électronique, on ne revient pas en arrière. Parce qu’effectivement cela tombe sous le sens. Les équipes travaillent plus vite. Au final les clients sont plus satisfaits parce que ça va plus vite pour eux aussi. Donc aujourd’hui c’est le présent. C’est l’usage du temps moderne mais c’est aussi l’usage de l’avenir parce qu’effectivement la société évolue. C’est pour cela qu’on a fait le choix d’avoir une solution proposée par Altexence qui intègre la gestion électronique de documents et la signature électronique. Aujourd’hui, dans l’avenir, tous les nouveaux documents qu’on va générer, on peut être amené à les signer. Donc évidement cela va continuer. On est que sur un cycle d’amélioration continu et la signature électronique c’est toujours l’avenir et cela le sera de plus en plus présent dans nos relations internes et externes.

Journaliste :

 C’est incroyable comme les solutions de gestion électronique des documents sont désormais fondamentales. Grâce à Altexence, il est possible de l’optimiser en parfaite cohérence avec les besoins de son entreprise, comme vient de le témoigner Fabien Armand de la société Néotoa. Restez connectés pour le prochain épisode de notre série, pour parfaire votre découverte de la GED avec Altexence.

À très bientôt !

Qualiopi – la certification formation

Qualité - Satisfaction

Qualité de nos prestations et satisfaction de nos clients sont inscrites dans l’ADN d’Altexence

Qualité

Altexence a obtenu la certification Qualité Qualiopi pour ses actions de formation de la part de AFNOR Certification .

La marque Qualiopi, développée par le Ministère du Travail dans le cadre de la réforme de la formation professionnelle, reconnait la qualité de l’enseignement et du processus permettant le développement des compétences et atteste également la lisibilité de l’offre de formation.

Grâce à cette certification, les formations proposées par Altexence sont éligibles aux différents financements publics existants.

La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d’action suivante : ACTIONS DE FORMATION.

Satisfaction

Après chaque formation, le formateur demande aux participants de renseigner un questionnaire de satisfaction portant sur les différents axes d’évaluation attendus (Mise en œuvre des objectifs, Durée/rythme de la formation, Mises en situation / Travaux en atelier, Documents pédagogiques, Organisation matérielle, Qualité de l’animation, Atteinte des objectifs fixés, Documents pédagogiques).

Une revue est effectuée tous les trimestres afin d’étudier en détail l’ensemble des questionnaires de satisfaction. Ceci nous permet de nous assurer de la qualité de traitement des réclamations éventuelles et de proposer des axes d’amélioration.

En cas de réclamation ou suggestion concernant nos formations, n’hésitez-pas à nous contacter !

Podcast : Témoignage client – comment organiser une gestion plus éco-responsable des documents?

Journaliste :

GED et développement durable? Un exemple concret et expliqué simplement par un client Altexence. Néotoa bailleur social, l’immobilier pour tous en Bretagne. Un podcast à écouter et réécouter.

Dans cet épisode, un invité à notre micro… mais ce n’est pas Jo.

Nous avons souhaité vous faire partager un retour d’expérience sur le théme de la transition durable pour une gestion plus éco-responsable des documents en entreprise.

Pour cela, nous avons interrogé Monsieur Fabien Armand de Néotoa, client d’Altexence, qui répond à nos questions.

Pourquoi avoir choisi Altexence pour votre GED?

 Fabien Armand (Néotoa):

On a choisi Altexence parce que c’était une société qui nous proposait une solution de GED totalement unifiée, avec bien-sûr les basiques d’une GED, mais aussi de la signature électronique, de la gestion de courriers sortants et tout un environnement technologique sur cette GED qui nous permet de faire de l’interopérabilité avec tous nos systèmes.

 Journaliste :

En quoi ce système de GED permet-t-il d’accompagner une transition éco-responsable du fonctionnement de votre entreprise?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Aujourd’hui, Néotoa gère 22 000 logements, ce qui correspond à peu près à 1 million de documents en gestion électronique. Aujourd’hui, avoir un système de GED nous permet de ne plus stocker du papier dans plein d’armoires et aussi d’avoir des échanges dématérialisés avec nos fournisseurs, nos locataires. Se dire qu’on va stocker moins de papier, qu’on va envoyer moins de papier, forcément on va générer beaucoup moins de mouvement carbone autour de ces sujets.

