GET MY INVOICES

SOFIA EST UNE CLIENTE ALTEXENCE.
ET VOUS LA DÉCOUVREZ ICI EN PLEINE ACTION !
MAIS DÉTENDUE CAR LA SOLUTION GETMYINVOICES EST EN TRAIN DE RÉCUPÉRER SES FACTURES DE TÉLÉPHONE, D’INTERNET OU DE PÉAGE…
… ET DE LES INTÉGRER DANS SA GED.
TOUT ÇA SANS LEVER LE PETIT DOIGT.

À la base un constat : un portail pour les factures de téléphone, un autre pour celles du train, encore un autre pour les péages autoroutiers, etc. Combien de temps perdu et d’éventuels oublis pour récupérer ces factures ? Trop c’est trop, ne cherchez plus, gagnez du temps et de l’efficacité, les robots de GetMyInvoices sont faits pour vous. Paramétrez vos comptes, configurez la réception automatique dans DocuWareToutes les factures seront automatiquement mises à disposition dans le bac de réception choisi prêt à déclencher le processus de validation.

 

Alors détendez-vous, démarrez un abonnement gratuit de test en cliquant ici


Et n’oubliez pas, contactez-nous pour parler intégration avec DocuWare. Bonne découverte !

DocuWare : Le classement 2020 est sorti !

Avec ALTEXENCE, vous travaillez peut-être avec le n°1 !

Nous le savons tous depuis nos premières notes obtenues à l’école, une évaluation mène toujours à un classement plus ou moins objectif. Mais lorsque le dernier ranking européen des intégrateurs DocuWare est sorti, autant vous le dire tout net, nous n’avons pas boudé notre plaisir et c’est une onde de joie et de fierté qui s’est propagée au sein de toute l’équipe ALTEXENCE. Notre 6ième place au niveau européen et celle de 4ième sur le plan national est un pur plaisir et un juste retour de plus de dix années de travail.

D’autant que… ce classement est peut-être encore bien meilleur qu’il n’y paraît pour ALTEXENCE. En effet, en France comme en Europe, si on prend en compte seulement les Pure Players Indépendants (c’est à dire les acteurs ayant pour caractéristiques principales d’avoir pour cœur de métier la digitalisation et d’être dégagés de toute dépendance au hardware), ALTEXENCE se révèle être tout simplement le n°1 en France… et même en Europe !

Ce classement est aussi la traduction du partenariat établi depuis de longues années avec DocuWare. Cette collaboration « gagnant-gagnant » est riche d’échanges qui visent non seulement à élever continuellement le degré d’expertise détenu par ALTEXENCE, mais aussi à bénéficier des retours clients riches d’enseignements afin de faire évoluer toute l’offre DocuWare. Cette relation se traduit sur le territoire francophone par des actions communes sur les dossiers DocuWare aux architectures les plus pointues.

ANNIVERSAIRE

Dix ans déjà !

Voilà dix ans déjà qu’ALTEXENCE s’est invitée dans le paysage de la transformation digitale des entreprises. Depuis 2010, deux qualités forgent son ADN : forte implication dans chaque projet et haut niveau de qualité de mise en œuvre.

Dix ans plus tard, ces qualités ne se démentent pas, avec une constante qui s’est naturellement imposée dans la stratégie de l’entreprise : la fidélité. 

Fidélité de ses clients avec pour piliers le suivi sur le long terme de chaque client, une expertise très forte des domaines qui lui sont propres et une capacité d’anticipation de ses équipes reconnue .

Fidélité à ses partenaires, bien sûr, puisque très vite un partenariat privilégié s’est instauré avec DOCUWARE. Cela s’est traduit par une évolution régulière du chiffre d’affaires coproduit avec l’éditeur. Et tout aussi rapidement ALTEXENCE a atteint le niveau Platinum et s’est offert un accès jamais remis en cause au Diamond Club DOCUWARE en deux années seulement. Plus que jamais, le duo perdure et se conforte un peu plus chaque jour.

