Trucs & Astuces

Par 2 octobre 2016Docuware, Octobre 2016

Commençons par un petit quiz :   Comment faites-vous pour faciliter la lisibilité des noms de vos pièces jointes dans vos emails    ?

  • Réponse A : Je nomme tous mes fichiers selon la norme de l’entreprise.
  • Réponse B : J’essaie de mettre un nom en rapport avec le contenu.
  • Réponse C : Je nomme les fichiers avec un simple numéro.
  • Réponse D : Je ne fais rien, le destinataire se débrouille.
  • Réponse E : Je n’envoie jamais d’email.

Si vous avez répondu C ou D, nous ne pourrons pas grand-chose pour vous, par contre vos destinataires vont appréciés (foi de destinataire avec beaucoup de pièces jointes pas faciles à repérer)

Si vous avez répondu E, n’hésitez pas à lire la suite, car nous pouvons quand même vous aider lorsque vous copiez un document classé ou quand vous le téléchargez.     Si vous avez répondu A ou B, nous allons vous faire gagner du temps et apporter un service supplémentaire.

Les ingrédients pour cette recette :

  • Une solution DocuWare
  • Un module DocuWare AutoIndex installé (ou le module Workflow)
  • Un zeste de paramétrage réalisé par vos consultants préférés

Exemple de résultat (totalement paramétrable et flexible) :

Explications :

  1. Autoindex (ou Workflow)  est utilisé pour remplir un index paramétré pour être aussi le nom du document.
  2. Cet  index est automatiquement rempli  selon les besoins, avec dans notre exemple la structure suivante : TypeDeDocument_Société_N°Document_Date_Objet

Ainsi, que ce soit dans l’explorateur Windows de DocuWare ou lors du téléchargement ou lors de l’envoi par messagerie, le  document est nommé de manière rigoureuse, normé et, cerise sur le gâteau, sans effort.