 Journaliste :

 Comment, concrètement, fonctionne la mise en place de solutions adaptées par Altexence?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Alors concrètement, nous avons été accompagnés par un chef de projet intégrateur d’Altexence sur la mise en place de la solution de GED, avec une phase d’analyse de l’existant, de nos besoins et une démarche au plus près de nos équipes.  À savoir qu’effectivement on a des questions réponses à voir avec Altexence et on obtient une réponse assez rapide. Puis il y a une vision très orientée terrain, très solution.

 Journaliste :

 Quelles sont les étapes par lesquelles votre entreprise est passée pour arriver à une solution satisfaisante à tous les égards? 

Fabien Armand (Néotoa):

La première étape a été effectivement l’analyse des besoins, donc comprendre quels étaient nos enjeux, quels étaient nos souhaits de stockage, en tout cas dans le cadre d’une solution GED.  Après l’étape de paramétrage avec nos équipes et avec les équipes  d’Altexence, une phase de « prototypage », ce qui veut dire qu’on a testé avec de petites équipes pour voir qui répondait le mieux aux besoins avant de passer à une vraie phase de test, une industrialisation de formations et de déploiement à l’ensemble de l’entreprise.

 Journaliste :

 Quelle est la nature de cette solution, ses caractéristiques en quelques mots?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Les solutions proposées par Altexence c’est la solution DocuWare. Elle est composée en plusieurs armoires électronique dans lesquelles on stocke nos documents. Des armoires autour de notre cœur de métier qui est la gestion locative, la construction de bâtiments. Aussi des armoires autour de la fiscalité, des dossiers collaborateurs, des dossiers de contentieux, à savoir qu’on a des armoires qui sont visibles par toute l’entreprise mais on a aussi des armoires qui sont de niveau confidentiel.

À cela, on a associé un système de signature électronique avec UniverSign Cryptolog, c’est à dire que la gestion électronique des documents est intégrée avec un système de signature tiers via OTP, donc via des codes envoyés par SMS et aussi à un système de courriers sortants avec Neotouch qui nous permet d’envoyer un document en GED via courrier, via lettre recommandée. 

 Journaliste :

 En quoi Altexence s’est démarqué et comment Altexence a pu s’adapter à votre demande?

 Fabien Armand (Néotoa):

 Le plus d’Altexence est d’être une société à taille humaine donc contrairement à ce qu’on peut avoir sur certaines sociétés qui nous vendent un petit peu de l’agilité, là on a une vraie agilité humaine. Ce qui veut dire que lorsqu’on a une demande ou un besoin, on l’exprime à Altexence et ils reviennent vers nous avec une solution pratico-pratique, qui est en plus adaptée d’un point de vue tarifaire et concurrentiel. Ils savent nous répondre et nous apporter des solutions sur des délais très courts. Si je prends l’exemple du courrier sortant, en l’espace de 2-3 semaines, on s’est retrouvé avec une solution qui nous permettait d’envoyer sous forme de courrier sortant, des documents qui étaient dans la GED.

 Journaliste :

 Quelles sont les conséquences positives de votre recours à la GED par Altexence en termes de gestion des ressources, de soucis de l’environnement, de préservation de l’énergie et des ressources, par exemple?

 Fabien Armand (Néotoa):

 La première conséquence positive pour nous mais négative pour les gens qui nous fournissent les imprimantes, est qu’on a baissé drastiquement le recours à l’impression papier. Depuis qu’on utilise la GED, je crois qu’on a divisé par deux notre utilisation du papier et on va de plus en plus réduire cette utilisation du papier sous forme d’impression mais aussi d’envoi via coursiers et de stockage dans nos armoires internes.

Journaliste :

 Merci pour ce témoignage.

Dans le prochain épisode, nous découvrirons d’autres solutions innovantes pour accompagner la transition des entreprises vers toujours plus d’agilité et de fluidité, grâce à la GED par Altexence. On ne vous en dit pas plus, alors à très bientôt et n’hésitez pas à partager le lien du podcast si cet épisode vous a intéressé. 


Podcast: Sécuriser ses données? Altexence veille pour vous!

Jo nous explique l’un des défis majeurs de notre époque, bien ancré dans le présent : la sécurisation des données.

Comment s’y retrouver?

Comment assurer la confidentialité et une organisation bien huilée de ses documents sans couacs dans les rouages?

La réponse dans cet épisode.

Journaliste:

 Bonjour Jo !