Cette vision a porté une croissance solide et régulière de l’entreprise depuis ses origines.

Aujourd’hui plus que jamais, ALTEXENCE est convaincue que ce sont ses mêmes valeurs qui continueront à porter sa stratégie pour la prochaine décennie.

Nous vous livrons quelques anecdotes qui ont jalonnées ces dix dernières années :

Le 22 mai, ALTEXENCE fête simultanément l’émission de sa première facture et l’anniversaire de son premier salarié, David BARLET. Devenu aujourd’hui un pilier de l’entreprise, David avait cette année-là fait le choix de rejoindre ALTEXENCE après avoir piloté les systèmes de gestion des documentations techniques d’entités comme BIOMÉRIEUX et SANOFI PASTEUR.

Olivier RAJZMAN, tout nouveau directeur commercial de DOCUWARE FRANCE puise dans son carnet d’adresses les noms des entités qui deviendront les partenaires privilégiés de l’éditeur du produit éponyme. ALTEXENCE fait partie de cette short-list. C’est là le début d’un partenariat aussi solide qu’équilibré.

Cette année est aussi celle où le client MISTRAL HABITAT (devenu depuis VALLIS HABITAT) commence à nous confier la GED de ses états des lieux. S’en suivront des missions réussies pour piloter la gestion des chèques, puis du courrier. Département par département, ALTEXENCE a réussi à consolider son capital confiance qui explique qu’aujourd’hui encore la fidélité de VALLIS HABITAT ne s’est jamais démentie.

Avec la signature de beaux projets comme ceux menés pour NEOTOA (plateforme d’habitat social), VALLIS HABITAT et DESPI, ALTEXENCE confirme sa volonté de porter les solutions UNIVERSIGN, éditeur spécialisé en signature électronique sécurisée.

La solution QUADIENT portée par ALTEXENCE est choisie par CERESIA et VALLIS HABITAT. Chaque mois, ce sont ainsi plusieurs milliers de documents qui sont diffusés chaque mois par ces entités en mode multicanal. 

WEBINAIRE HABITAT SOCIAL

GED & HABITAT SOCIAL : UN WEBINAR POUR TOUT SAVOIR

Ce webinar était entièrement consacré à la découverte des solutions offertes par la GED aux organismes de gestion de l’habitat social. Réglementation particulière, habitudes, gestion de la RGPD… Tous les points ont été abordés. Mieux ! Un témoignage client (HABITAT 44) est venu démontré les atouts des solutions Altexence DocuWare.

Envie de le revivre dans les conditions du Live, cliquez sur l’image ci-dessous 

CLIQUEZ ICI !
  • 60 minutes pour découvrir une solution moderne, intégrée à vos ERP pour vos locataires, vos fournisseurs et vos collaborateurs.  
Au cours de ce webinar, nous vous présentons  l’intégration de la GED DocuWare, vous permettant de :
• Automatiser la capture de documents : factures, situation de travaux…
• Optimiser la traçabilité de vos documents : avec le parapheur numérique et la signature électronique à valeur probante.
• Gagner en réactivité et en service avec un dossier locataire totalement dématérialisé, accessible en temps réel.
• Renforcer l’accessibilité et la sécurité avec un portail dédié aux diagnostics techniques pour les prestataires et les équipes techniques.
• Vous mettre en conformité avec le RGPD.
 
Webinaire réalisé avec le témoignage client du bailleur social nantais Habitat 44 : intégration Chorus, processus factures fournisseurs, intégration ERP.

WEBINAIRE

Enfin le webinaire IN-DIS-PEN-SA-BLE que vous attendiez !

Plus que jamais mettre à disposition de toutes et de tous le bon document où que l’on soit et dans toutes ses dimensions (données, dates, origines…) afin de le partager, le compiler, l’intégrer, l’enrichir est devenu INDISPENSABLE ! En 60 minutes, Altexence vous fait un tour d’horizon complet de ce que vous êtes en droit d’attendre de la technologie actuelle.

