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Les 5 questions essentielles à l’intention des éditeurs de GED

Tout d’abord, citons notre source : le blog de DocuWare.

Article intéressant car résume  très bien les questions clefs que tout dirigeant(e) ou cadre dirigeant(e) doit se poser et poser à son organisation avant de faire un choix de solution de dématérialisation :

Quand une petite ou une moyenne entreprise (PME) ou une entreprise de taille intermédiaire (ETI) cherche une solution de GED : la question du coût est fondamentale.

De nombreuses entreprises se précipitent sur le produit le moins cher ne sachant pas faire la différence entre les solutions proposées, et surtout mégotent sur la prestation négligeant l’accompagnement indispensable pour réussir votre projet de dématérialisation.

Se focaliser sur le prix est une mauvaise approche.

Il est préférable d’analyser plus en profondeur son organisation, de mieux détailler ses besoins et d’implémenter une GED à plus forte valeur ajoutée, apportant plus de bénéfices à l’entreprise.

Trop de dirigeant(e)s voient encore l’informatique comme une charge, et un coût sans contrepartie.

Ce raisonnement doit changer, et, nous professionnels de la GED, devront mieux informer nos prospects faisant preuve d’une plus grande pédagogie.

L’achat d’une GED ne doit pas se faire à la va-vite sans concertation avec les services informatiques et les “métiers“.

Acheter un logiciel premier prix est un mauvais calcul: le projet sera souvent à la hauteur de votre investissement, et de nombreuses frustrations peuvent naître de la part des utilisateurs.

C’est pourquoi une analyse rigoureuse des solutions de GED du marché est importante.

Voici quelques questions à poser aux éditeurs et intégrateurs que vous allez rencontrer :
1. Que savez-vous sur notre entreprise et sur les faiblesses de notre organisation ? Voici le tout premier point à éclaircir. Une PME ne devrait prendre une GED en considération que si le fournisseur a compris les enjeux liés à votre entreprise.

2. Quelle solution nous conseillez-vous ? Il s’agit ici de demander au fournisseur quelle est sa vision, sa valeur ajoutée, son plan de services, le calendrier prévus pour la mise en place de la solution proposée. Pour les problèmes majeurs, par exemple pour le traitement des factures et des bons de livraison, le fournisseur devrait proposer des solutions concrètes. Si cette question élémentaire et essentielle n’est pas posée, le risque encouru à terme est un échec du projet de GED en raison d’objectifs mal définis ou peu clairs.

3. Quels usages la solution propose-t-elle en termes de gestion ? Si votre fournisseur comprend et intègre les processus liés à votre entreprise, il sera à même de vous détailler les réponses apportées aux difficultés identifiées dans votre entreprise.

4. Combien coûte la solution ? Toutes les PME/ETI n’ont pas de vue d’ensemble précise de leurs coûts en matière de gestion documentaire.  Certaines rencontrent donc des difficultés dans l’estimation financière de leur projet. Un fournisseur de GED compétent doit pouvoir répondre à cette question de façon exhaustive et compréhensible. Ceci est possible grâce à une estimation exacte du rapport coût / utilité incluant le calcul du retour sur investissement.

5. Avez-vous de l’expérience dans notre secteur ? Parce que l’expérience est toujours un facteur décisif pour la réussite d’un projet, votre fournisseur de GED doit connaître les best practice de votre secteur. S’agit-il d’une start-up établie depuis peu et travaillant dans le domaine du cloud ou bien d’un fournisseur bien établi et présentant de nombreuses références ?

Les réponses à ces cinq questions clés aident chaque PME/ETI dans la préparation d’un projet de GED réussi. Après la consultation rigoureuse du marché des logiciels, une PME/ETI ne souhaitera plus payer le prix de l’immobilité en termes de gestion documentaire bien longtemps. Et il ne sera presque plus possible de se tromper en précipitant sa décision d’achat et en gaspillant de l’argent dans le « vite fait, mal fait ».

 

DocuWare : La progression continue. Altexence est maintenant DocuWare Platinum Partner.

Altexence est Partenaire Platinum pour l’offre DocuWare

 

 

 

Altexence s’inscrit en plus dans le top 10 des intégrateurs DocuWare en Europe pour 2017.

Altexence est une nouvelle fois membre du Diamond Club

La stratégie mise en place depuis plusieurs années continue à porter ses fruits.

Le tandem Altexence / DocuWare est une valeur sûre.

Pour nos clients communs et pour nos équipes respectives.

Après une très excellente année 2015, 2016 a permis de dépasser encore les objectifs.

Ce succès nous permet d’acquérir encore plus d’expérience, pour le bénéfice de tous nos clients.

Merci à vous pour votre confiance et votre fidélité.

 

 

 

 

DocuWare : Pour la troisième année consécutive Altexence est DocuWare Gold Partner.

Altexence s’inscrit en plus dans le top 10 des intégrateurs DocuWare en Europe. Altexence devient membre du Diamond Club pour 2016
Le succès du couple Altexence / DocuWare ne se dément pas. Après une très belle année 2014, 2015 a permis de dépasser les objectifs. De très beaux projets, comme par exemple, La Lyonnaise des eaux, ATHL ou Habitat du Nord pour n’en citer que quelques uns. La solution DocuWare est au cœur du système de gestion documentaire. La puissance et l’adaptabilité de celle ci permettent de répondre à des besoins aussi différents que ceux de Grand Lyon Habitat pour la gestion des diagnostics réglementaires, ou de ceux de Freche Location pour la gestion des 26000 documents technico administratifs des équipements loués et pour l’ensemble de la chaine de traitement des factures fournisseurs.

KARVI-Services : 100% Altexence.

Dans le cadre de son développement, après avoir créé en décembre 2013 KARVI-Services en partenariat avec Decalog, Altexence a fait l’acquisition de la totalité du capital en mars 2015 et fusionnée l’activité en 2016.
Cette acquisition/fusion permet de mettre en commun des moyens et des opportunités. KARVI-Services c’est une centaine de clients essentiellement dans le monde des collectivités locales.
Plus d’information en cliquant sur le lien à gauche.

Altexence choisit la solution VISUAL Planning

Altexence choisit la solution VISUAL Planning pour proposer une solution de gestion des interventions techniques pour régie et entreprises.
La solution VISUAL Planning couplée à un automate de saisie permettent de proposer à nos clients une solution totalement orientée vers le service en toute indépendance. Les planificateurs gagnent ainsi en efficacité et en fiabilité pour le bénéfice des locataires.

IRSN fait le choix de iPORTA/Altexence dans le cadre du projet

IRSN (Institut de Radioprotection et de Sécurité Nucléaire) fait le choix de iPORTA/Altexence dans le cadre du projet : progiciel de gestion du patrimoine immobilier et un progiciel de gestion électronique de documents dédiés au patrimoine.
Altexence intervient en partenariat avec iPORTA, pour la mise en œuvre d’une Gestion Electronique de Documents Immobilière basée sur Sharepoint

Méduane Habitat une entreprise sociale de l’habitat (ESH)

Méduane Habitat une entreprise sociale de l’habitat (ESH). Elle dispose de plus de 5300 logements sociaux répartis sur LAVAL et sur Laval Agglomération

Méduane Habitat complète sa solution en faisant l’acqusition d’une solution de RAD/LAD Flexicapture d’Abbyy. Altexence réalise l’analyse et l’intégration avec la Gestion Electronique de Documents.

 

 

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