Trucs & Astuces : envoi de factures clients

Par 2 janvier 2017Docuware, Janvier 2017

Selon les sources, le coût d’envoi d’une facture client est compris entre 9 à 15 € par facture. Ce coût comprenant l’impression, la fourniture de l’enveloppe, la mise sous pli, l’affranchissement et la charge salariale pour traiter ce processus.

Un rapide calcul vous permettra d’évaluer votre coût global en fonction de votre volumétrie.

Ce coût ne prend pas en compte l’espace consommé pour l’archivage du factures papier, ni l’empreinte carbone de ce processus. Deux éléments à prendre néanmoins en compte pour être exhaustif.

Il ne prend pas non plus en compte les retards de paiement générés par des factures non reçues ou mal adressées.

Alors quelle est la solution ?

Nous devrions plutôt dire quelles sont les solutions ?

En tant que partenaire et intégrateur DocuWare nous allons nous limiter aux solutions faciles à mettre en oeuvre avec cette plate-forme.

Et dans un premier temps nous décrirons uniquement le mode de fonctionnement pour un client déjà utilisateur de la solution DocuWare.

Dans un prochain article, nous nous intéressons aux services proposés par Altexence pour tout client souhaitant dématérialiser ses flux factures clients sans faire l’acquisition d’une solution DocuWare.

Explications :

  • Premier postulat : vous disposez d’une plate-forme DocuWare (mode On Premise, Saas, ou Cloud)
  • Avec l’aide de votre intégrateur préféré :-), vous mettez en place les points suivants :
    • Classement automatique des factures générées par votre outil de gestion via DocuWare Printer ou DocuWare Import, signées et horodatées.
    • Utilisation de DocuWare Workflow Manager pour un envoi automatique d’email à votre client. Cet email comprend un lien pour télécharger la facture. Lors de l’utilisation du lien, le client génère automatiquement un accusé de réception horodaté et stocké dans votre gestion documentaire.
  • Et voilà

Résultats :

  • Factures numériques pour tous les clients acceptant ce mode de transmission (nous sommes à votre disposition pour valider ce point)
  • Réduction voire suppression des coûts de traitement papier
  • Archivage automatique et sans surcoût des factures clients
  • Réduction des délais de paiement par une transmission rapide, sûre et tracée.
  • Réduction de votre empreinte carbone.