En clair, qu’il soit sous forme de PDF, de ticket de caisse, de simple page imprimée, de fichier Excel, Word, qu’il soit une facture, un rapport, un relevé de compte, un bordereau de livraison,  un plan masse… le document peut être lu facilement et rapidement, décrypté intelligemment et voir toutes ou partie de ses données diffusées et utilisées !

 

Alors ! Qu’est-ce qu’on attend ? Un webinaire soucieux de votre temps au contenu serré et efficace vous attend pour tout savoir et, qui sait, faire gagner à toute votre entreprise du temps et de l’efficacité…


Au programme :

  • Gain de productivité, qualité, rapprochement : les clés d’une automatisation réussie de la capture de documents.
  • Réduction voire suppression des opérations manuelles : Comment l’IA grâce à un auto apprentissage performant permet une mise en œuvre rapide. 
  • Gains en efficacité et traçabilité : Collez vraiment à vos besoins grâce à un moteur de processus facilement paramétrable.
  • Exemples concrets de mise en œuvre avec démonstration.
  • Questions-réponses en live

Avec le concours de nos partenaires éditeurs : DocuWare, AncoraDocs

GED & TÉLÉTRAVAIL

Complexe et chronophage, la GED est plus que jamais nécessaire avec l'importance nouvelle du télétravail

Par document il faut bien sûr entendre tous les documents, factures fournisseurs, bons de livraison, commandes, devis, propositions, factures clients, contrats commerciaux, baux immobiliers, contrats de travail, bulletins de salaire, notes de frais, etc, la liste est trop longue pour tous les citer. Ne pas oublier non plus que chacun de ces documents va nécessiter un traitement plus ou moins long et impliquant plus ou moins de personnes, sans parler du fait que ce document peut-être sous forme papier ou sous-forme numérique. 

Et à chaque fois cela représente du temps. Quelques exemples de tâches répétitives :

  • Analyser le document pour connaitre le quoi et le pour qui
  • Classiquement le dupliquer pour le diffuser
  • Le classer le retrouver facilement et rapidement
  • Le rechercher
  • Le faire circuler avec des informations complémentaires (diffusion et/ou validation)
  • Extraire des informations contenues dans le document pour les saisir dans un outil de gestion

Vous l’avez compris, la gestion documentaire est une charge de travail qui peut devenir très vite complexe et chronophage. Et si on vous disait qu’il existait des solutions pour la réduire très significativement voire la supprimer ? Pour cela nous proposons d’évoluer vers une solution permettant de vous apporter des gains significatifs et mesurables dans le traitement de toutes les chaines documentaires.

Comment ? 

Grâce à notre solution de Gestion Electronique de Documents (GED) allant de la capture jusqu’à l’archivage. Nous l’avons bâti sur le moteur DocuWare. Elle permet d’organiser et de gérer les informations et les documents d’une entreprise, quel que soit votre lieu géographique au bureau ou en mobilité ou les deux. Que vous soyez PME, ETI ou Grands-Comptes, quel que soit votre secteur d’activité nous saurons vous apporter la solution adaptée via un paramétrage fait avec vous et pour vous.

Avec notre solution DocuWare vous pourrez retrouver en un seul clic n’importe quelle donnée sous n’importe quel format, les consulter et pouvoir les partager en toute sécurité avec les collaborateurs de différents services. Traiter des données déjà sous forme numérique et dématérialiser de nouveaux documents n’a jamais été aussi simple. La dématérialisation passe par la numérisation des documents pour pouvoir ensuite les indexer. 

Avec DocuWare, vous gagnez du temps grâce à la Lecture Automatique des Documents (LAD) permettant l’indexation dès la numérisation du document et sa pré-saisie intuitive et simple. Ainsi indexé, le puissant moteur de recherche de DocuWare, rend très facile et surtout très rapide de retrouver et de partager des documents entre les différents services de la société. 