Tu nous fais voyager depuis le début de cette série dans l’univers de la Gestion Electronique des documents, la GED !  Cela parait tellement simple, pourtant j’avoue avoir des craintes. Quid de mes documents papiers ? Avec eux je suis rassurée et puis en cas de litige c’est fiable et reconnu.

 Est-ce que tu peux en dire autant avec la GED?

Jo:

Non je ne peux pas en dire autant !

Journaliste:

 C’est bien ce je que craignais, que du rêve!

Jo:

Tu ne m’as pas laissé terminer ma phrase! Je ne peux pas en dire autant car en fait je peux en dire beaucoup plus.

Exemple : avec un document papier, un incendie, un dégât des eaux, adieu le document et les précieuses informations contenues dans celui-ci. Cela peut avoir des conséquences dramatiques pour la vie d’une entreprise. Et crois-moi cela n’est malheureusement pas de la science-fiction.

Avec la GED DocuWare en mode Cloud Altexence tous les documents sont copiés et recopiés dans au moins deux emplacements géographiquement distants. Alors sauf à imaginer un scénario fin du monde, tous les documents sont protégés et je dirai surprotégés automatiquement.

Journaliste:

Et si la solution de GED est installée chez nous?

Jo:

Bonne question. Dans ce cas les équipes d’Altexence sont là pour te conseiller pour mettre en place la ou les stratégies de sauvegardes. C’est plus facile et moins cher à mettre en place que copier tous les documents papiers pour les transporter dans des entrepôts d’archivage ! Sans parler de l’empreinte carbone dans ce cas! #sauvons les forêts

Et cerise sur le gâteau, pour apporter encore plus de souplesse on peut aussi construire une architecture hybride avec une partie dans le cloud et une autre dans ton entreprise, le tout ultra sécurisé évidemment.

Journaliste:

Ok, je comprends pour la sauvegarde et la sécurité de conservation, mais pourtant je ne suis pas encore convaincue. Avec mon document confidentiel rangé dans mon coffre, je suis sûre que personne d’autre que moi n’a accès à ce document.

Jo:

Cela sent le vécu! Rassure-toi car là encore avec la GED DocuWare à la mode Altexence il est tout à fait possible de protéger les documents avec tous les niveaux de confidentialités voulues. On peut aussi demander un cryptage des documents pour les rendre illisible en dehors du système #halte au piratage.

En plus si tu te rappelles notre dernier podcast toutes les actions sur un document sont automatiquement enregistrées dans un journal.

Alors rassurée?

Journaliste:

Je commence à me rassurer, mais dis-moi cela doit être un énorme chantier pour mettre toute cela en œuvre?

Jo:

Chantier énorme est exagéré. D’abord, si tu ne l’as pas déjà fait, les équipes d’Altexence vont analyser avec toi les flux documentaires concernés. Exemple, comment est créé un contrat, qui valide, quelles sont les règles, existe-t-il des exceptions, etc.

L’infrastructure est à choisir en fonction des critères comme stratégie interne, coût, organisation.

Ensuite planification d’un projet classique avec une dose d’agilité pour coller aux besoins tout en respectant le triangle magique, coût, délai, qualité.

Les équipes d’Altexence sont expérimentées, cela aide. Plus de huit années de partenariat avec DocuWare, des consultants senior experts de la GED, de quoi être rassurée, non?

 Journaliste:

OK alors quand commence-t-on?

Jo:

Un petit détail pour vraiment commencer, nous n’avons pas parlé de bon de commande, numérique bien sûr!!

Journaliste:

Merci Jo! Et pour le prochain épisode, nous aborderons un autre des grands enjeux contemporains, celui de la transition des entreprises vers une gestion plus écoresponsable. Un client d’Altexence pourra témoigner directement de son expérience!  Alors à bientôt en podcast!


DocuWare et la sécurité liée à la faille dans Log4j

Revenez vous de Mars ?

Non, alors vous ne pouvez pas ne pas être au courant de la découverte d’une faille de sécurité dans la bibliothèque de journalisation Log4j. Distribué par l’Apache Software Foundation, ce module est utilisé dans de multiples logiciels et applications dans le monde entier.

La question, légitime, de nos clients est : est-ce que ma solution DocuWare est concernée?

Nous avons évidemment interrogé notre partenaire qui a réagi quasiment instantanément, et la réponse est clairement non. Ouf!

Mais pourquoi, alors que des millions d’applications sont concernées?