Comptabilité (factures fournisseurs, factures clients, …), ressources humaines (demande de congés, contrat de travail,), commercial (bons de commande, bons de livraison …), tous ces services sont reliés par des processus automatisés, appelés également « workflows » pour pouvoir modifier et faire circuler les documents en toute sécurité. Bien sûr, l’intégration avec l’ERP ou autre outil interne à la société fait partie des fonctionnalités classiquement mises en œuvre.

Chaque document est ensuite archivé grâce à DocuWare dans un espace numérique sécurisé et consultable de n’importe où et à n’importe quel moment. La conservation d’un document varie entre les différentes entreprises. Elle peut se faire dans le cadre d’une obligation légale ou de litige ou à titre informatif. 

Avec DocuWare, nous assurons la sécurité de vos données grâce à la traçabilité et le chiffrage des données confidentielles en réponse aux réglementations comme le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) par exemple.

Nous pouvons proposer au choix différentes architectures pour l’hébergement de vos données : 

  • On Premise en mode acquisition
  • Cloud partagé ou privé en mode locatif

 

Pour traiter des documents complexes et/ou en grand volume, nous avons sélectionné une solution complémentaire et parfaitement intégrée à DocuWare.  

AncoraDocs s’appuie sur un moteur d’intelligence artificielle permettant une Lecture Automatique des Documents (LAD) extrêmement performante. Grâce à ce moteur il est ainsi possible d’automatiser la capture d’un grand nombre de données avec des contrôles sophistiqués (appel à des bases de données externes, calculs, contrôles de format), ce qui évite les erreurs de saisie et fait gagner du temps dans leur indexation.

Pour enrichir les processus disponibles, nous disposons d’une solution de signature électronique à valeur probante, parfaitement intégrée à DocuWare. Ce service est édité et supporté par Universign. 

N’oublions pas les modules complémentaires développés par nos équipes. Ces derniers utilisent les librairies des logiciels que nous intégrons pour une parfaite compatibilité et maintenabilité. Citons par exemple, un module d’éclatement analytique, un module de rapprochement devis et commandes, un portail immobilier pour les diagnostics, un portail immobilier pour les promoteurs, …

Quelques cas d’usage :

Gestion des factures fournisseurs : de la capture des données à l’export en fichier plat ou en connexion avec des webservices, avec des processus totalement paramétrables par studio graphique. Signature numérique automatique et horodatage dans le respect du décret de mars 2017. Import automatique à partir de Chorus Pro pour les entités publiques.

Gestion des factures clients : indexation automatique par programme, par lecture automatique ou par fichiers compagnons. Signature numérique automatique. Routage par processus paramétrable par studio. Gestion des flux vers emails, éditique, Chrorus Pro, … Mise à jour des indicateurs (En cours de traitement, Refusé, Payé, …) par récupération des informations d’un ERP.

GED et Télétravail
Vrai ou faux ?

Altexence vous répond

JUIN 2020

Agir ou subir ? Notre Newsletter de juin vous donne des pistes !

En mars 2020, tel le Bernard l’Hermite, l’humanité est rentrée dans sa coquille pour se protéger d’une pandémie hors-norme. Pour continuer à faire fonctionner les pays, il a fallu s’adapter et changer les usages et habitudes. Les moyens de communication numériques sont sortis de leur anonymat relatif pour devenir des outils stratégiques incontournables et partagés par toutes et tous. L’écart entre ceux qui maîtrisaient ces technologies et les autres a été révélatrice d’une véritable fracture. Dans des domaines tels que la GED, attendre se révèle donc ne plus être un choix raisonnable offert aux entreprises. Des outils performants ont montré leur efficacité. Profitons en, ensemble !

Afin de balayer efficacement l’ensemble des sujets relatifs à ce sujet, voici quelques articles :

  • La GED et les RH : Seules les entreprises les mieux organisées font face ! Découvrez comment…

Rejoignez-nous dans le cadre d'un webinaire gratuit et parlons de :

- Monde hybride : quand papier et numérique peuvent et doivent cohabiter
- La signature numérique avec Universign
- L’éditique industrielle avec Quadient (ex Neopost)

Et bien sûr, le tout intégré dans la solution DocuWare

DOCUWARE 7.3

DocuWare 7.3 : Une version encore plus à l'écoute de vos attentes !

Fruit de l’écoute attentive des partenaires, utilisateurs et clients de DOCUWARE, cette nouvelle version est pleine de nouvelles fonctions et d’améliorations. Altexence vous livre sa sélection des points les plus importants :

Un client WEB encore plus simple à utiliser :

  • Connexion simplifiée en mode cloud :  Prise en charge de Microsoft Azure Directory comme fournisseur d’identité. Il devient ainsi possible de se connecter à DocuWare Cloud au moyen d’une connexion unique → Plus sûre, plus simple. 
  • Accès direct des formulaires : Accès direct aux formulaires configurés, comme un formulaire de demande de congés, un formulaire de note de frais, un formulaire de commande… Plus faciles à utiliser → Plus rapide, meilleure lisibilité… 
  • Filtrage et liste de résultat : Des listes de résultats à la mode Excel avec filtre et tri par colonne pour une recherche encore plus puissante et rapide → Meilleure efficacité, gain de temps  

 

Un archivage des emails encore plus puissant quelle que soit la source :

  • Filtrer automatiquement des pièce jointes et des images : L’objectif étant de conserver l’information pertinente et non le superflu.  Il est maintenant possible d’exclure des images (par exemple des logos) et/ou des types de fichiers (par exemple des images de signature dans un email) → Permet de se concentrer sur l’essentiel sans perdre de temps.
  • Indexation des pièces jointes comme des documents individuels : Exemple d’un email comprenant plusieurs factures. En une seule opération toutes les pièces jointes sont maintenant stockées pour un traitement individuel → gain de temps, réduction des erreurs de manipulation…

Utilisation du format XML de la facture pour une indexation automatique :  

Une facture au format XML jointe à un email peut maintenant être indexée automatiquement à partir du contenu du XML → indexation automatique intégrale 100% fiable, rapidité…

 

Pour une liste  exhaustive et pour parler évolutions et projets, contactez-nous !

GED & IMMOBILIER

Avec la GED, l'immobilier se bâtit sur des bases solides !

L’expérience du monde de l’immobilier acquise par Altexence et la puissance de l’outil DocuWare ont permis de forger une offre sur-mesure à destination des professionnels de l’immobilier (construction, vente, location… ) confrontés à une masse de documents en constante augmentation.

Un projet de construction, c’est plus de 200 types de documents. Dans ce contexte, pouvez-vous vous affranchir d’une gestion documentaire adaptée à vos métiers pour gagner en efficacité ? Posez la question, c’est donner les clefs de la réponse. Personne ne peut gérer efficacement une telle masse de documents sans outil. C’est pourquoi nous accompagnons des entreprises de l’immobilier dans le domaine de la gestion documentaire, que vous soyez bailleur social, promoteur, investisseur, gérant ou utilisateur.

Nous proposons donc aux professionnels de l’immobilier de gérer leur fonds documentaire grâce à notre solution de Gestion Electronique de Documents (GED) DocuWare. 

Avec celle-ci vous :

  • Gagnez du temps dans la recherche
  • Fluidifiez les processus de validation
  • Disposez d’un archivage automatique des documents 
  • et bien plus encore

 

Que ce soit pour de la gestion du foncier à la commercialisation et/ou pour de l’exploitation et de la gestion locative pour ne citer que les principaux domaines.

En quelques clics, il devient simple de gérer les documents, quel que soit la source ou le format, de leur capture jusqu’à leur traitement et enfin leur archivage. Ils peuvent ainsi être consultés, depuis n’importe où et à n’importe quel moment.