L’explication est simple, la majorité des produits DocuWare n’utilisent pas du tout Java et ne sont donc pas concernés. Quelques routines du produit utilisent la bibliothèque affectée mais ne sont pas ou plus affectées car le produit est constamment mis à jour dans le cadre d’une démarche qualité.

Rappelons au passage de DocuWare est certifiée ISO 27001 et ISO 9001.

Liste des certifications ici:

/https://start.docuware.com/fr/mise-en-conformit%C3%A9-et-certifications

Cela n’empêche évidemment pas de rester vigilant.

Ne négligez pas les mises à jour de vos infrastructures, ne boudez pas les mises à jour de DocuWare que nous vous communiquons et pour lesquelles nous vous assistons dans leur mise en œuvre.

N’hésitez pas à prendre connaissance du bulletin (en anglais) de notre partenaire éditeur DocuWare sur le sujet Log4J.

Podcast : La GED Altexence et le télétravail

Le scénario catastrophe du confinement et de la mise en télétravail soudaine, brutale des entreprises a nécessité une gestion des documents plus efficiente et encore davantage dématérialisée ! Jo nous explique tout des avantages et surtout de la nécessité de recourir à la GED pour se préparer à toutes les éventualités.

Journaliste:

Bonjour Jo!
Avec la COVID, la GED n’a jamais été autant au cœur des stratégies des entreprises, quelle que soit leur taille. La vision d’Altexence sur ce que doit être la Gestion électronique de Document et son expérience du domaine depuis plus d’une dizaine d’années nous interpelle. On en parle?

Jo:

Bonjour ! Oui ! Cette expertise est là pour être partagée…Un vrai voyage dans le temps ! (bruitage rembobinage) J’ai pu comparer les stratégies de plusieurs entreprises et des réponses apportées au passé, présent et futur. La même problématique demeure ! (bruitage harpe) Comment retrouver facilement et rapidement le document voulu dans sa dernière version, quel qu’’il soit ? Car ce n’est pas toujours évident : modifications successives, document en cours de partage ou de validation… et j’en passe.

Journaliste:

C’est sûr. Mais comment s’adapter alors ? Existe-t-il vraiment des outils adaptés pour retrouver un document comme par exemple… Un document avec la référence UM651?

Jo:

Oui ! C’est fréquent de rechercher seulement une partie, un morceau d’un contenu d’un document.
L’exemple de la référence, d’un produit ou d’un client par exemple, est très approprié ! Je vois que tu cernes de mieux en mieux le concept de la GED!

Ce qui compte c’est de bien référencer son document et donc trouver la solution la plus adéquate possible. On peut aussi être confronté à du jargon, des termes techniques spécialisés utilisés et compris uniquement par quelques collaborateurs… Cela complique la tâche mais, grâce à l’outil de gestion Docuware en mode Altexence, on s’adapte, et on répond au besoin de l’entreprise et de ses collaborateurs. Et plus c’est intuitif, adapté, plus c’est pratique, et ce, dans tous les secteurs possibles!

Journaliste:

Je commence à mieux comprendre. Peut-être un exemple concret pour illustrer cela?

Jo:

Oui, prenons le cas d’une commande livrée. Qui dit livraison, dit bon de livraison. Et qui dit commande, dit bon de commande et ensuite facture.
Et probablement entre tout cela des échanges d’email.
Beaucoup d’information, beaucoup de documents différents, et pourtant tous à relier pour avoir le fil complet du processus. Et bien sûr, plusieurs intervenants, internes, externes…

Avec le système de recherche DocuWare en mode Altexence, tout cela se révèle simple, rapide et fiable. Grâce à un processus clair à suivre, une indexation avec des liens automatiques et une recherche instantanée la prise en main est intuitive est pensée pour s’intégrer le mieux possible aux procédés qui sont en place. Le tout relié avec l’outil de gestion propre à l’entreprise.

Ainsi, le comptable, le directeur de production ou le gestionnaire client, par exemple, vont pouvoir accéder en quelques clics à tout ou partie des documents qui les intéressent tout en restant connecté à l’outil de gestion.

Journaliste:

A ton avis est-ce que le recours à plus de télétravail a un impact sur cette gestion des documents?

Jo:

Impact est certainement un mot trop faible… ! Comment dire pour être clair…

Quels sont les enjeux de cette évolution du travail pour les entreprises ? La priorité est d’abord de pouvoir partager les documents tout en assurant la sécurité et la confidentialité quelle que soit la localisation des collaborateurs. Et en plus sans avoir forcément eu le temps de s’organiser et d’équiper les collaborateurs.