Avez-vous besoin d’échanger et de partager de l’information avec vos prospects, vos clients, vos fournisseurs ? Facile, notre solution permet la mise en œuvre d’un portail documentaire dédié.

Les déplacements sont compliqués ? Vous avez besoin d’être réactif dans un marché concurrentiel ? Optez pour la signature numérique totalement intégrée à notre solution. Grâce à l’outil de GED DocuWare, plus besoin d’imprimer un contrat de vente ou un bail par exemple. Le client peut signer le document ou les documents de manière numérique avec Universign intégré à DocuWare. Simple, rapide, et totalement sécurisé. Preuve numérique à l’appui, totalement infalsifiable et incontestable, conforme à la norme européenne eIDAS. De plus nous intégrons DocuWare avec des solutions métiers de gestion immobilière comme PortalImmo, Prem’Habitat, Ulis, IKOS par exemple. 

De la détection des prospects à la signature, en passant par toutes les phases de vente, notre expérience dans le secteur de l’immobilier vous sera utile. 

GED et immobilier...
Vrai ou faux ?

Altexence vous répond

GED & RH

RH : SEULES LES ENTREPRISES LES MIEUX ORGANISÉES FONT FACE !

« La différence entre un jardin et un désert, ce n’est pas l’eau, c’est l’homme » dit un proverbe touareg. Appliqué au monde de l’entreprise cela illustre l’importance des ressources humaines dont les enjeux sont au cœur de la stratégie des entreprises pour attirer et conserver les meilleurs talents.

Quels rapports avec la gestion documentaire ?

Multi formes et indissociables. Exemples : Comment mieux gérer la relation collaborateur sans un dossier complet, à jour et facilement accessible ?

  • Comment gagner en productivité quotidienne dans la gestion des documents nécessaires aux différentes étapes de la relation d’un candidat puis d’un collaborateur ?
  • Comment améliorer efficacement la circulation de l’information liée aux ressources humaines ? 
  • Comment fiabiliser et normer les processus de gestion des ressources humaines, recrutements, congés, absences, parcours professionnel, … ?

Le constat est sans appel, seules les entreprises les mieux organisées peuvent se retrouver dans la variété et le volume des documents associés aux processus RH. 

Chacun comporte des exigences réglementaires et juridiques différentes, mais tous sont des facteurs de différentiations importants dans la relation entre les individus et l’entreprise.

Exemple de documents et de besoins : 

CV : disposer d’une CVthèque permettant une recherche selon les besoins 
Contrat de travail : processus de validation et signature numérique à valeur probante pour fluidifier, simplifier et économiser temps et argent. 

Dossier d’entrée des nouveaux collaborateurs :

  • Processus normalisé d’entrée
  • Démarche administrative
  • Création du compte
  • Demande des équipements nécessaires

Congés des collaborateurs :

  • Formulaire de demande normalisé
  • Processus de validation
  • Suivi
  • Feuilles de temps 
  • Déplacement / Notes de frais
  • Entretiens annuels

Dans ce contexte, pensez qu’une simple gestion des données administratives suffit est une grave erreur.

Toutes les informations contenues dans un CV ne sont pas saisies dans un outil de gestion, ni le résultat d’un entretien, une recherche plein texte est un avantage substantiel pour recherche par exemple une compétence en anglais (je recherche tous les CVs faisant référence à de l’anglais, puis par niveau, etc).

L’autre défi concerne la conformité au RGPD.

Que dire de la dématérialisation des feuilles de paye et leur envoi automatique par voie électronique dans un coffre-fort numérique.

Pour tous ces sujets nous pouvons vous accompagner dans l’automatisation des processus de ressources humaines. 

Que ce soit pour un bulletin de salaire, une demande de congés au travers d’un formulaire, notre solution DocuWare est parfaitement paramétrée pour vos processus RH pour simplifier la dématérialisation des documents et le suivi des processus ressources humaines. 

GED & RH...
Vrai ou faux ?

Altexence vous répond