En gros, deux approches différentes ont été adoptées par les entreprises :

D’une part les entreprises qui ont mis en place une GED et les autres.
Pour être clair je préfère ne pas m’attarder sur celles qui ont fait l’impasse sur la GED… Cela n’a pas été une réussite. Elles ont du s’organiser dans l’urgence, et ont pâti encore plus que les autres de l’adaptation de leur activité à des nouvelles contraintes.

En revanche dans celles qui ont compris l’absolue nécessité de la GED, on trouve deux catégories. Celles qui raisonnent à l’ancienne avec un plan de classement rigide, genre je dois savoir où ranger un document et inversement je dois savoir où il est classé pour le retrouver. Bref…

Journaliste:

Ah je vois venir d’ici ce que tu en penses Jo! Ces entreprises sont vraiment restées bloquées dans l’ancien temps et n’ont pas su se réinventer, je me trompe?

Jo:

Aha je vois qu’on est d’accord. Concernant l’autre catégorie, j’ai rencontré une société industrielle qui a mis en place une GED DocuWare avec les équipes d’Altexence qui elles, ne raisonnent pas plan de classement. Dans ce cas, plus besoin de savoir où est le document. La question est juste de savoir ce que l’on cherche. C’est le système se charge du reste, et c’est toute la force de cette solution.

En plus, comme les processus de traitement des documents collent avec l’organisation, fiabilité, rapidité et sécurité sont au rendez-vous.

Journaliste:

Donc, si je comprends bien grâce à une GED à la sauce Altexence, les entreprises peuvent s’adapter davantage aux contraintes d’un contexte de crise comme celle que nous en avons vécu?

Jo:

Bingo. Car non seulement cela évite les ruptures de traitement, la désorganisation et les pertes de temps qui vont avec, mais en plus cela permet beaucoup plus de flexibilité.

Un collaborateur absent ou en déplacement n’est plus un problème pour valider un document!
Avec la solution mise en place, traçabilité totale. Si nécessaire, il suffit de réassigner la tâche et le processus continue. Et autre avantage, pas besoin d’un équipement complexe! Un navigateur interne, un PC, un Mac, un smartphone, tout est potentiellement accessible.

Journaliste:

Mais quid de la conformité et de la traçabilité avec cette fameuse GED?

Jo:

Dans certains domaines ; dits sensibles comme dans le secteur militaire ou médical, il est crucial de garantir la traçabilité des données. Et bien avec la solution GED d’Altexence, une piste d’audit fiable est automatiquement générée : concrètement il s’agit de l’enregistrement de toutes les informations relatives à un document : modifications, actions etc. durant tout son cycle de vie sans surcoût! Pour une qualité de service garantie, au service des utilisateurs et de l’entreprise.

Journaliste:

Je suis bluffée! Merci Jo, je ne pensais pas en apprendre autant sur la GED en si peu de temps!

Jo:

Avec plaisir, à très vite avec Altexence ! N’hésitez pas à suivre nos podcasts en ligne et à les partager pour faire découvrir les enjeux et solutions de la gestion électronique des documents!



GET MY INVOICES

SOFIA EST UNE CLIENTE ALTEXENCE.
ET VOUS LA DÉCOUVREZ ICI EN PLEINE ACTION !
MAIS DÉTENDUE CAR LA SOLUTION GETMYINVOICES EST EN TRAIN DE RÉCUPÉRER SES FACTURES DE TÉLÉPHONE, D’INTERNET OU DE PÉAGE…
… ET DE LES INTÉGRER DANS SA GED.
TOUT ÇA SANS LEVER LE PETIT DOIGT.

À la base un constat : un portail pour les factures de téléphone, un autre pour celles du train, encore un autre pour les péages autoroutiers, etc. Combien de temps perdu et d’éventuels oublis pour récupérer ces factures ? Trop c’est trop, ne cherchez plus, gagnez du temps et de l’efficacité, les robots de GetMyInvoices sont faits pour vous. Paramétrez vos comptes, configurez la réception automatique dans DocuWareToutes les factures seront automatiquement mises à disposition dans le bac de réception choisi prêt à déclencher le processus de validation.

 

Alors détendez-vous, démarrez un abonnement gratuit de test en cliquant ici


Et n’oubliez pas, contactez-nous pour parler intégration avec DocuWare. Bonne découverte !

Podcast : Retour vers le futur ! Jo vous explique tout de la GED

Jo a fait un aller/retour express dans le passé pour nous expliquer les avantages de la dématérialisation, il se présente ainsi qu’Altexence et aborde le sujet de la gestion des documents d’un œil global, en nous précisant les contours de la GED et ses enjeux.

Journaliste: 

 «  Jo a un pouvoir : voyager dans le temps. Pratique n’est-ce pas? Qui n’a jamais souhaité pouvoir retourner en arrière pour remettre la main sur ce contrat que vous cherchez depuis plusieurs jours? Cap vers une destination qui ne lui est pas inconnue, à Jo : on remonte le temps!

Alors, Jo, pas trop secoué par le voyage?

Jo:

Si! Je me rends compte que je suis surtout content d’avoir regagné le présent. Auparavant, il fallait développer des trésors de mémoire pour retrouver un dossier… Que d’archivages savants, de montagnes de dossiers, des rangées de tiroirs. Difficile d’imaginer cela aujourd’hui, où la gestion électronique des documents, la GED, change bien la vie.

Journaliste:

Ah bon c’est-à-dire? Vous êtes un peu magicien, changer d’époque, mais aussi dématérialiser la gestion des documents? Je ne suis pas sûre de tout comprendre!

Jo:

Gagner du temps de recherche, ce n’est pas de la magie. C’est surtout une question d’expertise. Altexence propose justement une gestion électronique des documents efficiente.

Journaliste:

C’est une formule magique?

Jo:

Presque! Altexence vient du latin. Cela signifie la capacité à se servir des éléments naturels en vue d’atteindre un objectif élevé. Par usage, ça définit l’action d’une entreprise ou d’une personne qui se caractérise par une forte implication et un haut niveau de qualité. Toutes les caractéristiques de ce pouvoir, ce n’est pas de la magie mais la possibilité est vraiment donnée de gagner du temps, de l’argent, sécuriser les données, et se tranquilliser l’esprit!

Journaliste:

Alors c’était comment avant?

Jo:

En fait, on troque les caves humides, les étagères et les disques durs qui s’amoncellent dans les cagibis de l’open space… Car la véritable question n’est pas « Comment classer ses dossiers? ». On assiste à un changement radical de perception! La vraie question c’est en réalité « Comment les retrouver plus facilement ? ». Lorsque je suis revenu dans le monde d’aujourd’hui, je me rends compte de la différence! Ce sont donc beaucoup de gains et de problématiques en moins, j’en suis bien content.

Journaliste:

Peux-tu m’expliquer ce que cela signifie plus concrètement?

Jo:

Tout à fait. En réalité, une nouvelle ère s’est amorcée avec la GED. La priorité, c’est donc de se demander « Comment retrouver facilement le document? » et grâce aux outils d’Altexence, c’est véritablement plus simple. Les solutions existent, et ça, c’est une véritable bonne nouvelle pour notre présent! Car dématérialiser a permis de gagner en efficacité…

Résoudre ces problèmes en un temps record, permet derrière de dégager du temps pour continuer à vivre des aventures… Et faire davantage pour l’entreprise. Formation, recrutement, innovation… Le temps gagné, c’est autant de nouvelles opportunités : et cela se répercute directement avec un retour sur investissement qui ne se fait pas attendre… Je pourrai vous citer un nombre incalculable d’exemples pour lesquels la GED permet d’optimiser grandement la productivité.

Rationaliser la gestion de l’entreprise passe nécessairement par la gestion des documents, qui sont la clé de voûte et les traces tangibles de son développement, de son évolution, que ce soit au sujet de la comptabilité, des contrats. Cela englobe tous les domaines c’est pourquoi il est crucial d’optimiser au mieux cette gestion…biiip biiip…. Attendez ! je crois qu’on m’appelle pour une nouvelle mission!

Journaliste:

Déjà Jo? Vous êtes très sollicité mais merci de nous avoir expliqué un peu mieux en quoi consiste la gestion électronique des documents permise par la dématérialisation. Nous avons hâte d’en savoir plus!

Jo:

Et oui, dans le passé c’était très compliqué de trier et retrouver des dossiers, mais les défis du présent existent encore. Mais ceux-là… Je vous en parlerai dans le prochain épisode!

Journaliste:

Merci Jo! Retrouvez dans notre prochain épisode comment centraliser ses documents et assurer une bonne gestion peut permettre de faire face à tous types de situation d’urgence! A bientôt.